Sessão de Mentoria - Como um Sistema de Gestão pode alavancar a sua Performance como Empresário

Então vamos lá vamos falar um pouquinho aqui sobre o sistema de gestão quando a gente monta uma empresa a gente tem aí a pirâmide Empresarial né pirâmide Empresarial que é só uma representação dos três níveis que qualquer pequena média empresa tem as multinacionais as grandes tem mais níveis porque tem né mais mais coisas aí para serem pensadas mas a estrutura é mais ou menos a mesma aqui em cima no caso de uma pequena ou uma média empresa tá o planejamento estratégico que é de responsabilidade dos donos ou dos sócios aqui embaixo estão os processos que

é de responsabilidade dos gestores e aqui embaixo a parte operacional que é de responsabilidade dos colaboradores Onde estão os procedimentos né planejamento estratégico processos e procedimentos Resumindo de maneira tranquila então quando a gente pensa no sistema de gestão a gente pensa em pegar o quê essa parte do meio da pirâmide estruturar os processos e lincar esses processos né Tá vendo esses mazinhos aqui a gente não pode atuar a primeira preocupação que a gente tem que ter como dono é não atuar com processos completamente isolados por quê Porque se eu só trato processos de forma isolada

eu coordeno aquele processo como se fosse por função Ah eu vou lá eu vou cuidar da menina que eu vou tratar com a menina que cuida do financeiro ela faz a b c d lá só que eu não consigo lincar o que é do financeiro com os demais processos E aí ele fica isolado e isso eu faço para marke para vendas isso é é muito ruim por quê Porque tem empresa inclusive que que parte desses processos né que muita empresa chama de departamento tá até em local físico separado em andar separado ou em cidades separadas

né E aí quando eu tenho essa separação física eu não tenho o que fazer as pessoas estão tão fisicamente longe umas das outras mas mesmo assim aqui dentro de cada caixinha dessas que são os processos né a aqui tão os processos da jornada do cliente marketing vendas prestação de serviço no seu caso e pós-venda e aqui tá os processos da jornada interna que eu chamo administrativo financeiro RH no seu caso manutenção compras e alguns outros processos que eu tenho aqui por exemplo gestão do conhecimento eu tenho aqui desenvolvimento de produtos e serviços Então são que

o meu Business tem dentro dessa jornada aqui então o que que a gente precisa procurar fazer estabelecer um link entre esses processos para eu gerir eu como dono ou os meus gestores né Nós em conjunto conseguimos gerir todos os processos com o mesmo olhar por isso que a gente padroniza os processos e tem as entradas aqui ó e as saídas então a entrada do mar a saída do mar for algo para vendas a entrada de vendas e a saída de vendas né Tem um processo em si de vendas sai algo de vendas entra na prestação

de serviço sai algo da prestação de serviço terminou o processo entra no pós-venda e muito provavelmente ou volta para cá ou volta para cá ou volta para cá então eu tenho que conhecer o que a gente vai fazer mais para frente que são os fluxos aqui dentro de cada processo tem fluxos que é um passo a passo do que as pessoas fazem ah ISO aqui você vai para cá aí depois manda lá pro pro Hugo Hugo assina aí volta não sei o que aí manda pra menina aí tem a nota fiscal vai lá paga a

conta aí manda o contrato entendeu não tem um um várias atividades sendo feitas algumas delas tem link com as outras e esses links eu não posso olhar eles de forma isolada porque senão eu tô olhando um setor uma área ou um departamento isolado isso é ruim e então por isso que eu tenho que olhar os fluxos is é a primeira coisa e segundo para que eu consiga medir as minhas metas através dos indicadores que afetam né indicadores para cada processo que vão dar o resultado que o meu planejamento estratégico que eu coloquei lá no início

quando quando a gente fez o seu planejamento estratégico então a gente colocou metas lá basicamente financeiras mas tem outras também Mas quais as metas que são de cada processo que afetam diretamente esses números do planejamento estratégico Essas são as que a gente chama de metas diretas só que tem metas indiretas também indiretas que não afetam por isso que chamam indiretas elas não afetam diretamente o planejamento estratégico Mas elas são do processo por exemplo Eh sei lá vamos supor que eu Estabeleça com com a com alguém que tá prestando você Estabeleça lá com alguém que tá

prestando trabalho de marketing para você você fazer três postagens por semana E aí você coloca Então são 3 x 4 12 postagens por mês Essa é a meta sua com seu prestador de serviço que poderia ser uma pessoa interna também essa meta ela é uma meta indireta ela é importante pro planejamento de marke mas aqui no marke o que que importa o número de leads captados o número de posts é uma meta só de marketing a assim como outras agora Lead des captados é uma meta que precisa ser gerida diretamente ela influencia diretamente o planejamento

estratégico da sua empresa Então a gente tem que tomar mais cuidado com essas metas que mexem no número principalmente financeiro e as metas que não mexem no número Ah se esquecer um aqui ou dois postes ou trocou ou mexeu em alguma coisa ou não fez tanto Lógico que vai ter uma uma influência indireta na outra meta lá mas talvez tem alguns indicadores que eu queira medir que sejam internos de algum processo que não vão mexer nesse negócio aqui então nós padronizamos cada processo já fizemos isso e depois a gente vai estabelecer o link né do

fluxo como eu falei aqui entre cada um deles Só que tem uma coisa que é importantíssima a gente pensar na linha do tempo linha do tempo mesmo nós estamos aqui ó 2024 vamos supor aqui ó semestre 2024 aí vamos supor que aqui é primeiro semestre de 25 segundo semestre de 25 vou fazer de seis em se meses primeiro semestre de 26 e segundo semestre de 26 só para ter um um rzinho aí de 25 25 26 26 quando a gente olha a nossa empresa no tempo a gente quer evoluir tanto em termos de crescimento melhorar

o ticket médio e margem quanto evoluir ter mais gente talvez crescer ou eh às vezes até tem gente que quer reduzir de pessoas mais eh trocar alguma coisa parar de mexer com uma coisa e colocar outra tem cliente meu que tá Mudando completamente o portfólio de produto tá cortando on de coisa para enxugar o time para não vender tanta coisa e focar mais naquilo que que dá mais margem que no caso dele é serviço não é não é nada atrelada a produto porque produto né Tem estoque tem compras tem uma série de coisas né né

então quando a gente olha a nossa empresa no tempo isso aqui também influencia o nosso sistema de gestão porque a forma como você prioriza no tempo cada coisa que você tá fazendo aqui dentro desses processos também vai interferir no resultado tanto financeiro que você vai atingir quanto nas ações que você vai fazer aqui dentro de cada processo concorda ou não por quê Porque hoje no segundo que a gente tá aqui ó no segundo semestre de 2024 você tá passando por coisas lá só você sabe então em função dessas coisas que só você sabe que várias

delas você não resolveu várias delas você não pagou ou pagou tá querendo cortar o equipamento que você quer vender não sei o que é pode ser qualquer coisa que tá aqui dentro dessas caixinhas umas são de manutenção aquele equipamento lá precisa tá caindo asos pedaços vou ter que investir dinheiro isso aqui eu não comprei ainda tem que comprar no RH lá tem que contratar não sei quantas pessoas lá de operadores Isso é o que você tá vivendo hoje então a gente tem que ter um plano de ação aqui atrelado mais né um cronograma que eu

já te dei os dois sempre o plano de ação e o cronograma pra gente poder pensar nessa Linha do Tempo durante esse período de 6 meses quais vão ser as minhas priorizações por quê Porque a gente tá chegando aqui no final de 2024 a gente vai vai fazer lá em em dezembro a revisão do seu planejamento estratégico aí a gente vai estabelecer de novo a mesma coisa que a gente fez lá atrás as metas para 2025 vamos desdobrar elas Vamos ver que que vai ser para cada processo pensar nas ações montar um cronograma e fazer

o plano de ação e aí você vai revisar isso de novo lá em Julho e desculpa em junho de 2025 daqui se meses Isso vai ser eterno a cada se meses você vai fazer uma revisão Para quê Para que você possa enxergar dentro dessa fase aqui de se meses quais vão ser as suas prioridades Muito provavelmente as suas prioridades aqui não vão ser as mesmas prioridades que você tem hoje porque hoje você tá passando por algo né pode ser pior e pode ser melhor Pode ser que você esteja melhor lá na frente ou pior mas

mesmo assim são decisões diferentes O que que a gente tem que pensar como é que eu vou modelar e padronizar e trabalhar com esses pratin aqui né esses processos e vou equilibrar eles né como se fosse um Equilibrista mesmo para que nesse período que eu tô montando meu planejamento estratégico eu tire deles o melhor resultado possível então ter um sistema de gestão inteligente né e no sentido de trazer resultado pra gente é o que que eu preciso Durante os próximos 6 meses gerir e fazer né com os meus colaboradores aqui para que dentro dentro de

cada caixinha dessa eu posso acertar o máximo possível medindo o que eu tenho que medir em termos de meta indicador por isso que eu tenho que ter você dono né Nós Eu também mesmo sendo uma pessoa de uma empresa de uma pessoa só faço a mesma coisa só não vou ter alguns processos que você tem e a única coisa que eu não tenho são a quantidade de colaboradores que você tem lá mas a forma de lidar no dia eu tenho também que olhar os processos que eu tenho e usar do meu tempo para no período

que eu tô agora agora estabelecer as minhas prioridades Tô fazendo um projeto novo que eu vou lançar em novembro então a minha prioridade agora é por exemplo escrever meu livro e e colocar esse projeto para rodar é prioridade o ano que vem não vai ter isso aí já vai ter acabado Então para que esse projeto e o meu livro aconteça não tem mágica né Eu só tenho 24 horas no dia quais vão ser as minhas prioridades por isso que eu te dei essa agenda aí quero que você pegue ela e você vai levar ela para

casa depois você vai pensar nela is é só um exemplo depois você faz no papel com calma tal você vai pensar eu queria fazer esse exercício agora com você Como é o seu dia a dia semanal de segunda né segunda terça quarta quinta sexta e talvez sábado se você trabalhar alguns sábados como é que é o seu dia a dia manhã tarde e início da noite se você ficar até algum horário aí todos os dias sábado sei lá só somente de manhã não sei qual horário que você que você se envolve aí com a empresa

para que você distribua aqui dentro da da sua agenda semanal as melhores atividades mais inteligentes para você fazer essa coordenação Essa gestão aqui da melhor forma possível por quê Porque a nossa tendência é olhar deixa eu até marcar de vermelho quais processos o principal que é minha prestação de serviço no seu caso né mais o quê vendas vendas mais o quê acho tem um que nem tá aqui né que eu nem nem coloquei mas deveria tá aqui ó que é o financeiro Ah não eu coloquei aqui junto né tá aqui ó financeiro isso geralmente a

gente olha o financeiro que tem a ver com o dinheiro A grande maioria dos empresários faz isso isso é um erro pesadíssimo que que ele faz com o market terceiriza 100% que que ele faz com pós-venda nem tem que que ele faz com os outros processos cuida meia boca e acha que pode levar não dá como é que durante o mês e e as semanas As Quatro Semanas de cada mês porque eu tenho se meses então tenho eh 4 x 6 24 semanas eu vou dividir o meu tempo e do meu time para eu fazer

todas essas caixinhas funcionarem óbvio que por isso que eu falei de Fases aqui né na fase que eu tô na minha empresa Qual é a minha prioridade agora Talvez você precise dedicar para sei lá manutenção do equipamento tal porque você vai enfim não sei qual é quais são as suas prioridades Então pega essa esse papelzinho da agenda aí vira ele ao contrário para mim primeira coisa que eu queria que você fizesse é lista faz uma listinha aí de de de escreve aí no no papel mesmo Quais são as suas prioridades hoje independente de quais sejam

lista aí da empresa óbvio né trocar bike não vale né então a gente precisa verificar Quais são as nossas prioridades ver o que que essas prioridades t a ver com cada uma dessas caixinhas e encaixar essas prioridades em em em termos de volume de tempo e atividade não não esquece esquece o tempo por enquanto lista só as atividades fazer não sei que manutenção contratar um dois caras não sei que que que vai ser depois a gente vai ver aonde cada prioridade encaixa e quanto tempo de quantas semanas Você vai precisar para poder implementar isso por

quê Porque o que é prioridade você vai ter que fazer não tem por onde correr e as atividades que são de rotina a gente vai tratar depois Existem três tipos de atividades em qualquer empresa as de rotina que todo mundo tem que fazer quase todo dia dois uma vez sei lá três vezes por semana são de rotina rotineiras mesmo as atividades urgentes quebrou um equipamento lá não sei aonde você tem que sair aqui agora correndo lá e resolver não tem como e tem as importantes que são as prioridades Essas são as importantes que você vai

listar aí ela não é urgente literalmente até pode ser algumas delas mas elas são muito importantes eu vou priorizar porque se eu não priorizar mexe no meu dinheiro que é o meu processo financeiro aqui ó não sai o dinheiro e a gente tá com a cabeça no dinheiro você precisa fazer dinheiro você precisa né fazer venda prestar o serviço e mexer com dinheiro agora Que mais Para quê Para que a gente consiga ter tempo hábil de alocar o que você tem de prioridade que são atividades importantes né prioritárias as de urgência eu não vou falar

agora porque se acontecer você vai ter que se virar tempo nem que seja a noite para resolver e as de rotina que vão a gente vai chegar nelas quando eu voltar de férias a gente vai estabelecer as suas atividades de rotina encaixar as atividades de rotina nas suas prioridades para você primeiro D conta de tudo e você não ficar concentrado aqui no operacional tipo que eu falo né tipo um em presidiário lá o cara só fica lá ligado na operação na operação na operação e não consegue ter cabeça e nem tempo não pera aí que

horas eu vou fazer o mar e que dia que horas eu vou fazer o pós-venda e que dia porque eu vou te passar o que você vai fazer em cada uma dessas caixinhas agora quem vai fazer a você ou alguém lá da sua empresa só que esse o qu não adianta você aprender a fazer e saber o que fazer se você não alocar tempo e se Essas atividades não forem ou de rotina ou prioritárias não tiver uma agenda estabelecida você tem que ter cara terças e Quintas da hora tal tal tal eu vou fazer pós-venda

segunda e quarta eu vou gravar vídeo fazer não sei o que não sei que junto com a menina assim tal tal tal na sexta-feira a gente vai montar uma agenda sua o mais rotineira possível por quê Porque é a rotina que vai trazer o seu hábito é igual dar de bicicleta você não consegue participar de uma competição Se você dar duas rodadinha aqui uma por semana tem semana que não roda você vai morrer na competição você não vai conseguir agora se você rodar quatro vezes por semana toda semana por mais meia boca que você Rode

as quatro vezes por semana você vai est muito mais preparado porque virou um hábito você vai comer bem você vai beber menos você vai dormir melhor você vai entrar no hábito a empresa é a mesma coisa se eu chego e saio a hora que eu quero se eu trato as pessoas de qualquer jeito se eu largo o marketing para lá a hora eu pego a hora eu não pego pós venda nem sei que que é cara vira um caos aí você fala caramba Por que que eu não tô tendo resultado Óbvio você não tá cuidando

das caixinhas do jeito que tinha que cuidar e você não colocou isso na sua rotina para você ter resultado então é importante a gente montar o seu sistema de gestão Óbvio mas trazer ele pra sua rotina e lincar com as prioridades dessa fase da sua empresa porque só você sabe o que que é importante agora [Música]