É uma honra est aqui e um prazer muito grande poder começar o dia aqui em Petrópolis lugar tão agradável tomei um cafezinho da manhã ali no na padaria do lado foi muito legal e muito bom também poder começar o dia cantando o hino do Brasil eu acho se todos nós fiz fizéssemos isso de vez em quando e todo mundo no país eu acho que seríamos um país mais justo mais batalhador e que teria menos problema de corrupção roubo e companhia né que a gente possa levar esse esse exemplo pras nossas casas pessoal o objetivo aqui hoje é falar um pouco sobre grandes Desafios que o empresário contábil tá enfrentando no Brasil eu acho que não preciso falar nada que os desafios são grandes a gente acabou de ver uma palestra super bem feita e proferida a respeito da importância de você ter um seguro Cívil pro seu escritório é uma das poucas profissões hoje que o camarada entra na faculdade já se preocupando com seguro para se der algum problema quando ele tiver exercendo a profissão dele então isso já ilustra bastante bem os desafios que o profissional contábi tem né então acho que por causa desse motivo é bastante seguro a gente dizer que o contador é um dos é um dos profissionais hoje que tem mais desafios pro futuro e eu escolhi essa foto porque eu acho que ela ilustra bastante bem a vida do contador de hoje né um camarada andando numa ponte Bamba que muda o tempo todo com vento de tudo que lado ninguém para ajudar muita gente para atrapalhar E se a gente for citar alguns doss desafios fios eh que o empresário tem primeiro deles a gente já falou obrigações e riscos financeiros que se multiplicam né geram grande continuam crescendo segundo encontrar mão de obra de qualidade cada vez mais difícil em parte porque a gente tá num ambiente tão complexo realmente poucas pessoas têm capacidade de entender todas as regras todos os procedimentos e botar isso em prática com determinação no seu dia a dia né né Ainda mais quando a gente vê uma nova geração aí que talvez tenha menos comprometimento quer passar três meses numa empresa e Virar presidente tem dificuldade de começar do zero eh fazendo aquele trabalho eh que provavelmente todos nós aqui fizemos para crescer e aprender um um ofício né um problema que eu vejo muito grande eu tenho conversado com muitos donos de escritório é que cada vez mais os empresários percebem pouco valor do trabalho do contador para mim isso é decorrente do fato do contador ter gasto cada vez mais tempo com obrigações fiscais quando um contador gasta o tempo dele cumprindo obrigações o empresário não percebe o valor para ele tocar o negócio dele ele não sabe que tem um goleiro ali impedindo ele de tomar um uma goleada mas a verdade é que se ele puder escolher entre dois escritórios que fazem a mesma coisa ele vai escolher o mais barato ele não viu uma diferenciação é diferente quando você vai no médico você paga mais porque você vai no médico bom o médico que te ajuda em qu você leva Fer então eh eu acho que o o contador tem esse desafio de conseguir se diferenciar a gente vai falar um pouco sobre isso aqui na frente como o processo de contabilidade e todas as regras envolvidas são complexas existe um fenômeno muito grande de produtividade decrescente Às vezes você vê um camarada que começa como um contador autônomo tem 10 clientes vai bem ganha dinheiro ele começa a ter mais clientes o escritório dele começa a ficar bagunçado os clientes começam a ficar em satisfeitos ele tem que contratar mais gente e ele ganha cada vez menos dinheiro quanto mais cliente ele tem menos ele dorme dinheiro e menos dinheiro ele vê na conta dele no final do mês e retorno financeiro decrescente ou seja o desafio do contador é muito grande para piorar e a gente vai falar um pouco sobre isso eu acho que gerenciar um escritório de contabilidade é cada vez mais parecido com gerenciar uma fábrica com agravante muito sério o insumo vem do seu cliente e grande parte das vezes o seu cliente que tem que te mandar a informação é super super desorganizada tenho certeza que esse ambiente aqui ilustra bem o departamento financeiro de grande parte dos clientes que vocês têm e por final eu queria compartilhar com vocês o final dessa introdução alguns resultados de uma pesquisa que a gente fez com mais de 12. 000 empresas perguntando para eles várias perguntas sobre a natureza entre a relação deles com os contadores deles a gente descobriu algumas coisas interessantes primeira delas é que 67% dessas empresas não recebe qualquer tipo de relatório do seu contador nenhum tipo de relatório que ajude ele a gerenciar a empresa dele foi aquilo que eu falei antes o contador tá debruçado em cumprir obrigações e o segundo ponto que pode ser preocupante para muita gente 20% dessas empresas pensam em trocar de contador nos próximos 6 meses Olha que situação complicada quem é que acha que essa é uma situação complicada e difícil pode levantar a mão pessoal quem acha Eu acho que essa uma situação super desafiadora Mas o que eu queria compartilhar aqui com vocês hoje é que talvez isso seja a maior oportunidade profissional que vocês vão ter na vida de vocês a gente está falando aqui sobre mudanças de regra sobre é social sobre spé fiscal spé contábil e quando a gente fala que 20% empresas Pens em trocar de contador nos próximos 6 meses a gente está falando que existem 2 milhões de pequenas empresas no Brasil que vão procurar um novo contador esse número Sem dúvida é preocupante para vários contadores mas isso representa uma oportunidade gigantesca para aqueles contadores que souberem lidar com essa complexidade que souberem se adaptar essa mudança de regra essa mudança de legislação e oferecerem um bom serviço paraos seus clientes imagina esse número 2 milhões de Pequenas Empresas Estão dispostos a mudar de contador você que tá sentado aqui talvez você perca 20% da sua base de cliente talvez você ganhe grande parte dos clientes que seus competidores vão perder e o que separa o camarada que vai perder do camarada que vai ganhar é conseguir lidar bem com essa complexidade crescente que se apresenta grande parte dos contadores fala sobre complexidade e eu acho que isso é grande parte do desafio que o contador tem complexidade são processos pouco simples que se tornam cada vez mais difíceis Então o que eu queria fazer aqui hoje com vocês é compartilhar com vocês algumas práticas que existem em outras indústrias que aprenderam a lidar com a complexidade e eu tenho certeza que o contador que assimilar isso que conseguir incorporar isso no seu método de trabalho vai conseguir se diferenciar e vai conseguir abocanhar esses clientes que estão insatisfeitos com alguns dos seus escritórios essa foto representa um pouco isso isso daqui é uma placa mãe de um iPhone tenta pensar o tamanho do desafio da Apple de desenvolver fabricar e vender um iPhone Esse iPhone é desenvolvido na Califórnia ele é fabricado na China com produtos que são fornecidos por centenas de fornecedores Esse iPhone el conta com a participação de milhares de funcionários e depois Esse iPhone é distribuído mund inteo imago se fazer ISO de uma for bem suid tenta pensar naidade envolvid em se fabcar um carro por exemplo Esse carro é modelo aur da da Toyota iria fabricado numa fábrica da Toyota que fica na Inglaterra a Toyota é uma empresa japonesa ela tem uma duas fábricas na Inglaterra essa é uma delas pensa na complexidade Quando você pensa em expandir seu escritório Pô acho que eu vou alugar mais uma sala vou crescer isso vai dar mais trabalho agora pensa no desafio que esses camaradas têm ao gerenciar uma fábrica que tem 2. 3 milhões de metos Quad imagina o desafio envolvido só em botar esse lugar aqui para funcionar alimentar esse pessoal fornecer luz essa fábrica tem cerca de 3.
000 funcionários para se fabricar um carro são necessárias 30. 000 peças que são fornecidas por 1660 fornecedores imagina o desafio de gerenciar isso para se fabricar um carro são necessários milhares e milhares de processos o custo de um erro pode ser incalculável a gente tá falando aqui sobre o custo de fazer uma declaração com atraso das multas que sugera agora imagina se a Toyota fabricar um carro com defeito esse carro por algum defeito sofrer um acidente e algumas pessoas falecerem imagina o custo disso imagina o custo se esse camarada aqui quebrar essa máquina vai a linha de produção inteira vai ficar parada o custo que isso não vai gerar pra empresa o padrão de qualidade exigido é altíssimo quando a gente vai comprar um carro a gente quer um carro perfeito a gente não quer saber de um carro que é verde mas tem um vermelhas ali porque o camarada da pintura deixou respingar um pouco a gente não quer saber de um carro novo que vem com estofado um pouco rasgadinho ali Porque infelizmente raspou ali pô meu amigo desculpa mas passou por isso ninguém quer saber disso a gente quer um carro perfeito o nível de automatização é mediano talvez você ache pô mas o carro sai perfeito porque você aperta o botão e sai o carro no final da linha tem 3000 pessoas que trabalham todos os dias nesses postos de trabalho resultado é fantástico se você for pensar o resultado só dessa fábrica na Inglaterra ela fabrica 179. 000 carros por ano o que dá quase 500 carros por dia com nível baixíssimo de erro com alta satisfação dos clientes a Toyota é uma empresa que cresce de forma rentável Apesar da grande competição que que eu tô querendo falar com isso pessoal tô falando que eu tô querendo falar para vocês é que o ser humano conseguiu ao longo do século desenvolver um método de trabalho para lidar com a complexidade fabricar um carro desse provavelmente é 100 vezes mil vezes mais complexo do que a gente incorporar um é social nas nossas rotinas por exemplo muito muito mais complexo mas os engenheiros talvez principalmente os engenheiros de produção ao longo dos séculos desenvolveram essa capacidade essa habilidade não basta Vontade você tem que adquirir novas habilidades Por isso que eu digo que o contador que vai ser bem-sucedido nessa nova dinâmica ele vai ter talvez que sair da sua zona de conforto ele vai ter que aprender novos conceitos e novas capacidades e eu acho que temos muito para aprender com os engenheiros na forma como a gente tem que lidar com a complexidade Então essa é a primeira coisa que eu gostaria que você guardasse existem métodos de trabalho que conseguem gerar resultado fantásticos mesmo num cenário complexo a segunda coisa que eu gostaria que você guardasse saindo um pouco desse universo Fabril que talvez não seja tão familiar pra gente entrar num ambiente que é mais familiar pra gente que é um banheiro todo mundo aqui tem um banheiro em casa tem um banheiro no escritório é o seguinte esse banheiro deplorável ele produz um resultado na gente ele produz repulsa ele produz vontade de ir embora e falta de comprometimento e melhorar enquanto que esse outro banheiro Provavelmente tem o mesmo tempo de vida do outro mas o resultado dele hoje é fruto de um processo de trabalho que produz na gente conforto tranquilidade vontade de voltar E o mais importante de tudo eu me sinto obrigado a não deixar esse lugar sujo que eu quero dizer aqui é o seguinte um método de trabalho que gera resultados ruins que nem esse banheiro aqui T gerar resultados cada vez piores quando você entra nesse banheiro você quer ir embora você quer pegar o papel ali que você limpou a mão jogar para trás e sair correndo a tendência é que esse banheiro fique cada vez pior enquanto isso quando você vem nesse banheiro você se sente constrangido se você jogar um papel no chão ou seja processos de trabalhos diferentes geram resultados diferentes e esses resultados tendem a se aprofundar ao longo do tempo o que que é um escritório de contabilidade que gera bons resultados que gera uma percepção boa no cliente é um um escritório de contabilidade que tem clientes satisfeitos que tem funcionários motivados que tem processos organizados e como esse escritório tem essas características os clientes têm a motivação de ajudar esse escritório a continuar se organizando pô cheguei lá o negócio é tão organ pessoal que eu pô vou mandar minha movimentação financeira para eles todo dia 5 do jeito que eles me pediram porque se eu não mandar vai ser uma vergonha tão grande eu ser o único cliente que não faz isso enquanto que se eu entro no escritório de contabilidade é uma bagunça eu tenho certeza que ninguém ali tem a mínima ideia se eu mandei ou nem mandei minha movimentação financeira eu mandei TR meses fiquei sem mandar dois e ninguém reclamou o que me faz querer ajudar esse escritório a se organizar pouca coisa Então pessoal métodos de trabalho diferentes geram resultados diferentes e eu queria seguir nessa nessa dinâmica aqui de banheiro porque é um universo familiar pra gente e começar a discutir alguns conceitos desse método de trabalho a gente vai assistir esse vídeo aqui que é rapidinho dura 1 minuto e meio e daqui a pouco a gente vai voltar aqui para conversar I'm going to show you a couple things about lean the way I'm shooting this video is lean as well as the way our bathroom is done I'm actually shooting this entire video On My Own with a pole and You'll see that in a minute in the Mirror but when you come to our bathroom we have Six Easy steps to tell you exactly what you need to do to clean the bathroom so it's predictable the bathroom always stays Perfect we even have a picture of the Person Who's responsible for cleaning the bathroom that day and just velc on and off so again everybody cleans the bathroom here we don't have a janitorial Service we all do it now let's go inside and take a look the interesting thing about our bathroom is it's used by 43 people every day and I'm at the End of the day shooting this film and look How Clean it is there's Nothing anywhere everybody keeps the bathroom perfectly all day long because we created a Standard and we expect that Standard to be maintained on our sh with All our Supplies we have Everything labeled perfectly the paper towels Are Here We can eas see when We're Running low to reorder we have the Tissue paper personal item of just Being thrown about we created a Special Box so people can keep their things in there and it doesn't look cluttered or messy you can see everything is down here including the plunger and the toilet paper brush everything's in here and when you Come Over to the Sink area you notice there's no no spots on the mirror and I didn't Clean this before I came in and shot this video that's the way it stays as well as the Sink Everything stays this level because that's Part of Our lean Culture leaving things Better Than You Found it continuous esse desafio de manter um banheiro arrumado é Um Desafio que todos aqui já enfrentaram na sua casa no seu escritório eu já enfrentei várias vezes e não basta querer ter um banheiro arrumado para ele ser arrumado você pode viros seus funcios fal pesso daqui em diante O banheiro é arrumado suja isso vai dar certo não vai dar certo Algumas pessoas tentam colocar um papel escrito na parede falando pessoal Mantenha o Banheiro limpo assinado administração isso funciona à vezes você vê isso num posto de gasolina O banheiro é nojo e esse papelzinho tá lá colado na parede esse camarada é um fanático por um processo que foi desenvolvido pela Toyota por isso que eu mostrei o exemplo da Toyota ali mais cedo um desafio que pode ser simples numa primeira olhada ele requer um método de trabalho para você conseguir ter bons resultados e aquele camarada mostrou um banheiro usado por 50 pessoas que é super Limpo o que que ele fez primeiro ele definiu processos Claros na parede de como limpar o banheiro Então qualquer pessoa por mais desastrada que seja tá vendo ali como o banheiro tem que ser limpo ele tem uma foto da pessoa colada na parede que é responsável pelo banheiro naquele dia ele tem uma prateleira totalmente organizada com todos os produtos necessários para você cumprir o processo e o resultado é fantástico 50 pessoas usam o banheiro e o banheiro é totalmente Limpo o que que essa metodologia enxuta o toyotismo tá baseada e é um pouco disso que eu acho que o contador do Futuro tem que começar a a se inspirar tá baseado em três pilares tá baseado em processos tá baseado em ferramentas e tá baseado em pessoas e sempre que eu vejo um dono escritório de contabilidade que chegou com uma organização super organizada que conseguiu passar de 100 clientes 70 clientes que geralmente é uma marca crítica ali a partir desse momento se você não tem um nível de organização você fica ali meio patinando porque você perde cliente ganha perde ganha perde ganha os donos de escritório de contabilidade que eu tenho conhecido que conseguem passar por essa marca e chegar a 150 200 300 clientes são pessoas que cada uma a sua forma trabalha muito bem processos ferramentas e pessoas isso daqui pessoal é um tripé se você montar a sua organização baseada só num desses Pilares o negócio não vai ficar de pé se você montar só em dois desses Pilares também não vai ficar de pé Você precisa focar em processos ferramentas e pessoas e o que a gente vê que quando você faz isso você entra num processo de melhoria contínua seu escritório tende a se organizar cada vez mais os seus funcionários começam a dar ideias ideias boas prod e você entra num ascendente de produtividade e de gan de organização o que que é ter processos para escritório de contabilidade processos tem que ser simples processos tem que ser Claros processos tem que ser sempre visíveis Então como uma fábrica da Toyota gerenciar um escritório de contabilidade se tivesse aqui no Brasil na minha humilde visão esse escritório teria o posto de trabalho do seu colaborador vamos supor que esse aqui seja o departamento contábil super bonitinho concordo diferente do meu também mas eh devemos almejar ter um um posto de trabalho desse um dia mas uma coisa que faz toda a diferença aqui não é a decoração do posto de trabalho mas essa folhinha aqui ó o que que é isso O que eu fiz aqui foi simplesmente fazer um paralelo entre aquele banheiro que define muito claramente os seus processos e um departamento contábil vamos supor que no seu departamento de contabilidade Você tem uma ficha dessa colada na parede e nessa ficha você fala que clientes são atendidos por esse departamento você fala quem é a pessoa responsável por esse departamento nesse caso aqui é a Maria Fernanda O que é fantástico porque se o departamento der um bom resultado a Maria Fernanda vai ficar em evidência vai ficar super feliz então ela tem toda motivação do mundo para fazer um bom trabalho e você mostra a equipe responsável por esse departamento então de uma hora para outra não é mais você a pessoa responsável por fazer o departamento ir bem você deixou muito claro que essas pessoas são responsáveis por tocar esse departamento isso gera um efeito que pode ser um pouco desconfortável para elas num primeiro momento caramba agora eu tô em evidência não posso deixar bola fora por outro lado é tudo que você quer a responsabilidade maior sua passa a ser acompanhar o andamento disso mas as pessoas já se sentem responsabilizadas e para elas se sentirem responsabilizadas elas também tê que sentir valorizadas ganhando evidência e por último essa folha também traz os processos então essa folha explica que esse departamento tem até o dia 5 para receber a movimentação dos clientes tem até o dia 10 para classificar os lançamentos financeiros tem até o dia 15 para por exemplo lançar no sistema tem até o dia 17 para conciliar o banco tem até o dia 18 para importar as informações do módulo de departamento pessoal e de departamento fiscal e tem por exemplo até o dia 20 para validar o balanço com o cliente eu sei que é uma agenda audaciosa mas imagine você um funcionário que você acabou de contratar um camarada que acabou de se formar em contabilidade que chegou no seu escritório para trabalhar no departamento de contabilidade pessoal na grande maioria das vezes esse camarada não sabe nada do dia a dia de um escritório e a pessoa que vai explicar para ele o que ele tem que fazer Já é a terceira pessoa no na no telefone sem fio para quem você explicou Então você explicou para uma pessoa que foi embora passou paraa outra essa outra não tem paciência para explicar passou paraa outra e explicou para esse camarada Então esse camarada ele chega ele tá perdido ele não entendeu as rotinas ele não entendeu os pros prazos o simples fato de você botar isso na parede o camarada já se sente tão mais confortável ele caramba não tô perdido sempre que eu achar que eu tô perdido eu vou olhar pra pared e vou saber o que eu tenho que fazer vou poder dar uma informação precisa pro meu cliente Além disso o camarada tem muito mais condições de sugerir melhorias Talvez ele vire para você e diga pô Gabriel negócio é seguinte pro cliente mandar movimentação até o dia 5 que é nosso objetivo Será que não é uma boa ideia a gente mandar um e-mail para todo mundo no dia 29 olha que ideia fantástica que o camarada t mas ele só consegue ter essa ideia a partir do momento que o processo tá claro na cabeça dele então deixar esse processo Claro é muito importante segunda coisa importante ferramentas não adianta ter processos se você não tem ferramentas para acompanhar o andamento desses processos aspectos importantes com relação à ferramenta as ferramentas T que ser simplesa me eu encontro pessoas que tem são muito bons de processo tem uma capacidade lógica super avançada então cria uma ferramenta super complexa E aí quando ele vai passar o funcionamento dessa ferramenta para um funcionário camarada não alcança o outro não alcança e ele vira oo para gerenciar esse negócio e esse negócio não se perpetua ferras tem que serles é important que as ferramentas se integrem e gerem gan de produtividade a gente falou aqui sobre sped sobre e social a gente tá entrando numa época em que como a Márcia falou não entender de tecnologia não é mais uma opção para você cumprir as obrigações Para você ganhar produtividade e conseguir entregar valor pro seu cliente é muito importante que você entenda de tecnologia e é super importante que essas ferramentas te ajudem na gestão do negócio então queria compartilhar com vocês aqui uma ideia de relatório é uma ferramenta para acompanhar o andamento dos processos críticos do mesmo departamento de contabilidade Então vamos supor que você tenha um relatório para cada departamento da sua empresa Você pode ter para outros aqui tá você vai ter um pro contábil um pro fiscal um pro departamento pessoal e você vai ter um pro seu escritório um relatório que você bate o olho e você sabe tudo o que tá acontecendo Então queria compartilhar com vocês uma sugestão de como poderia ser esse relatório de acompanhamento do departamento contábil Então o que aconteceria você teria no mesmo posto de trabalho os processos do departamento de contabilidade Mas você também teria um painel que te mostra a evolução das atividades chave como você faz hoje para saber se o departamento de contabilidade fez o trabalho dele direito na grande maioria dos escritórios de contabilidade que eu vou isso é impossível o dono do escritório tem que ir no departamento perguntar vem cá pessoal a gente fez tudo que tinha que fazer camarada Diz que sim diz que não você não tem como conferir você não consegue ajudar a sua equipe a desbloquear é uma atividade porque não existe essa visualização Clara instantânea Então como seria esse painel vou dar um zoom aqui mais perto pra gente ver vamos supor que esse seja o painel do departamento de contabilidade é um painel que te mostra se as atividades básicas foram feitas mês depois de mês então a primeira coisa que eu vejo é um painel que me mostra como está o andamento do departamento como um todo vamos supor que você soubesse a qualquer momento do dia ou da noite quantas transações financeiras o seu departamento contabilizou eu já tô vendo aqui olha que legal meu departamento contabilizou 3.
500 operações em janeiro 3700 em fevereiro e 4.
