en este vídeo vamos a hablar de los sistemas de información pero vamos a hablar de los sistemas de información enfocados en la gestión empresarial entonces recordemos en una primera instancia el concepto de sistema de información ya sabemos que es un conjunto ordenado de mecanismos que tienen como fin la administración de datos y de información de manera que puedan ser recuperados y procesados fácil y rápidamente entonces recordemos que las empresas tienen mucha información y esa información obviamente hay que consolidarla organizarla y tendría que estar disponible en el momento en que se ha necesitado por tal motivo
las empresas acuden a los sistemas de información es importante Aquí también destacar que el sistema de información es diferente a un sistema informático Aunque tiene mucho que ver normalmente estos sistemas de información hacen uso de la informática obviamente para hacer un proceso mucho más ágil pero no necesariamente son lo mismo cuando hablamos de las empresas y obviamente estas tienen diferentes sistemas de información pero básicamente todos cumplen con las mismas funciones que serían gestionar y administrar los datos automatizar los procesos internos unificar la información brindar información actualizada y favorecer un mejor aprovechamiento del tiempo entonces al
ver todas estas bondades de los sistemas de información en las empresas es importante ver los principales sistemas de información existentes por eso en este vídeo vamos a hablar de 4 de ellos vamos a empezar con erp este es un sistema de planificación de recursos empresariales ese es el que Integra los datos y automatiza los procesos de un negocio de la empresa en una única plataforma digital entonces aquí en esta gráfica podemos comprender un poco mejor Cómo funciona un erp entonces Entonces si vemos simplemente es un sistema de planificación de recursos empresariales este es capaz de
integrar toda la información que es procedente de los diferentes departamentos de la empresa y de esa manera se agiliza su tránsito y permite que las decisiones se tomen sobre una base mucho más sólida y consistente entonces hagamos de cuenta que funciona como un espacio o como una herramienta en la que se reúne toda la información de una empresa Pero digamos que se puede acceder a ella de una forma mucho Más directa y eficiente facilitando Obviamente todos los procesos de trabajo que se dan dentro de la organización entonces podemos decir que al estar todos esos procesos
consolidados se puede Digamos como desarrollar más fácil optimizar la estrategia empresarial porque básicamente todas las transacciones los intercambios todos los movimientos que suceden en la empresa aparecen Unidos o consolidados en este en ese en este sistema Entonces como aquí vemos por ejemplo en la imagen se encuentra la gestión financiera la gestión de activos Solo que tiene que ver con ventas y marketing entre otros se encuentran todos consolidados en este erp o sea en un solo sistema de información Se consolida toda esa información por eso es que también es importante que no solamente las empresas grandes
tengan un erp sino que también las empresas pequeñas lo tengan ya que obviamente permite que el manejo de la información sea más eficiente y por lo tanto la toma de decisiones es más es importante aquí destacar que el rp no tiene la implementación de un rp no tiene que ver tanto con la cantidad de empleados que se tenga o con la cantidad de recursos económicos no dependes más bien del volumen de trabajo que se tenga o de los movimientos que se den dentro de la empresa Bueno podemos ver que los rp tienen una cantidad de
ventajas y algunas desventajas entonces Pues básicamente como Lo acabamos de decir en los erp centralizan y unifican todos los datos procedentes de las distintas áreas de la empresa evitando la duplicidad y facilitando la fluidez de la información entonces que permita esto permiten una primera instancia la integración en una sola plataforma o aplicación es decir en un mismo sitio se consolidan todos los procesos o archivos es decir es un sistema que consolida todos y esto puede favorecer que el acceso se pueda dar desde cualquier lugar pero obviamente accediendo a todos los recursos de la empresa también
tiene como ventaja la automatización de procesos de la empresa por qué Porque obviamente al estar relacionados con una herramienta tecnológica como esto todos los muchos de los procesos se pueden generar de forma automática por ejemplo todo aquello que suponga un patrón de comportamiento se puede programar para que los empleados se liberen de esa carga Entonces digamos que por ejemplo actividades que anteriormente se desarrollaron de un modo manual por ejemplo el tema de desarrollo de facturas se puede reducir significa respectivamente Por qué Porque anteriormente uno se podía equivocar cuando está diligenciando una factura o sea habían
muchos errores asociados al componente humano mientras que con este erp es posible el diligenciamiento de una factura de una manera mucho más automatizada y por eso obviamente disminuyendo la posibilidad de cometer esos errores Entonces eso hace que se moje que se mejore obviamente la capacidad operativa de la empresa y que se pueda atender incluso más clientes o fabricar más productos bueno otra de las ventajas Es que la información de la empresa la podemos encontrar en tiempo real entonces recordemos que la toma de decisiones se va a regir siempre por la información que se tenga en
cada momento Entonces un erp puede mostrarnos esa información en tiempo real de ese modo nosotros podemos considerar las posibilidades de acción y poder ver cuáles de esas pueden resultar ser las más acertadas en un momento en un momento dado Entonces digamos que gracias a esa integración y centralización de los erp los diferentes responsables de los departamentos pueden acceder en tiempo real a la misma información entonces Esto hace que se reduzcan los registros duplicados y Que obviamente las operaciones estén diligenciadas estén realizadas de una manera adecuada otra de las ventajas es que el erp se ajusta
a la empresa es decir hacer una plataforma pueda amoldarse al funcionamiento y desarrollo de la empresa entonces puede ser usada por cualquier tipo de empresa puede ser una empresa pequeña una empresa grande Lo importante es que la empresa proveedora puede configurar la aplicación para poder adaptarlo a las necesidades concretas de cada uno de los casos Bueno también tenemos dentro de las ventajas que reduce costes Porque no solo mucho pues no solamente el tiempo de trabajo Se optimiza sino que también desaparecen bastantes tareas que anteriormente solíamos realizar de manera manual además es una ayuda muy eficiente
para el ahorro Ya sé que ya que se puede tener una visión más o menos global del funcionamiento general de la empresa y recordemos que a mayor eficiencia obviamente la disminución de errores y la eliminación complicidad se pueden reducir significativamente Y eso hace que obviamente se optimicen los costes empresariales bueno otra de las ventajas es que se permite una mejor calidad de análisis entonces precisamente por su carácter integrador se puede ver la información completa de cada detalle o elemento de la empresa y así podemos tener una visión más exacta y completa entonces obviamente al centralizar
y unificar toda la información es posible crear una base de datos común con información confiable y de ese modo podemos estimar los diferentes escenarios futuros con mayor precisión entonces de esta manera Por ejemplo los gerentes podrán disponer de toda la información centralizada en la pantalla de su ordenador y así se consigue Que obviamente el proceso de toma de decisiones por parte de ellos sea mucho más mucho más precisa bueno Y por último otra de las ventajas de un rp es la seguridad de la información entonces obviamente va a ser más difícil entrar a va a
gustar o a como hicimos vulgarmente a robar la información por los distintos niveles de acceso o autorización y además toda la información al estar centralizada también tiene unas copias de seguridad que se generan automáticamente Y eso hace que se protejan de diferente de posibles errores bueno obviamente como todo proceso puede tener unas desventajas asociadas la primera desventajas todo lo relacionado con el coste inicial entonces claro al ser un programa eficiente es imprescindible realizar un desembolso considerable de dinero en un primer momento obviamente hay diferentes proveedores Pero la idea no es tanto ahorrar dinero sino hacer
una muy buena inversión para poder optimizar los procesos de la empresa otra de las desventajas es la preparación de los trabajadores porque porque de alguna manera todas las personas de la empresa van a terminar teniendo algún tipo de contacto con Entonces esto obliga a Que todos tengan que tener la formación adecuada para poder utilizarlos y esto adicionalmente también puede generar digamos unos beneficios asociados pero mientras pasa ese tiempo de ir de preparación se podría considerar una pequeña desventaja y alineado a eso está el tiempo de adaptación que también sería otra de las desventajas incluso es
uno de los inconvenientes más evidentes y además es más prolongado porque no solamente se necesita que los trabajadores sepan cómo manipular la herramienta sino que también es necesario que se adapten o sea como que tengan una adopten una costumbre de introducir los datos de revisar que todo esté bien esté en orden es decir que lo integren dentro de sus tareas cotidianas para que ese modo pueda funcionar de manera adecuada Claro que esas desventajas que acabamos de mencionar pues suceden Durante los primeros meses Pero luego se va dando una adaptación paulatina entonces una vez superada esa
curva natural de aprendizaje una empresa Podría empezar a disfrutar de todos los beneficios que expusimos anteriormente bueno otro de los sistemas de información que también digamos está realmente relacionado con la gestión empresarial es solo que tiene que ver con los crm customer relationship management o la gestión de la relación con el cliente ellos automatizan todas las funciones relativas al contacto con los clientes permitiendo que las organizaciones recolecten y almacenen los datos de contacto las preferencias de los clientes el histórico de compras entre otros Entonces qué pasa aquí vemos en esta gráfica que un crm puede
tener diferentes módulos Entonces está por ejemplo relacionado con el módulo de servicio al cliente ese sería Digamos como el módulo principal de cualquier crm y este módulo se encargaría de proporcionar la información de los clientes resolver las incidencias las relaciones con los clientes a través de diferentes medios de comunicación entre otros digamos que es un módulo que estaría encargado de fidelizar a los clientes Entonces aquí estar acumulada toda la información de sus clientes como por ejemplo la categoría de clientes los estados de consulta sus compras etcétera Y eso va a proporcionar digamos mayor facilidad en
el momento de brindarle un excelente servicio también vemos que está integrado a un módulo de marketing aquí Entonces ya Se podrían incluir todas esas herramientas de segmentación de los clientes Entonces ya me aparecen los clientes divididos por segmentos incluso micro segmentos o nichos o segmentos de Nicho y es obviamente me va a servir para gestionar todas las campañas de marketing entonces aquí incluso también luego de realizar esas campañas de marketing podemos analizar la efectividad que ha reportado desde los diferentes segmentos de clientes incluso también aquí podemos realizar con este otro módulo toda la planificación presupuestal
De esa campaña Bueno también vemos que el crm puede tener un módulo de ventas entonces resulta que acá podemos tener acceso a todas las ventas que la empresa haya llevado a cabo entonces aparece la fecha aparece Qué tipo de producto la referencia que se compró todo ello Y de esa manera nos permite llevar un control mucho más eficiente Bueno también tenemos todo el módulo de implementación que permitió obviamente estar al tanto de todo lo que sucede en el momento de establecer las relaciones con el cliente e igual aquí cuando hablamos de la parte financiera también
vamos a hablar de que esté consolida todos los datos de facturación de contabilidad de ingresos de los presupuestos de venta los pedidos de compra entonces aquí está todos esos ingresos que tienen que ver con la parte financiera y obviamente Aquí está el de análisis digamos que el uso de esta herramienta nos va a facilitar contar Digamos como con unos los resultados confiables en los que podemos nosotros saber cuáles son las estrategias que podemos implementar dependiendo de los resultados que nos han dado las diferentes campañas o dependiendo de las necesidades de los clientes que hayamos podido
identificar Entonces esto también va a permitir establecer rutinas de trabajo y obviamente tomar decisiones estratégicas o trascendentales relacionadas con tomo con todo el tema de marketing Entonces digamos que realmente este customer relationship es fundamental para todas aquellas empresas que sin tener una relación directa con el cliente que se preocupan por él y quieran obviamente tener un histórico de esos clientes para poderlos seguir fidelizando Aquí vemos también que hay unas ventajas relacionadas con la implementación de este de esta herramienta la primera es que se organiza la Data de los clientes Es decir de alguna manera en
una en una sola unidad se pueden consolidar todos los datos de los clientes y se pueden digamos entrar a generar categorías o también a generar segmentos de esos clientes y obviamente eso va a facilitar mucho toda la gestión incluso por ejemplo aquí encontramos el tema de los cumpleaños de la fecha de cumpleaños de los clientes Entonces al estar en un solo sistema podemos generar avisos o alertas en las cuales podemos saber o darnos cuenta Cuáles clientes están de cumpleaños y poder establecer una una posible estrategia de felicitación para fidelizarlos Bueno aquí vemos también la sustentabilidad
en el tiempo y es que definitivamente al estar dentro de un sistema tiene mayor capacidad de preservación de esa información entonces por lo tanto va a ser mucho más sustentable en el tiempo Entonces vamos a poder así hayan pasado muchos años seguir conociendo la información del cliente mejora la productividad eso es muy importante sobre todo para el equipo de ventas porque ya sabe que su campaña va a estar de pronto enfocada en un solo en un solo Digamos como segmento de clientes va a poder ver el comportamiento de sus clientes Cuál de esos clientes tiene
Mayor Mayor nivel de compra dentro de la empresa o a poder ver cuál de esos clientes realmente se aparta del del segmento ideal o del o del mercado meta que tienen en este momento obviamente también eso va a mejorar la los pues o sea fuera que se mejora la productividad digamos que todos esos datos que ingresemos ahí en algún momento se nos convierte en información útil por ejemplo en el momento en que registramos los datos por ejemplo de contacto de una de unos clientes podemos convertirlos luego en una información útil por ejemplo cuando queremos comunicarles
una acampada y una promoción O algún producto que estemos lanzando al mercado y obviamente todo ello va a generar una gestión más controlada porque también todas esas acciones de marketing que hagamos también van a quedar registradas en ese crm entonces va a ser posible que lo conozcamos y obviamente podamos alinear todos los esfuerzos y todo lo anterior siempre va a procurar o a esta va a apuntar a fidelizar a los clientes e incrementar su consumo bueno dentro de las desventajas Pues también podemos ver que las desventajas son muy similares Entonces estos sistemas de información aquí
encontramos por ejemplo el coste inicial del Software el equipo técnico y realmente se puede decir que no es tan económico implementar un crm en crm obviamente hay diferentes proveedores pero claro que también implica una inversión tanto en el software como en el equipo técnico Entonces eso va a ser que la empresa tenga que destinar unos recursos a ello adicionalmente que exista un periodo de aprendizaje en ese periodo de aprendizaje va también va a depender de las capacidades y competencias de los trabajadores quienes quienes en mayor o en menor medida adaptan todo el tema del crm
a sus operaciones cotidianas y acá también podemos ver que uno de los grandes inconvenientes puede ser todo lo relacionado con el cumplimiento de la normatividad de protección de datos Y es que sabemos que aquí pueden haber datos sensibles de los clientes y tal vez ellos van a poder estar disponibles para el resto de los trabajadores de la empresa entonces de ahí que sea tan importante también contar con un proveedor confiable que tome en consideración la normatividad legal vigente bueno tenemos otro software y o también otra herramienta empresarial un sistema de información empresarial llamado cscm también
llamado cadena de gestión de suministro entonces este es el que busca optimizar integrar y automatizar procesos y participantes en la cadena de suministro desde la emisión de un pedido pasando por la modificación de alimentario generación del pedido y toda la entrega del producto al cliente final de acuerdo con el ciclo productivo de cada empresa entonces aquí podemos ver un esquema de este ssm entonces básicamente digamos que acabemos los diferentes procesos que intervienen en el momento en que tengamos pues como la el proceso productivo entonces acá digamos que se concibe todo el proceso desde que se
solicita el producto hasta su entrega final entonces obviamente aquí están incluidas todas las actividades de suministro de fabricación y de distribución de los productos O sea que En definitiva la cadena de suministro engloba la oferta y la demanda tanto dentro como fuera de la empresa Entonces digamos que aquí básicamente cuando hablamos del scm estamos hablando de un trabajo integrado donde se pueden gestionar todos los los distintos canales de distribución o sea aquí encontramos todo el tema de proveedores de clientes de consumidores finales y obviamente aquí podríamos planificar y gestionar todas sus actividades ya sean de
compra de abastecimiento de fabricación y de logística además también permite que exista una coordinación una colaboración con todos los agentes participantes en el canal cierto como lo sacamos de mencionar aquí pueden participar intermediarios los operadores los proveedores de servicio digamos que de alguna forma se integra toda su gestión y va a ser mucho más fácil y más ágil para cada uno de ellos cierto se aumenta digamos el rendimiento cuando todos están coordinados bueno dentro de las ventajas tenemos que hay mayor eficacia pues obviamente porque la la gestión va a evitar duplicidades todos esas personas o
estos entes que participan van a saber en qué proceso está En qué proceso de la cadena de abastecimiento están en este momento Qué diferentes acciones se han realizado Y eso va a permitir obviamente Entonces que se que se reduzcan las las actividades duplicadas adicionalmente eso va a permitir una mayor control en la gestión con los proveedores Entonces al mismo tiempo va a existir mayor coordinación con estos proveedores y vamos a poder tener una gestión más segura más fiable de poderle responder así mejor al cliente eso inevitablemente va a reducir los costos porque Obviamente si se
evitan los retrocesos no estamos Digamos como destinando algunos recursos para para resolver esa situación entonces aquí digamos que todas las operaciones están alineadas Y eso hace que se reduzcan los costos y al mismo tiempo que se mejore la gestión de los inventarios obviamente aquí cada vez que se despacha algún producto eso va a quedar registrado en el scm entonces va a posibilitar digamos saber qué materias hay Qué materias no existen cuáles materias necesitan ser reemplazadas o qué productos fueron ya suministrados Cuáles productos fueron despachados o cuáles están todavía en el tema de la distribución Entonces
eso obviamente va a generar una una mayor digamos eficiencia y eficacia en todo el tema de la de la de la cadena de productiva bueno obviamente Aquí también vemos que existen unos unas desventajas relacionadas las lentes ventajas pueden ser también un periodo de aprendizaje que puede ser mucho más elevado que el de los demás sistemas porque aquí también tenemos participantes externos entonces aquí el periodo de aprendizaje puede ser mucho más elevado y además los las personas o las entidades con las que estemos digamos realizando este tipo de o compartiendo este tipo de información eventualmente pueden
carecer de estos estándares Entonces eso va a ser Obviamente que se que se demore un poco la la operación y que muchas veces no puedan ellos sin incluso acceder a este ssm Bueno aquí encontramos otro sistema de información empresarial llamado sigg que es un sistema de información gerencial ellos son el resultado de interacción colaborativa entre personas tecnologías y procedimientos orientados a solucionar problemas empresariales Entonces digamos que los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales deben ser analizados de manera que se pueda
encontrar información relevante para poder tomar los diferentes cursos de acción Entonces esto sí que también son conocidos Como business intelligents o también inteligencia de negocios pueden influir en esa toma de decisiones Por qué ellos definitivamente hacen parte de las estrategias corporativas ya que la comunicación información son de Gran valor en las organizaciones precisamente para poder tomar esas decisiones aquí incluso actúan los niveles diferentes los diferentes niveles de la organización como son el estratégico el lo personal y en táctico aquí normalmente la información Se reporta ya sea por medio gráfico por hojas de cálculo o los
más habituales a través de de informes bueno dentro de sus ventajas está que se apoya la toma de decisiones Por qué Porque aquí aparecen digamos todas todos esos datos que se han ingresados de las diferentes áreas de la empresa y eso obviamente va a poder colaborar en todo el tema de de analizarlas y los diferentes escenarios Y eso va a mejorar obviamente todo el tema con todo con lo que tiene que ver con la toma de decisiones como lo dijimos ahora desde diferentes niveles y ello disminuye errores disminuye tiempo y obviamente hay un ahorro en
recursos importantes adicionalmente podemos comprar los resultados obtenidos en la gestión empresarial con los objetivos que nos habíamos planteado inicialmente Y eso nos va a permitir hacer unas acciones de mejora y en un tiempo prudente y ellos también van a mejorar la obtención de datos dentro de las desventajas También tenemos el tiempo de implementación de un sistema de información gerencia ya que todas las todas las áreas de la empresa tienen que reportar información y eso toma un tiempo considerable Y adicionalmente tenemos en la resistencia al cambio Es decir trabajadores que no se sientan tan motivados para
estar alimentando este sistema de manera permanente y hasta aquí Hemos llegado hemos visto cuatro sistemas de información importantes en las empresas Y muchísimas gracias
