Capítulo manual da secretaria escolar a secretaria escolar é o setor responsável pelos registros manutenção de arquivos de documentos de alunos e funcionários além da elaboração de comunicados e expedição de documentos o secretário da escola é o responsável pela gestão e organização do setor também acaba sendo responsabilidade dele promover um relacion harmonioso e de confiança entre os colegas os trabalhos desenvolvidos pela secretaria escolar são atendimento à comunidade escrituração escolar arquivamento expediente fornecimento de informações agora vamos falar sobre o atendimento à comunidade Um Bom atendimento Deve ser pautado pela ética reciprocidade diálogo empatia e presteza nas informações
requisitos para o Bom atendimento conhecer a função conhecer os documentos da organização e a legislação demonstrar tranquilidade utilizar um vocabulário simples Claro e objetivo vestir-se de forma discreta demonstrar postura e segurança sem ser arrogante entender a necessidade do requerente atentar a pontualidade e agilidade e atentar aos princípios da eficácia e eficiência escrituração escolar é o registro sistemático da vida escolar do aluno que tem como objetivo assegurar a veracidade das informações e verificação de Identidade do Estudante autenticidade da vida escolar regularidade dos estudos funcionamento da instituição e dos instrumentos para registro dentro da escrituração escolar deve
constar alguns registos abertura e encerramento do ano ou semestre ocorrências diárias aprovação e reprovação processos especiais de avaliação aproveitamento de estudos adaptações de estudos avanços classificações reclassificações progressão parcial em regime de dependência exames do EJA equivalência de estudos promoções em relação aos estudos progressão continuada resultados parciais e finais da avaliação expedição e registro de certificados e diplomas investidura e exação de cargos visita de órgãos de inspeção eliminação de documentos conforme a legislação e deliberações de conselhos de classes registro da vida escolar do estudante documentos elaborados para o fim de organização da vida do Estudante onde
deve conter o cabeçalho com o nome da instituição endereço CNPJ e dados de credenciamento além dos dados de contato os registros devem ser efetuados em livros fichas sistemas informatizados de gestão escolar com garantia de segurança e acesso à informação os documentos devem estar assinados pelo diretor da instituição os documentos são ficha de matrícula ficha individual do aluno e de transferência diário de classe históricos escolares certificados e diplomas relatórios atas e declarações requerimentos livro de registros registros de progressão relatório de avaliação e interação Educacional e de Educação Especial registro individual de adequação e complementação curricular registro
individual de temporalidade registro de atendimento domiciliar registros obrigatórios todos os documentos devem ser disponibilizados pelo secretário e mantido sob guarda e responsabilidade da secretaria escolar termo de abertura e termo de encerramento todos os livros de escrituração escolar precisam conter na folha de rosto o termo de abertura devidamente datado e assinado pelo diretor e pelo secretário indicando o número de páginas sendo identificada a finalidade a que se destina o livro encerrado o livro após anulados os espaços brancos deve ser Lavrado o termo de encerramento que deve ser assinado pelo diretor e pelo secretário sempre deve ser
datado e identificada a cidade o e o estado termo de investidura e exoneração do diretor vice-diretor e secretário escolar deve ser um termo Lavrado após a posse sempre informando o período de exercício esse termo tem especificações para as escolas privadas e escolas públicas nas escolas privadas vai constar o nome da instituição o cargo que se vai ser investido o número do contrato e a data Claro além de cidade estado e assinatura da pessoa que está sendo investida no cargo e do diretor nas instituições públicas vai ser assinado pela pessoa que vai estar sendo investida no
cargo pelo diretor deve constar a cidade o estado a data mas também deve conter o número do ato de nomeação publicado no Diário Oficial que é no caso de concurso público assim também funciona com o termo de dispensa do vice-diretor do diretor do secretário escolar do dispensa de cargo na escola privada deve conter o motivo na escola pública Além Do Motivo deve estar o número que foi publicado no Diário Oficial com o número da página também ata de abertura e de encerramento do ano letivo deve ser lavrada de acordo com a realidade da instituição onde
deve eh aparecer a portaria que autoriza o funcionamento a distribuição das turmas dos turnos descrição do ano letivo o número de estudantes ata de encerramento do ano letivo funciona da mesma forma onde deve estar classificado o número de dias previstos e o número de dias trabalhados ata de realização de conselho de classe ela deve descrever os temas abordados no conselho de classe e a decisão referente a cada tema deve ser assinada pelo secretário diretor e por todos presentes reuniões as reuniões devem ser registradas em livro próprio elas podem ser pedagógicas ou administrativas as pedagógicas são
conselho de classe reunião de pais e professores conselhos escolares reunião de associações quando houver as administrativas são planejamento de gastos orçamento com financiadores prestação de contas à comunidade organização de festas temáticas livro de intercorrência serve para registro de todos os fatos administrativos e pedagógicos inclusive visitas tudo que for típico e fora da rotina escolar expedição e registros de diplomas e certificados certificados são expedidos na conclusão do ensino médio e de cursos de aprendizagem capacitação especialização de nível médio aperfeiçoamento atualização e outros cursos de caráter geral diploma é expedido na conclusão de uma educação profissional técnica
de nível médio Confere o exercício de uma profissão o certificados e diplomas são documentos escolares referentes à conclusão de curso efetuados pelos estudantes matrícula é o vínculo formal do Estudante com a escola só pode ser realizada mediante a histórico escolar procedimentos para a efetivação da matrícula a analisar os documentos apresentados encaminhar o estudante ou o responsável para a equipe diretiva Claro Peço desculpas por interromper sua aula por um breve momento mas tenho algo importante e vantajoso para compartilhar com você se você está gostando desta aula tenho uma ótima notícia agora você pode levar sua experiência
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e eficiência no seu estudo então não perca essa chance clique no link na descrição deste vídeo ou visite nosso site para se matricular agora mesmo é rápido fácil e vai transformar a maneira como você aprende agora vamos voltar à aula Obrigado por sua atenção e nos vemos no site equipe diretiva Caso haja equivalência adaptação aproveitamento de estudo ou na falta de documentação preencher a ficha de matrícula com os dados forneci colher a assinatura do estudante ou do responsável identificar a foto do Estudante com o nome a turma encaminhar a direção todos os documentos para o
deferimento compor a pasta do Estudante com capa data de nascimento nome completo ano série turma número de matrícula número do Nis quando for beneficiário de programas sociais Identificação do Estudante com necessidades especiais caso houver listar e controlar rigorosamente as matrículas efetivadas que apresentarem pendências principalmente se for ausência do histórico escolar quanto à idade mínima necessária para a matrícula na educação infantil e no primeiro ano do ensino fundamental sempre observar a legislação vigente transferência é o documento de deslocamento do aluno para outra institu os documentos necessários são atestado de vaga fornecido pela instituição que receberá o
aluno declaração de matrícula e frequência declaração de transferência declaração de conclusão de ano ou série caso a transferência seja solicitada ao final do ano letivo histórico escolar e ficha para transferência com aproveitamento e assiduidade assinada o secretário escolar prepara o diário de classe enta os professores sobre o preenchimento os professores são responsáveis pelo preenchimento correto e a entrega ao setor pedagógico o setor pedagógico revisa esse diário e devolve ao secretário para o arquivamento no diário de classe fica registrad os dados referente à participação do aluno em cada aula as faltas justificadas devem ser descritas com
a sigla FJ e no campo observação explicar o motivo alunos com menos de 75% de aproveitamento estão reprovados automaticamente quando houver cancelamento ou trancamento de matrícula deve ser registrado até a data do deferimento do pedido o registro das avaliações deverá ser feita através de legenda no rodapé informando o tipo de avaliação aplicada aspectos a serem observados no recebimento do diário de classe fidelidade das informações referente ao nome dos alunos matrículas número de alunos turma turno semestre nome do professor e outras informações registros preenchidos corretamente sem espaços brancos páginas devidamente rubricadas e assinadas Documento legível e
sem rasura situação dos alunos de acordo com a deliberação do conselho de classe e a entrega deverá ser feita mediante a termo de entrega de diário de classe os espaços brancos devem ser anulados sempre orientações a serem ofertadas aos professores utilização de caneta azul ou preta bimestre trimestre semestre e ano letivo dias letivos e frequência diária sem opção de quadrículas aulas duplas em quadrículas sequenciadas falta justificada mediante atestado descrever atividade realizada e conteúdo ministrado diariamente realizar as avaliações de desempenho no campo próprio total de faltas do estudante por período recuperação oferecida sempre lançar na avaliação
e frequência adaptações de estudos quando houver devem ser lançadas carga horária e aulas Dias letivos previstos e cumpridos anular as quadrículas referentes ao período não cursado não esquecendo de comunicar os professores as transferências desistências cancelamentos trancamentos essas orientações devem estar registradas no diário sem espaço em branco com a data da movimentação histórico escolar documento oficial do aluno que registra a regularidade da vida escolar dele não pode conter rasuras ou espaços em brancos deve ser expedido em duas vias assinadas e datadas pelo secretário e diretor uma via fica na escola a outra entregue ao interessado nos
dados do histórico deve ter no cabeçário os dados de identificação da instituição nome endereço telefone os atos legais vigentes e os atos legais do curso na identificação do Estudante o nome completo conforme a certidão ou RG filiação nacionalidade e data de nascimento na organização do histórico deve estar a sequência dos anos ciclos números etapas semestres currículo desenvolvido de acordo com o ppp a carga horária anual semestral ministrada total de faltas total de dias letivos resultado da aprendizagem Expresso em notas ou conceito Depende do que vai est acordado no Regimento escolar no campo de observação quando
for o caso os processos especiais de avaliação como avanços classificação progressão parcial regime de dependência equivalência de estudos participação em projetos ã opção ou não por ensino religioso e a assinatura do diretor do secretário seguido de data e Identificação do registro profissional o arquivamento já foi tratado num Capítulo anterior Mas agora vamos falar sobre os documentos básicos que devem estar presentes no arquivo de uma escola ata de abertura e de encerramento do ano letivo ata de exames e processos especiais de avaliação ata de eliminação de documentos registro de diploma e certificado registro de ocorrência termo
de investidura e exoneração de funcionários ata de resultados finais ata de conselho de classe ata de conselho escolar diário de classe termos de de visita e inspeção na escola documentos organizacionais Regimento escolar ppp proposta pedagógica documentos comprobatórios do censo documentos relativos ao corpo técnico administrativo e pedagógico documentos recebidos e pedidos calendário escolar e registro de matrícula os procedimentos relacionados à organização desses documentos eh é relacionado à documentação dos Estudantes devem ser guardados em pastas individuais identificados com nome ano série os arquivos devem ficar sempre em ordem alfabética após o encerramento do ano letivo os documentos
devem ser guardados em pastas diferenciadas redistribuir no início do ano letivo as pastas dos Estudantes que permane seram na escola em relação aos documentos coletivos a relação de estudantes sem abreviações em ordem alfabética as atas dos resultados finais devem ser organizadas por semestre e período os livros devem ser relacionados com os respectivos nomes números e anos letivos Os Diários devem ser separados por período também e arquivado com rótulo de identificação e a elaboração da relação dos Diários de classe também deve ser separada por turma semestre componente curricular e ano letivo eliminação de documentos a autorização
de eliminação de documentos varia de acordo com cada estado então é importante sempre consultar a legislação do seu estado após a consulta e a decisão Em conjunto com a equipe diretiva é necessário que se faça uma ata de eliminação desses documentos onde deve conter o dia o mês o ano e a relação dos documentos que serão eliminados por com número de ordem especificidade dos documentos a quantidade a etapa o ano observações sempre deve ter h a cidade e o estado a assinatura do secretário do diretor e de um membro da comissão expediente o expediente escolar
se dá pela execução e despacho de documentos para órgãos ou encaminhamentos internos dentro da instituição tarefa ser realizada todos os dias é importante que seja realizado por meio de registros escolares e funcionais fornecimento de informações a secretaria da instituição representa o órgão mais importante na organização e produção de informações dentro e fora da escola as informações devem ser tratadas com ética respeito e sigilo e aí tudo bem Estou passando apenas para deixar um recado bem rápido para você que acabou de ver essa aula e que gostaria de assistir a todas as aulas desse curso é
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