02 - SISPAD - Solicitação de Viagens - Processo

a solicitação de viagem e processo Olá este vídeo tem o objetivo de ensinar ao usuário Como cadastrar a solicitações de viagem Criar e dar andamento nos processos e utilizar todas as funcionalidades disponíveis no menu solicitação de viagem Oi para cadastrar uma solicitação de viagem acesse esta funcionalidade ou clique no atalho localizado no centro da tela e será exibida esta tela de busca que permite criar novos cadastros ou localizar solicitações de viagens já existentes Oi para cadastrar uma nova clique neste botão e será exibida esta tela Olá neste Campo digite o nome do evento previamente cadastrado no menu tabelas e clique no nome do evento apresenta e nos dados da solicitação preencha os campos nº processo solicitação e número projeto sendo que o campo número projeto poderá se tornar obrigatório se usuário realizar esta configuração no menu ferramentas opção configurações aba geral e as informações preenchidas nestes Campos serão necessárias caso conselho utilize algum tipo de controle interno neste campo o nome do solicitante que é o usuário logado será exibido automaticamente digite neste campo o nome do autorizador E lembramos que os autorizadores devem ser cadastrados no menu autorizadores neste Campo digite o nome do passageiro para inserir mais de um passageiro clique neste ícone e digite o nome do próximo passageiro caso a solicitação tenha muitos passageiros é possível utilizar os grupos que são criados no menu pessoas se houver dúvidas sobre como realizar este procedimento assista ao vídeo de treinamento do módulo pessoas ao clicar nessa funcionalidade será exibida esta tela clica nessa seta selecione o grupo desejado e clique em Ok serão exibidos todos os passageiros vinculados ao grupo selecionado se o tipo pessoa for igual para todos os passageiros usuário poderá utilizar a opção todos esta opção é utilizada para agilizar o cadastro da solicitação por exemplo caso todos os passageiros o mesmo trecho e as mesmas despesas não será necessário que o usuário digite repetidamente as mesmas informações poderá clicar nesse botão e será exibida esta tela com os dados do exemplo é apresentado esse Alerta indicando que os dados informados nesta opção serão replicadas para todos os passageiros selecionados serão exibidos os dados do trecho conforme o cadastro no evento porém é possível alterar o caso seja necessário marque as despesas e Digite a quantidade nestes Campos e selecione neste Campo os itens a providenciar o caso que ele seria alguma observação usuário deve digitar lá neste canto para finalizar clique em confirmar a outra opção seria utilizar a funcionalidade aplicar despesa padrão para que o sistema importe as informações cadastradas no menu pessoas para o respectivo passageiro para excluir algum passageiro clique neste ícone caso usuário não queira utilizar a opção todos deve clicar no botão detalhes para alterar ou preencher os dados de cada passageiro o menu esquerdo lateral também disponibiliza algumas ações relacionadas ao cadastro da solicitação de viagem ao iniciar o cadastro da solicitação de viagem se usuário constatar que o evento não foi criado deverá clicar na opção Novo Evento desta forma não será necessário que o usuário acesse o menu tabelas para criar o evento também é possível cadastrar uma nova pessoa clicando nesta opção e se houver dúvidas sobre como realizar esses procedimentos Assista o vídeo do módulo tabelas e para aprender como cadastrar uma pessoa Assista o vídeo do módulo pessoas e o menu lateral exibir a disponibilidade orçamentária que tem como objetivo apresentar as informações financeiras e orçamentárias para as contas em determinada data ao clicar nesta funcionalidade será exibida esta tela é utilize os filtros inserindo a data referência e a conta Contábil o caso seja necessário utilizar o filtro observação usuário deve clicar em filtros adicionais após inserir as informações nos filtros clique em buscar e o sistema exibirá as informações da conta na data referida Não será possível visualizar os saldos pré empenhado empenhado é liquidado e pago na data referência e no Exercício bem como o saldo do orçamento desbloqueado orçamento oficial o saldo a líquida e apagar para fechar essa tela clique neste ícone para finalizar o cadastro da solicitação clique no botão salvar após salvar será exibido neste Campo o número da solicitação de viagem e o menu esquerdo lateral exibirá uma nova opção que permite anexar arquivos ao clicar nesta opção será exibida esta tela para adicionar um arquivo clique neste botão e o localize para excluir um arquivo específico clique neste botão para excluir todos os arquivos anexados de uma única vez um clique neste botão para fechar esta tela clique neste botão e ainda no menu esquerdo lateral ao clicar em emissão será possível visualizar a opção que permite imprimir o ato de concessão um clique nesta opção e será exibida esta tela que apresenta um menu com diversas opções que permitem ao usuário definir o procedimento que deseja realizar com o documento faz como imprimir o documento inteiro imprimir uma página específica navegar entre as páginas e salvar em formatos diversos após realizar os procedimentos desejados clique neste botão para fechar a tela após o cadastro da solicitação de viagem o próximo passo será autorizar a solicitação que será efetuada pelo autorizador cadastrado previamente no menu autorizadores e para que o conselho utilize essa funcionalidade de autorização deve configurá-la no menu ferramentas para aprender como realizar essa configuração Assista o vídeo do módulo ferramentas e para aprender como cadastrar os autorizadores e os níveis de autorização Assista o vídeo do módulo autorizadores após realizar a autorização será necessário da fundamento na solicitação de viagem e ao acessar o menu solicitação de viagem será possível visualizar a opção atendimento de solicitações esta funcionalidade permite criar um processo por solicitação ou por passageiro ao acessar esta opção será exibida esta tela que permite ao usuário localizar todas as solicitações de viagens utilizando os filtros disponíveis as solicitações só serão apresentadas nesta tela após serem autorizadas preencha os filtros clique no botão buscar e o sistema apresentará a solicitação o número da solicitação o nome e o período do evento o nome do passageiro e o trecho e o número do processo será apresentado após o usuário criar um processo ou vincular essa solicitação é um processo já existente nesta coluna será apresentada a informação se a passagem já foi emitida sim ou não e a opção para editar só será disponibilizada após criar ou vincular essa solicitação a um processo já existente caso o usuário queira vincular essa solicitação a um processo já existente deve marcar este campo e clicar no botão vincular processo e será exibida esta tela clique nesta Seta e escolha o processo desejado em seguida clique em Ok a coluna processo será preenchida automaticamente com o número do processo escolhido no entanto usuários só conseguirá vincular a solicitação de viagem a um processo somente para o mesmo passageiro para desvincular essa solicitação ao processo marque este Campo clique neste botão e será exibida esta tela e clique em sim para confirmar a operação nesta coluna o número do processo escolhido deixará de ser exibido para criar um novo processo clique neste botão e será exibida esta tela clique em sim para confirmar a operação será exibido nesta coluna o novo número gerado para o processo marque este campo e clique neste ícone para abrir o processo é possível observar nesta tela a situação do processo este por exemplo se encontra em andamento as outras situações do processo são finalizado após a devida prestação de contas e cancelado quando por algum motivo O processo foi interrompido e nesses Campos São apresentados os dados da solicitação como o número do processo número da solicitação e o nome do passageiro esses dados são importados da solicitação de viagem que originou o processo nesses Campos é possível informar a data de deslocamento do passageiro Caso seja diferente das dados de Vento por exemplo caso passageiro sobre City e um dia antes do evento começar essa data poderá ser utilizada como referência para o cálculo de despesas de acordo com a configuração realizada e para selecionar um novo evento digite neste campo o nome do evento e será apresentada uma lista com os eventos já cadastrados no menu tabelas usuário deve selecionar o evento desejado e clicar nesse botão para adicionar o sistema permite a inclusão de vários eventos caso necessário para a exclusão do evento cadastrado clique neste botão e será exibida esta tela clique em sim para confirmar a operação e o sistema atualizar a informação automaticamente após esses procedimentos é necessário salvar o processo e para iniciar o cadastro da emissão de passagens clique em emitir passagens e será exibida esta tela nestes Campos São apresentados os dados da solicitação em trechos é possível que o usuário Digite a sugestão de voo escolhi os trechos se será ida e volta ou somente ida se os trechos foram de companhias aéreas diferentes para ida e volta usuário deverá inserir dois trechos somente como ida por exemplo o passageiro fará ainda por determinada a companhia isso no período do retorno houver indisponibilidade data e horário Nesta mesma companhia outra companhia poderá ser contratada e digite nesses Campos os nomes dos aeroportos de origem e destino neste Campo digite o nome da Companhia Aérea preenche as datas e horários dos voos para adicionar outro trecho clique neste ícone para salvar clique neste botão caso o usuário queira excluir os dados inseridos deve clicar neste ícone para cancelar um edição clique neste botão caso queira editar alguma informação após salvar clique nesta opção e após preenchidos estes Campos Clique na seta do menu esquerdo lateral e em seguida clique nesta opção para que seja enviado um e-mail a agência de viagem lembramos que meio da agência e o texto padrão que será inserido no corpo do e-mail devem estar configurados no menu ferramentas na aba processo eu mexi Campo ensina a conta contábil que será utilizada para esta despesa para finalizar ação clique no botão salvar após escolhida e emitir da passagem usuário deverá acessar o processo da solicitação e clicar na opção emitir passagens para preencher o restante dos dados do bilhete em informações da passagem clique nesta seta selecione a opção emitida informe a data que o bilhete foi de fato emitido marque essa opção caso você seja internacional o preenchimento dos Campos nº do bilhete número do e-ticket e número do localizador não é obrigatório o caso queira inserir alguma observação utilize este Campo e para alterar alguma informação relacionada ao trecho clique em editar e em seguida clique em salvar para inserir as tarifas utilize estes Campos que devem estar previamente cadastrados no menu tabelas clique nesta Seta e escolher tarifa por exemplo tarifa de embarque digite neste Campo o valor bruto neste Campo insira o valor caso se trate de um percentual marque esta opção para salvar informação clique neste ícone para inserir uma nova tarifa clique neste ícone que realiza o mesmo procedimento ensinado anteriormente para finalizar clique em salvar e fechar e o sistema retornará para a tela do processo e agora que foram preenchidos os dados da emissão da passagem as informações serão exibidas neste Campo e para visualizar mais detalhes clique neste ícone para incluir as despesas clique nesta opção e será exibida esta tela nesses Campos São apresentados os dados do processo logo abaixo é possível inserir as despesas para este passageiro e clica nessa seta para selecionar as despesas vinculadas ao tipo de pessoa que o passageiro pertence lembramos que estes cadastros são efetuados previamente no menu pessoas digite neste Campo a quantidade de despesas e neste Campo será exibido automaticamente o valor unitário dessa despesa utilize este botão para salvar as informações para adicionar outras despesas clique neste botão caso o usuário queira realizar algum ajuste em uma determinada despesa deve clicar neste botão para que seja exibida esta tela escolha o tipo de ajuste se será um estorno ou seja diminuição da despesa ou se será um acréscimo para adicionar despesas para este passageiro informe nestes Campos a data do ajuste EA quantidade do estorno o acréscimo neste Campo Digite o motivo deste ajuste clique neste ícone para salvar as informações para finalizar o procedimento clique em salvar e fechar o sistema retornará para a tela de cadastro das despesas com o valor alterado a funcionalidade tipo classificação é uma implementação solicitada por um conselho específico e por isso não será detalhada no vídeo preencha os dados do pagamento para gerar o recibo ensina a data do pagamento mês de referência e o exercício o caso queira de escrever alguma observação digite neste canto para finalizar o procedimento clique em salvar para retornar à tela anterior clique em cancelar e após preencher as despesas e os dados do pagamento o sistema disponibilizará na tela do processo a opção para gerar ou imprimir o recibo lembramos que ao clicar neste botão o sistema irá gerar um número de recibo se o usuário clicar novamente o sistema irá gerar um novo número para o recibo caso o usuário queira imprimir novamente basta clicar neste botão para gerar o recibo clique neste botão e será exibida esta tela que apresenta um menu com diversas opções que permitem ao usuário definir o procedimento que deseja realizar com o documento tais como imprimir o documento inteiro imprimir uma página específica navegar entre as páginas e salvar em formatos diversos o número do recibo será exibido neste local e após realizar os procedimentos desejados clique neste ícone para fechar essa tela o campo observações das solicitações traz as observações incluídas no momento da solicitação de viagem como especificações do passageiro ou do evento na tela do processo não é possível alterar as informações deste Campo apenas na tela de edição da solicitação de viagem no campo processo observação usuário incluirá observações referentes ao andamento do processo porém o preenchimento deste Campo não é obrigatório é apenas informativo e em prestação de conta após realizar o cadastro da prestação de contas no menu esquerdo lateral as informações salvas serão carregadas para estes Campos e possuem caráter informativo para alteração é necessário acessar o menu lateral e realizar as edições na opção prestação conta um clique nesta seta para visualizar o menu esquerdo lateral que disponibiliza algumas ações consultas e emissões ao clicar em Ação serão exibidas as opções manter passagem e manter despesas que possuem as mesmas funcionalidades desses botões emitir passagens e incluir despesas ao clicar em documentos anexados será exibida esta tela que possui todos os recibos gerados após realizar os procedimentos desejados clique neste ícone para fechar a tela ao clicar em documentos anexados solicitação será exibida esta tela que possui todos os documentos que foram anexados no cadastro da solicitação de viagem por exemplo o ato de concessão e após realizar os procedimentos desejados clique neste ícone para fechar esta tela é possível vincular um empenho cadastrado no sistema siscont. net a este processo Clique na opção vincular empenhos e será exibida esta tela que permite realizar a consulta pelo número do empenho digitando o número neste campo ou dos restos a pagar marcando esta opção o sistema apresentará automaticamente o exercício atual e entretanto o campo permite a alteração caso seja necessário consultar exercícios anteriores para efetuar a busca de forma genérica sem preencher nenhum filtro clique nesta lupa e o sistema listará os dados do empenho e para vincular empenho ao processo clique neste botão e após realizar o vínculo os dados do INPE no serão exibidos neste quadro quem tem os vinculados se houver algum equívoco ao realizar o vínculo o empenho pode ser desvinculado clicando neste botão para concluir a operação clique no botão salvar e para fechar essa tela clique neste ícone e a próxima opção disponível é cancelar processo ao realizar essa operação as demais opções deste menu lateral ficarão indisponíveis por isso essa etapa será apresentada mais à frente também é possível realizar a solicitação de reserva de saldo de empenho para efetuar o pagamento das despesas para cadastrar esta reserva Clique na opção solicitação de reserva orçamentária e será exibida esta tela e o campo situação será preenchido automaticamente pelo sistema após a solicitação ser salvar neste Campo Clique na Seta e selecione o tipo adequado se será empenho ou pré-empenho se o usuário selecionar a opção pré-empenho o campo favorecido não será apresentado pois nessa fase do presentinho está ocorrendo o processo de licitação e ainda não há um fornecedor ganhador neste Campo digite o nome ou código da conta do empenho cujo saldo será reservado para visualizar o plano de contas clique neste botão e para visualizar algumas contas clique nestas setas no campo favorecido existe o nome do fornecedor para o qual o valor será empenhado Oi gente nesse Campo a data da solicitação de reserva e neste Digite o valor a ser reservado se houver um processo de controle Digite o número neste Campo o caso seja necessário cadastrar alguma informação pertinente a esta solicitação de reserva informe neste Campo e digite uma justificativa para essa solicitação de reserva neste canto e essa solicitação será encaminhada para o sistema siscont. net caso seja necessário é possível excluir lá clicando neste botão inicialmente vocês tema exibirá a situação como solicitado após o pro empenho ou empenho ser aprovado no siscont.

net a situação será alterada para efetivado no caso seja negado a situações de vida será recusado para fechar essa tela clique neste ícone a próxima opção disponível é prestação de contas ao realizar essa operação as demais opções deste menu lateral ficarão indisponíveis por isso essa etapa ser apresentada mais à frente O que é possível encaminhar e-mail para agência de viagem e para tesouraria lembramos que os e-mails devem estar previamente cadastrados no menu ferramentas na opção configurações na aba processos ainda no menu lateral consulta é possível visualizar a disponibilidade orçamentária que tem o objetivo de buscar as informações financeiras e orçamentárias para as contas em determinada data ao clicar nessa funcionalidade será exibida esta tela preencha os filtros com a data referência e a conta Contábil o caso seja necessário utilizar o filtro observação clique em filtros adicionais após inserir as informações nos filtros clique em buscar e serão exibidas as informações da conta na data referida para fechar essa tela clique neste ícone clique em consultar empenhos e será exibida esta tela que permite ao usuário consultar os empenhos resistentes para fechar esta tela clique neste ícone para finalizar o menu esquerdo lateral possui a opção emissão para emitir recibo modelo dois clique nesta opção e será exibida esta tela após realizar os procedimentos desejados clique neste ícone para fechar esta tela um clique nesta seta para visualizar o menu esquerdo lateral e para realizar a prestação de contas clique neste botão e após o passageiro prestar contas nos documentos físicos devem informar a data neste Campo E caso seja necessário cadastrar alguma informação pertinente deve digitar lá neste Campo marque os itens que foram prestados e os que foram dispensados utilizando estas colunas após o preenchimento da prestação de conta é possível salvar as informações e manter o processo aberto clicando no botão salvar a estação é recomendada caso ainda exista informações a serem inseridas neste processo se todo o processo tiver ocorrido dentro do esperado usuário poderá finalizá-lo clicando neste botão e será exibida esta tela para que o usuário confirme a operação clicando no botão sim o status do processo ficará como finalizado após Esta etapa o sistema não permitirá a realização de qualquer ação neste processo após clicar na seta para visualizar o menu esquerdo lateral em Ação ficará disponível a opção documentos anexados ao clicar nessa opção será exibida esta tela que possui todos os recibos gerados após realizar os procedimentos desejados clique neste botão para fechar a tela e para retornar à tela anterior clique no botão cancelar e após estes procedimentos o status do processo será finalizado o caso existe a necessidade de cancelar um processo este procedimento deve ser realizado durante o status em andamento para realizar um cancelamento acesso - solicitação de viagem funcionalidade atendimento de solicitações preencha o filtro período marque esta opção solicitação com processo vinculado clique em buscar e o sistema exibirá ao resultado da busca um clique neste ícone para editar o processo e será exibida esta tela o acesso do menu lateral e clique em cancelar processo será exibida esta tela que permite ao usuário preencher o motivo pelo qual deseja cancelar esse processo para finalizar clique em salvar será exibida esta tela de alerta para que o usuário confirme a operação e após clicar na opção sim o sistema exibirá apenas o botão de cancelar que permite ao usuário retornar à tela anterior e após estes procedimentos o status deste processo será cancelado e não poderá ser alterado é possível reabrir este processo ao acessar o menu solicitação de viagem opção consulta de processos o demonstraremos mais à frente como realizar esse procedimento é o próximo passo é autorizar os pagamentos acesse o menu solicitação de viagem opção pagamentos clique em autorizar pagamentos e será exibida esta tela de busca que permite localizar todas as despesas existentes utilizando os filtros após preencher os filtros desejados clique em buscar e serão apresentadas todas as despesas a serem autorizadas marque a opção desejada clique no botão autorizar pagamentos e será exibida esta tela de alerta para que o usuário confirme a operação e ao clicar no botão sim a despesa escolhida deixará de ser exibida nesta tela neste momento a autorização do pagamento foi encaminhada para o sistema de contabilidade siscont. net ao acessar o siscont. net Para catar um pagamento autorizado acesso do menu despesas opção outras funcionalidades em acatar pagamentos autorizados e para visualizar os pagamentos autorizados nos spider.

net acesse o menu solicitação de viagem opção pagamentos clique em relatório pagamentos autorizados isso era exibida esta tela de busca que permite localizar todos os pagamentos autorizados utilizando os filtros desejados após preencher os e clicar em buscar será exibido um relatório com todos os pagamentos autorizados após realizar os procedimentos desejados retorne à tela principal do sistema e ainda no menu solicitação de viagens o sistema possui uma funcionalidade que permite ao conselho criar um processo direta ou seja não será necessário criar a solicitação e efetuar a autorização e para criar um processo direto clique nesta funcionalidade e será exibida esta tela que permite ao usuário localizar todos os processos já cadastrados utilizando os filtros disponíveis para cadastrar um novo clique neste botão e isso era exibida esta tela o usuário deverá preencher todos os dados conforme ensinado anteriormente emitir passagem incluir as despesas utilizar o menu esquerdo lateral quando necessário e da andamento ao processo Olá esse vídeo ensinou Como utilizar as funcionalidades disponíveis no menu solicitação de viagem para aprender como utilizar os demais módulos dos spider.