Ferramentas da qualidade em processos administrativos​

[Música] Olá sejam todos bem-vindos a esta vídeo aula sobre ferramentas da qualidade aplicadas em processos administrativos Nesta aula Vamos explorar um conjunto de técnicas valiosas que nos ajudarão a aprimorar a eficiência a precisão e a Excelência em nossos processos administrativos a aplicação das ferramentas da qualidade é essencial para identificar oportunidade de melhoria eliminar desperdícios e tomar decisões mais fundamentadas em nossa rotina de trabalho independentemente do segmento ou pode da empresa essas ferramentas tem o poder de impulsionar a produtividade garantir a satisfação do cliente e potencializar o crescimento do negócio nesta jornada Vamos explorar diferentes ferramentas

como o diagrama de esticawa o diagrama de Pareto 5w2h e muitas outras com exemplos práticos e situações reais vocês serão capazes de aplicar essas técnicas para resolver problemas complexos e alcançar resultados mais consistentes em suas atividades administrativas portanto estejam preparados para elevar a qualidade dos processos tornando o ambiente de trabalho mais eficiente assertivo e repleto de oportunidades de sucesso vamos juntos desbravar o mundo das ferramentas da qualidade aplicada aos processos administrativos Mãos à Obra É importante entender que as ferramentas que utilizamos são os meios para identificar e melhorar a qualidade enquanto a meta é o

destino que vamos alcançar Imagine que a qualidade é como uma jornada que temos pela frente e as ferramentas são os guias que nos ajudam a traçar o caminho correto ao aplicar essas ferramentas básicas no controle melhoria e planejamento da qualidade somos capazes de coletar dados valiosos que nos permitem compreender a raiz dos problemas e encontrar soluções eficazes para eliminá-los de acordo com o juran um dos grandes pensadores da qualidade ela é a ausência de deficiências Ou seja quando nossos processos são livres de falhas erros atingimos um nível elevado de qualidade por outro lado escala nos

lembra que a qualidade é desenvolver projetar produzir e comercializar um produto ou serviço que seja econômico útil sempre satisfatório para o consumidor em resumo a qualidade é o segredo para satisfazer as necessidades de nossos clientes proporcionando produtos e serviços que atendam as suas expectativas e estejam em conformidade com as especificações estabelecidas e o melhor de tudo é que a busca pela qualidade não se limita apenas a indústria ela é relevante para qualquer tipo de organização e até mesmo para os indivíduos que tal iniciarmos o contexto das ferramentas da qualidade com uma das técnicas mais poderosas

e criativas para a geração de ideias Pois é estou falando do Brainstorm se você já se viu em busca de soluções inovadoras e das frescas ou maneiras de superar desafios então Brainstorm é a ferramenta perfeita para você o Brainstorm é uma abordagem colaborativa que nos permitia explorar o potencial criativo de um grupo alavancando a diversidade de perspectivas e conhecimentos individuais através dessa técnica rompemos Barreiras julgamentos e constrangimentos incentivando a livre expressão de ideias é um espaço onde não existem respostas erradas e todas as contribuições são valorizadas mas o que é o brainstorm ele é a

mais conhecida das técnicas de geração de ideias ele foi Originalmente desenvolvido por os Born em 1938 em inglês Quer dizer tempestade cerebral o Brainstorm ele é uma técnica de ideias em grupo que envolve a contribuição espontânea de todos os participantes soluções criativas e inovadoras para os problemas rompendo com paradigmas estabelecidos são alcançadas com a utilização de Brainstorm o clima de envolvimento e motivação gerado pelo bem Storm a figura melhor qualidade nas decisões tomadas pelo grupo maior comprometimento com ação e um sentimento de responsabilidade compartilhado por todos quem utiliza todas as pessoas da empresa podem utilizar

essa ferramenta devido a sua facilidade porém o sucesso da aplicação do Brainstorm é seguir as regras em especial a condução do processo que deve ser feita por uma única pessoa quando devemos aplicar o Brainstorm o Brainstorm ele é usado para tirar um grande número de ideias em curto período de tempo pode ser aplicado em qualquer etapa do processo de solução de problemas sendo fundamental na identificação e na seleção das questões a serem tratadas e na geração de possíveis soluções mostra-se muito útil quando se deseja a participação de todo o grupo porque ele focaliza a atenção

do usuário no aspecto mais importante do problema ele vai exercitar o raciocínio para englobar vários ângulos de uma situação ou de sua melhoria serve com como lubrificante num processo de solução de problemas especialmente se as calças as causas do problema são difíceis de identificar ou a direção a seguir ou opções para a solução do problema não são aparentes e temos alguns tipos de O primeiro é o Brainstorm estruturado nesta forma de Brainstorm todas as pessoas do grupo devem dar uma ideia a cada rodada ou passar até que chegue sua próxima vez isso geralmente obriga até

mesmo time do a participar mas também pode criar certa pressão sobre a pessoa não é mesmo também temos o Brainstorm não estruturado nessa forma os membros do grupo simplesmente dão as ideias conforme elas surgem em suas mentes isso tente a criar uma atmosfera mais relaxada mas também há o risco de dominação pelos participantes mais extrovertidos e claro precisamos entender Quais são as regras do Brainstorm primeiro enfatizar a quantidade não a qualidade das ideias evitar críticas avaliações ou julgamento sobre as ideias apresentar as ideias tais como elas surgem na cabeça Sem Rodeios elaborações ou maiores considerações

não deve haver medo de dizer bobagem as ideias consideradas loucas podem oferecer conexões para outras mais criativas estimular todas as ideias por mais malucas que possam parecer pegar carona nas ideias dos outros criando a partir delas e Escrever as palavras do participante e não interpretá-las bom uma outra ferramenta importante no processo administrativo é o diagrama de Pareto que é um gráfico que permite que você relacione duas informações as causas de um problema e a frequência das ocorrências também conhecido como Pareto 80/20 e o que é essa regra basicamente é uma regra que propõe entre 80%

dos problemas em uma organização estão Associados a 20% das causas e quando eu posso utilizar primeiramente deve-se ter em mente que o diagrama de Pareto é uma ótima ferramenta para ordenar as causas de um problema e o poder identificar Quais são os problemas críticos que causam as maiores perdas assim você saberá quais processos devem ser melhorados pensando nisso você pode utilizar essa ferramenta quanto precisar identificar Quais problemas causam as maiores perdas identificar a frequência da ocorrência dos problemas e priorizar as causas ou problemas para tomada de decisão Vamos criar um diagrama de parede juntos então

aqui nós vamos construir o diagrama de Pareto juntos e nós temos a seguinte situação nós precisamos identificar Quais são os problemas críticos de devolução de uma peça utilizada para montagem de um painel de automóvel para isso o que nós vamos precisar primeiro é identificar quais defeitos que causam as devoluções e segundo quantificar as ocorrências dessas devoluções para isso eu já tenho aqui tabulado os defeitos os seis itens que foram apontados como defeitos ocasionando as revoluções bem como a quantidade né de devoluções para cada defeito tá então Aqui nós temos um somatório de 59 de evoluções

em detrimento desses seis defeitos tá e aqui a gente vai precisar trabalhar nesses dados buscando identificar a ocorrência acumulada a porcentagem da ocorrência e a porcentagem da ocorrência acumular tá então basicamente na ocorrência acumulado a gente vai iniciar com 27 esse número vai ser igual e a partir dele vai começar uma somatória Então vai ser 27 mais o item seguinte Tá bom então aqui ó eu vou usar uma fórmula então 27 mais esse mais então quanto vai ser 42 E aí 42 + 7 49 bom então eu tenho aqui quantificar a porcentagem de ocorrência eu

vou pegar a quantidade da ocorrência por defeito e dividir pelo Total Então vai ser 27 dividido por 59 eu vou travar aqui o B12 ou dar FM F4 para travar Então eu tenho 46% e eu vou aqui continuar Tá bom então eu tenho essa quantidade de porcentagem tá que é um total de 100%. já no acumulado ele vai seguir o mesmo padrão da ocorrência Então vai começar com 46 por cento e aí eu vou fazer a soma desses itens então aqui 71% 83% 90 97 100% bom feito isso eu vou aqui tirar esse total e

eu vou selecionar todos os itens selecionado todos os itens eu vou vir aqui na aba inserir gráficos recomendados e vou até o final e vai ter aqui o gráfico parito seleção tá e automaticamente eu tenho aqui o gráfico de Pareto totalmente pronto ainda falamos sobre as ferramentas da qualidade nós temos a ferramenta diagrama de shikawa ou o diagrama causa e efeito também conhecido como espinha de peixe ele é uma técnica alargamente utilizada que mostra a relação entre um efeito e as possíveis causas que podem estar contribuindo para que ele ocorra construindo com a aparência de

uma espinha de peixe essa ferramenta foi aplicada pela primeira vez em 1953 no Japão pelo professor da universidade de Tóquio para sintetizar as opiniões de Engenheiros de uma fábrica quando estes discutiam problemas de qualidade quando usar o diagrama de nós podemos usar para visualizar em conjunto as causas principais e secundárias de um problema para ampliar a visão das possíveis causas de um problema enriquecendo a sua análise e a identificação de soluções analisar problemas ou processos em busca de melhorias e como construir os diagrama de shikawa bom primeiro você precisa estabelecer claramente o problema a ser

analisado e desenhar uma seta horizontal apontando para a direita escrever o problema no interior de um retângulo localizado na ponta da seta tá nós temos na tela o exemplo da aplicação do diagrama distal tá num processo produtivo na qual nós temos como principal problema ou efeito camisas com defeito e a partir daí você precisa fazer um Brainstorm para identificar o maior número de maior número possível de causas que possam estar contribuindo para gerar o problema e se perguntando se questionando por que isso está acontecendo tá E aí você vai agrupar as causas em categorias uma

forma muito utilizada já agrupamento é o 4m que basicamente você vai agrupar em máquina mão de obra método e materiais mas também você pode agrupar em mais opções assim como você achar melhor E aí diante disso para melhor compreensão do problema você vai buscar a sub- causas das causas já identificadas ou fazer outros diagramas de causa e efeito para cada uma das causas encontradas Então nesse caso nós temos aí o diagrama com algumas nos 4ms norteadores tá e basicamente nós temos como subir causas do problema camisas com defeito o seguinte no m máquina que vai

envolver os equipamentos e as máquinas utilizadas no processo ou seja Isso inclui a manutenção calibração e a eficiência desses equipamentos bom então as camisas com defeito Elas têm como principal problema as máquinas porque foram apontados através dos do brainly realizado que as máquinas elas contam aí com a falta de manutenção a corrente está gasta e também tem tesouras pequenas e isso é na contempla máquina porque envolve os equipamentos e as máquinas utilizadas no processo na mão de obra que já vai se referir as pessoas envolvidas nesse processo vai incluir a capacitação as habilidades treinamentos motivação

e comunicação e diante disso nós temos causas que foram apontadas para o efeito maior camisas com defeito entre eles nós temos aí falta de Treinamento baixa qualificação e erro na costura tá então isso esses problemas foram apontados porque geram aí as camisas com defeito posteriormente nós temos um método que vai se relacionar aos procedimentos métodos e etapas seguidas no processo tá Isso inclui como as tarefas são realizadas se a padronização e seus processos são eficientes e foram apontados aí no Play Storm que nós temos o molde com defeito e tem um número excessivo de pessoas

no corte ou seja tem muitas pessoas para pouco trabalho enfim que geram o problema o efeito maior aí das camisas com defeito e para finalizar nós temos o material que vai dizer diz respeito a todos os materiais utilizados no processo como matéria-prima insumos equipamentos e ferramentas que foram apontados esses itens o tecido é inadequado Por isso as camisas vão com defeito e tem má qualidade na linha por isso que gera esse problema maior tá e a partir do diagrama de chicaua você aplicando os 4m vai gerar munição para que seja desenvolvido um plano de ação

tá e a partir do plano de ação você vai de maneira incisiva e pontual eliminando os problemas que foram identificados no diagrama de chicaua afim de eliminar o problema Central que é camisas com defeito primando sempre pela qualidade junto ao cliente já falamos de Brainstorm diagrama de Pareto diagrama de shikawa e agora chegou a vez de falarmos sobre 5w2h que é uma ferramenta amplamente utilizada na gestão e planejamento que nos ajuda a organizar as informações de forma Clara e abrange em um plano de ação definição de projetos ou apresentação de resultados Seu nome é derivado

das sete perguntas Chaves em língua inglesa que compõe a ferramenta o Watch o que refere-se a definição Clara do Objetivo tarefa o problema que se pretende resolver ou abordar Uai por quê explora as razões e justificativas para realização da ação ou do projeto compreender o propósito ajuda a manter o foco nos resultados desejados ué onde determina o local ou os locais onde a ação será executada ou onde o projeto será implementado ué quando define o prazo cronograma para execução das atividades isso ajuda a estabelecer uma linha do tempo realista para alcançar os objetivos quem identifica

os responsáveis por cada atividade ou tarefa atribuição Clara dos papéis e responsabilidades é fundamental para garantir a efetividade do plano além dessas cinco perguntas os cinco w2h também duas perguntas adicionais Hall Como vai detalhar os métodos processos ou Passos necessários para executar cada atividade essa pergunta ajuda a entender a abordagem prática para alcançar o objetivo calmante quanto envolve a estimativa dos recursos como recursos materiais e equipe necessários para implementar o plano ao projeto ao responder a essa 7 perguntas de maneira completa e Clara o 5w2h nos ajuda a ter uma visão abrangente do que precisa

ser feito porque onde quando e por quem é uma ferramenta valiosa para promover a comunicação eficaz definir metas realistas e acompanhar o progresso em direção ao sucesso do plano de ação Além disso O 5w2h ele pode ser integrado a outras ferramentas da qualidade Como por exemplo o diagrama de Pessoa a partir de todas as sub- causas se levantadas do efeito maior você pode desenvolver a ferramenta 5w2h de modo a te auxiliar a desenvolver um plano de ação e assim nortear essa tomada de decisão assim de eliminar os problemas aí inúmeros benefícios decorrentes da qualidade mas

vale lembrar que as ferramentas da qualidade são bem aplicadas quando são utilizadas de forma sistemática e orientada para melhorar processos produtos ou serviços isso geralmente ocorre quando as seguintes condições são atendidas quando a objetivos Claros as ferramentas da qualidade são aplicadas com objetivos definidos Como reduzir defeitos eliminar desperdícios aumentar a eficiência ou melhorar a satisfação do cliente quando há uma liderança comprometida a alta liderança e gestores apoia das ferramentas da qualidade fornecendo recursos adequados incentivando a participação e reconhecendo-se os esforços e resultados alcançados as ferramentas da qualidade são bem aplicadas quando ao envolvimento da equipe

a aplicação das ferramentas da qualidade é uma atividade colaborativa envolvendo toda a equipe ou pessoas diretamente relacionadas ao processo em questão o trabalho em equipe aumenta a diversidade de perspectiva e torna mais provável a identificação de soluções efetivas as ferramentas da qualidade são bem aplicadas quando a coleta de dados é confiável as ferramentas da qualidade dependem de dados precisos e confiáveis é importante coletar informações relevantes e representativas para uma análise mais acurrada além disso as ferramentas da qualidade são bem aplicadas quando há uma análise aprofundada porque elas exigem uma análise minuciosa para identificar as causas

raiz do problema isso envolve aplicação de técnicas como o diagrama de chicaua diagrama de Pareto ou outros métodos específicos dependendo do contexto quando todas essas condições são atendidas as ferramentas da qualidade se tornam uma abordagem poderosa para impulsionar a eficiência a qualidade e o sucesso geral de uma organização ou projeto elas ajudam a criar uma cultura de melhoria contínua onde o aprendizado e a Inovação são valorizados e incentivados chegamos ao fim dessa jornada sobre as ferramentas da qualidade Espero que tenham apreciado e absorvido todo o conhecimento compartilhado ao longo dessa vídeo aula exploramos um conjunto

de técnicas Poderosas projetadas para aprimorar nossos processos e levar a eficiência e entregar resultados excepcionais compreendemos a importância de aplicar as ferramentas da qualidade em nossas atividades independentemente do tamanho ou segmento da nossa organização desde o diagrama digital aqui nos permitiu desvendar as causas raiz dos problemas até o Brainstorm que nos levou a nova se renovadoras ideias cada ferramenta desempenhou um papel crucial em nossa busca por excelência lembramos que a qualidade é mais do que um conceito é um compromisso contínuo de melhorar crescer e atender as expectativas dos clientes e partes interessadas como gestores líderes

e membros de equipe a aplicação adequada das Ferramentas de qualidade nos capacita a tomar decisões informadas resolver desafios complexos e proporcionar o impacto positivo nos resultados a medida que avançamos encorajamos cada um de vocês é incorporar essas ferramentas em suas práticas diárias incentivando um ambiente de aprendizado colaboração e melhoria contínua agradeço imensamente por terem compartilhar desse tempo conosco e Esperamos que continuem a trilhar o caminho da Excelência por meio das ferramentas da qualidade e lembre-se o aprendizado nunca paga Continua em buscando conhecimento e aplicando ou para alcançar Patamares de sucesso em suas jornadas profissionais e

pessoais até a próxima cada um de vocês alcance novos horizontes por meio da qualidade [Música]