Gestão de Projetos para times de Marketing, com Rachel Castelano | CD Cast - Ep. 004

fala pessoal sejam bem-vindos para mais um papo aqui no canal da Consultoria digital estamos começando mais um episódio do CDC E hoje nós vamos falar sobre como fazer a gestão de projetos de times de marketing eu trouxe aqui para bater esse papo com a gente a Raquel Castelano que é a nossa gerente de projetos aqui na consultoria digital ela possui mais de 13 anos de experiência com agências de Marketing e é responsável pela gestão dos cronogramas da nossa equipe a que obrigado aí por ter aceitado o convite Eu que agradeço a oportunidade Bora lá bora

falar de gestão maravilha então vamos começar lá é pelo Básico como eu sempre gosto Por que que é tão importante a gente fazer a gestão dos projetos vamos começar do básico aí tá lá do básico então a gestão de projetos no seu princípio né ela pode reduzir os custos de um projeto melhorar a eficiência desempenho do projeto da equipe em si amenizar riscos otimizar recursos eh e já tem um estudo né de que empresas que usam algum tipo de metodologia de gestão de projetos seja ela qual for elas conseguem cumprir um orçamento seguir um cronograma

e atender um escopo do cliente com padrões de qualidade né aqui na CD inclusive eh a gente faz isso em conjunto com a equipe de Gestão de Processos e também com a gestão de operações né Então essa Tríade aí fica de olho em todos esses itens esses princípios básicos que não cabem somente a gestão de projetos legal então já tá vendo aí que não não é só ter um gerente de projetos ali a gente precisa pensar em algumas outras coisas ali como processos que a gente daqui a pouco pode adentrar um pouquinho mais mas são

alguns elementos extras que vão fazer a empresa aí eventualmente até economizar dinheiro eh entregar tudo no prazo e assim né A a gente tá falando aqui do nosso ponto de vista como agência de marketing mas isso aí serve também se a pessoa tem um time de marketing ali internamente ou qualquer time que precisa entregar algo também é válido né sim com certeza até eh muita gente que leva ali os princípios pra vida particular né a gestão de um projeto particular se é um sonho um objetivo que você tem você pode aplicar várias dinâmicas da gestão

de projetos para conseguir chegar nesse objetivo perfeito e quais são assim vai os principais erros que você já viu aí no mercado que o pessoal comete quando tá falando de gestão de projetos tá os principais erros eu acho que assim tentar eh às vezes seguir uma metodologia ou um princípio que não seja adequado ao seu negócio né então é é muito importante que cada empresa cada time procure aquela metodologia aquela gestão que se adapte melhor ao que você vê vende seja um produto um serviço né então querer ficar tudo muito ali dentro de uma caixinha

só só porque aprendeu leu um livro sobre aquela gestão específica eu acho que talvez esse seja um um dos grandes erros aí da da gestão né tentar seguir algo que outra pessoa escreveu mas que não necessariamente vai ser prático pro seu dia a dia sim e até também tem a questão né de Às vezes a pessoa né que eu já vi contrata um sistema mas esse sistema não se encaixa aos processos do dia a dia daquela empresa daquela agência daquele time aí muda todos os processos toda a forma como já tava funcionando tava tudo fluindo

para tentar se encaixar num sistema E aí atrapalha tudo aí começa a atrasar ninguém entende mais nada eu acho que isso é um erro também que a galera não pode correr o risco de de cometer né Bem lembrado a ferramenta Ela é bem importante também e E é isso que você disse né em busca sempre de uma ferramenta que atenda às necessidades e não ao contrário você mudar os seus processos para se encaixar em uma ferramenta né aqui na consultoria nós já trocamos de ferramenta três ou quatro vezes já desde que eu entrei aqui pelo

menos sempre em busca disso né de melhorar eh de otimizar esse tempo esse recurso de uma forma que se encaixe melhor os nossos processos e não que a gente fique engessado em como uma ferramenta funciona então a gente sempre tá em busca desse tipo de melhoria também sim e aí né todas essas mudanças etc que a gente já fez em alguns dados momentos a gente foi aplicando novas metodologias né traz aí pro pessoal que tá assistindo a gente quais metodologias que tem no mercado e aquelas que a gente aplica aqui na na CD tá é

hoje assim gestão de projetos Existem várias metodologias vocês podem buscar aí na internet vão achar as 12 melhores ou as 12 mais usadas as 10 mais fáceis eh mas assim cada empresa ela pode usar uma metodologia ou até mesmo combinar múltiplas né mais de uma pegar um pouquinho de cada processo ali e fazer uma junção para que se adapte melhor ao seu dia a dia a sua necessidade eh atualmente o que a gente mais ouve falar hoje nas empresas são as metodologias ágeis Mas isso não significa que as metodologias mais tradicionais tenham sido esquecidas ou

não estejam mais sendo usadas né Como por exemplo o pmi que é uma das mais famosas né ali o pboc Tem também a sixsigma a CPM enfim tem várias outras metodologias eh mas até um exemplo prático Que eu Trago aqui no dia a dia da Consultoria digital nós usamos uma metodologia que ela Surgiu da junção de duas metodologias ágeis que é a scrumban né a mistura do scrum com o canan então aí surgiu esse scrumban que é o que a gente utiliza hoje aqui no dia a dia tá no mudo mute aqui explica um pouquinho

melhor aí que que é esse scrumban aí Tá bom então scrumban como eu tava falando ele é mistura de de scrum com o kamban né o kamban a parte que a gente utiliza mais aqui na CD relacionada a essa metodologia é com relação as etapas de uma mesma tarefa por exemplo aqui na consultoria a gente entrega um conteúdo de blog post e que ele tem várias etapas então tem a criação de pauta depois ele vai paraa redação revisão aprovação do cliente publicação e a gente faz uma conferência ali qualitativa dessa publicação nessas etapas de um

único entregável né de uma única demanda a gente utiliza esse formato canan que é essa essas etapas eh em sequência né já na questão do scrum a gente utiliza o formato das sprints semanais eh e também a gente faz a realização das daili né que são algumas reuniões aí dentro da metodologia do scrum perfeito então aqui juntou duas coisas para se adaptar à nossa realidade aí até para quem não visualizou pelo menos na minha cabeça bem claro assim o kamban eu conheci com aqueles negócios dos postites né de ir avançando os postites ali na luz

alguma coisa assim isso essa é a visualização mais clara do kamban é exatamente essa né os pos postites que você vai mudando conforme vai avançando de etapa então essa parte que a gente utiliza para uma tarefa por exemplo como o texto que eu citei aqui sensacional e até me V assim né normalmente a galera acaba usando um trelo alguma coisa assim que vai as colunas ali né que s a nossa lousa vamos trazer pro digital né sair da lousa Vamos pro digital é aquela o para fazer o fazendo o concluído ou tem mais etapas às

vezes revisão às vezes também tem equipes separadas ex funciona só que a gente adaptou colocou coisas a mais ali pra gente ter eh um pouquinho mais de de controle das nossas entregas né que por exemplo né na minha visão eh uma da um dos grandes diferenciais para nós que depois que a gente aplicou que ajuda bastante a gente entregar tudo no prazo foi a questão das sprints semanais eu acho que assim foi um grande divisor de águas ali eh pra galera que nunca vi falar que que que que é essa tal de Sprint porque assim

talvez quem é de Dev né tá bem acostumado aí pessoal de desenvolvimento tá bem acostumado com essas nomenclaturas porque a maioria das metodologias ágeis acabou vind da galera de desenvolvimento e a gente pegou pro marketing aqui e adaptou mas o que que é tal da Sprint que todo mundo fala tá é como você comentou realmente foi uma virada de chave aqui quando a gente começou a utilizar as sprints semanais Então como que a gente faz aqui na CD né no início da semana é alocada uma quantidade específica de tarefas para cada profissional de acordo com

a capacidade produtiva de cada um né ali em horas a gente já tem eh tudo isso mapeado através de relatórios dados históricos enfim né sempre ali com data driven em dia então a gente consegue essas informações de capacidade produtiva Então a partir disso toda semana a gente aloca essa quantidade específica de tarefas para cada um no final da semana né na sexta-feira ou ali na próxima segunda no comecinho ali a gente faz o fechamento da porcentagem das tarefas realizadas então naquela Sprint né Eh além desse fechamento a gente faz uma verificação diária ali um pouquinho

mais rápido a gente dá uma passadinha em cada profissional rever asint porque sempre chega alguma prioridade alguma urgência que a gente precisa fazer algum remanejamento de datos tal e aí dependendo né da quantidade ou da complexidade dessas tarefas novas que surgem durante a semana a gente faz uma reorganização da Sprint né E essa reorganização ela pode tanto eh alterar a data de alguma tarefa que já tava ali para essa semana de repente paraa semana que vem algo que a gente ainda consegue né um prazo mais flexível ou quando isso não é possível a gente remaneja

mão de ional mesmo né então um analista de outra equipe que esteja com a Sprint um pouco mais tranquila a gente faz essa reorganização por isso que tem essa essa validação digamos assim di área ali só para ver se do dia paraa noite não chegou nenhuma urgência nada do tipo que aí entra em ação por exemplo as dailies né aquela reuniãozinha de 15 minutos rapidinha pra gente validar se não tá nada travando A Fila porque se tá travando às vezes vai ter que reajustar um monte de datas enfim entregas por conta de de um impeditivo

né é isso nas nossas dailies a gente sempre discute né O que vai ser feito naquele dia se existe algum impeditivo porque é isso também ah de repente um analista está com uma tarefa mas tá dependendo de um acesso ent Então vamos puxar uma outra tarefa que de repente nem tava prevista mas né Vamos substituir ali pra gente conseguir ocupar esse tempo essa demanda enquanto tá esperando uma resposta eh ou paraas outras pessoas que estão ali na da né que são da mesma equipe de repente alguém tem alguma ideia ou ou sabe a resposta daquele

impeditivo ou o atendimento vai correr atrás do cliente para ter determinada informação então a Daily Ela é bem bem focada nisso né de saber o que que tá acontecendo nos projetos da equipe E além disso aqui na CD também a gente faz a Daily da liderança então além de cada equipe que executa de fato ali né as tarefas de cada projeto de cada cliente a gente faz uma Daily da liderança que aí ela é um pouquinho mais objetiva né não é tanto o que eu vou fazer hoje tal é mas para discutir realmente esses impeditivos

ou alguma trava de determinado setor Então o que é discutido nas daes ali das equipes a liderança trás paraa Nossa DAE que é a última da da na escala ali ela fica por último justamente pra gente tratar eh o que tiver travando ou enfim o que tiver de problema ali sim né que às vezes passou né a gente tem várias equipes as equipes vão reportando em traves ali impeditivos aí chega no final ali de todas as as reuniões é resolver o que tiver ali com a liderança para ver como que a gente pode intervir né

ser um facilitador ali para pra nossa equipe às vezes falar com o cliente falar com as outras equipes do grupo do enfim a gente vai buscar de alguma forma usar a a liderança para ela realmente botar ali a a força dela para para rodar e um negócio que você falou que eu achei muito legal para quem tá ouvindo de repente não pegou ali para que a gente possa ter então uma Sprint mais eficiente ela legal a gente então ter esse cuidado de saber quanto tempo cada tarefa leva né porque assim quando eu era programador há

muito tempo a gente assim estimava quanto tempo ia demorar para fazer uma determinada função ali no no site tal cria um botão um popup um negócio e chutava um valor de horas ali por a gente não tinha o costume pelo menos na minha época de fazer o tracking ali e falar pô para fazer esse tipo de atividade eu levo tantas hor hor mas aqui na consultoria edital a gente já consegue ser muito mais previsível né sim e o sistema de gestão também de tarefas facilita muito né como todas as tarefas ali independente da quantidade de

pessoas envolvidas elas apontam a quantidade de o tempo né que demorou em cada etapa a gente consegue extrair relatórios não só do pelo tipo de tarefa né a média do tipo de tarefa mas o tipo de tarefa por cliente então pode ser que a mesma tarefa para um cliente demande um tempo para outro cliente demande um pouco mais ou menos dependendo da complexidade do setor O nicho do mercado Então a gente tem esses dados históricos E aí com base nisso a gente já sabe qual equipe atende qual cliente então a gente tem a média por

cliente a média por equipe então a gente consegue fazer todas essas essas sprints baseadas n nesses dados já históricos então tem mês que né dá uma diferença ali para mais um mês dá uma diferença para menos mas se a gente se basear ali na média não tem erro dá para fazer uma tranquila Fantástico a obviamente né se falar sistemas etc Quais são os sistemas hoje que a gente tá utilizando né Lembrando que a gente já trocou várias vezes então a metodologia ela migra aí eh independente do software Mas que que a gente tá usando hoje

pra galera tem uma base assim Lembrando que funciona para nós para você que tá assistindo Pode ser que outro sistema seja muito melhor simplesmente é o que a gente usa aqui no nosso dia a dia exatamente o hoje o que a gente utiliza como gestão de tarefas é o Eite né A gente achou esse sistema que ele é próprio não próprio né mas ele é muito focado em agências de marketing então ele tem recursos muito legais para agências eh junto com o ecite ele dá a possibilidade de integrar com o Power bi então aqui a

gente tem um dashboard que a gente utiliza né do Power bi integrado com ecite para trazer todos esses números não só os dados que eu comentei de tempo de tarefa e tudo mais mas até mesmo quantas tarefas para qual analista de qual cliente em qual situação ativa pausada guardando aprovação Então essa integração entre o Eite e o Power Bi é o que a gente mais utiliza hoje para tirar relatórios capacidade produtiva enfim o data driven que a gente utiliza né assim é basicamente esse uhum certo e aí uma coisa que eu acho que é legal

você comentar pra galera é a questão de como que a gente organiza as nossas semanas porque assim Nem toda semana ela é igual a gente tem vamos dizer a as temporadas ali por semana de algumas atividades que a gente precisa priorizar que assim que acho que até uma coisa legal de quem tá escutando tomar nota é que assim a gente pode ter um zilhão de tarefas mas não quer dizer que todas t a mesma importância todas t a mesma prioridade Então como é que hoje você faz essa organização aí só pra galera entender o que

que a gente passa aqui durante um mês ali durante as quro semanas sim na nossa realidade hoje a primeira semana ali né a partir do primeiro dia útil do mês digamos assim é focado em relatórios né Nós apresentamos entregamos relatórios mensais de todos os clientes referente ao mês anterior então ali do dia um até o dia 10 mais ou menos né dependendo ali do final de semana a gente tá focado em emitir esses relatórios apresentar ou enviar né então e é basicamente essa a divisão principal da primeira semana depois ali entre a segunda e a

terceira semana a gente já tem uma mais distribuído entre análises de so e planejamentos né isso falando eh do setor de so especificamente e na última semana ali do mês a gente tá terminando alguns planejamentos que Ainda faltam com alguns ajustes que voltaram de repente e terminando ali de implementar as análises já no setor de conteúdo por exemplo é um pouquinho diferente o setor de conteúdo a o mês digamos assim ele começa uma semana antes né então assim na última semana do mês anterior a gente já começa a área de conteúdo com a criação das

pautas e a partir da primeira segunda terceira semana ali é que a gente faz a redação o envio para aprovação e e as publicações vão ocorrendo subsequentemente né com relação aos envios e aprovações eh então é bem importante não só querer dividir tudo que você tem para entregar no mês então por exemplo se a gente tem 100 análises de so para entregar o mês não significa fica que a gente vai entregar 25 análises em cada semana porque as semanas são montadas né de forma diferente então na primeira semana vai ser se a gente conseguir entregar

vai umas cinco análises junto com os relatórios aí as demais a gente vai distribuindo nas outras semanas né Isso é mais ou menos esse fluxo que a gente segue aqui hoje sim ou seja tem que prestar atenção na dinâmica do dia dia para entender porque por exemplo as os primeiros 10 dias Tem muita reunião acontecendo junto os nossos clientes para apresentar os relatórios tirar dúvida às vezes já apresentar um planejamento etc então não dá para colocar a mesma quantidade de tarefas né de executar ali a a parte de análise por exemplo igual você comentou igual

numa semana que não tem esse monte de de relatório Então seria é aquele negócio se dividir por igual é certeza que vai atrasar porque não vai dar tempo de fazer é humanamente impossível ser feito com as horas disponíveis Ali vai acabar sendo jogado paraa semana seguinte que vai sobrecarregar a semana seguinte ou seja o planejamento na verdade não existe só foi feita uma distribuição ali de jogar as tarefas de qualquer jeito mas não foi feita uma gestão um planejamento né de como realmente a gente queria que acontecesse exatamente fora a refação de quem monta as

sprints e da própria equipe que tá executando né porque se você divide sem esse planejamento fala não vou entregar 1/4 das coisas por semana mas aí chega no final da primeira semana já não entregou aí você tem que ficar remanejando e realocando as datas para uma próxima mas aí já tinha as coisas que estavam planejadas paraa próxima se você não né não não fez essa divisão correta com capacidade né Não só por quantidade aí gera bastante refação e e até a equipe ficar indo em busca de informações que de repente a gente ainda não tem

no primeiro momento uhum certo aí indo nessa linha do que você falou ah a gente tem que olhar pra capacidade né daquela semana que dá para dar vazão aquelas tarefas para que tudo fique bonitinho você consiga locar dar melhor M forma possível mas vamos supor que deu dor de barriga em alguém e esse alguém não conseguiu entregar ali todas as atividades daquela Sprint Qual que é a ação que a gente toma logo na sequência na Sprint seguinte o que que a gente tem que fazer para não deixar isso virar uma bola de neve sim eh

quando a gente faz o fechamento da Sprint né então a gente já vê o que que ficou ali sobrando se para Sprint seguinte e o desse mesmo analista desse mesmo profissional Ainda cabe alguma coisa que ele não fez por exemplo na semana anterior né ainda tem um espaço ele tinha um respiro né nessa capacidade a gente consegue encaixar pro mesmo colaborador se isso não é possível a gente tem duas opções ou a gente tenta realocar para outro profissional que né Mesmo que seja de outra equipe mas que faça ali eh a mesma coisa né seja

do mesmo setor E esse outro profissional ajuda então pra gente não ter esse atraso ou que a gente utiliza de vez em quando também eh é o uso de fras né então às vezes tarefas específicas que a gente consegue terceirizar fazer né com com pessoas de fora da CD eh que Ten o conhecimento técnico e tudo mais a gente consegue eh ter essa outra opção Aí caso ainda caso não seja mais possível absorver internamente mesmo se a gente prevê que não não adianta segurar essa tarefa por três semanas porque vai chegar na última e também

não vai dar tempo de fazer então a gente também tem essa opção Então já se antecipa pede para outra pessoa fazer outro profissional e a gente já libera logo sem sem virar essa bola de neve lá no final do mês e tudo atrasado que a gente sabe dentro do se já é um resultado de médio e longo prazo se a gente deixar para entregar uma bola de neve no final só vai demorar mais ainda para vir esse resultado Ou seja aquele relatório que a gente teria que apresentar no mês que vem a gente não vai

conseguir ali ser muito efetivo porque não não foi feito no tempo certo né exato ou seja Então a gente tem que ficar atento ali pro primeiro escorregão que der ou vai redirecionar para um colega ou a gente vai repriorização assim né você falou que a gente faz um acompanhamento ali até diário né para saber como que estão as coisas e tudo mais mas o que que necessariamente a gente vai olhando seja diário semanal mensal Ou seja que indicadores que a gente vai acompanhando ali para saber se a gente vai conseguir entregar aquela tarefa no prazo

que tem várias etapas né Ou aquele projeto como todo né que os nossos projetos são mensais ali vamos dizer assim os escopos né que a gente entrega como Quais são os indicadores que a gente vai observando para falar hum sinto que Esso aqui vai atrasar é melhor eu ficar maisem em cima dá mais atenção ou não isso aqui é certeza vai dar para entregar tudo no prazo sim é além desse fechamento semanal né que aí a gente faz o balanço da quantidade que tava prevista e o que foi entregue de Fato né E caso aí

não tenha sido entregue tudo que a gente precisava fazer todos esses todos esses remanejamentos ã a gente também faz um acompanhamento do do projeto em si né Não só das tarefas da semana ali da Sprint mas de vez em quando ali pelo menos uma vez por semana a gente entra em cada projeto para ver como que tá o andamento de cada um então por exemplo se algum projeto ele não foi entregue nada e nós estamos já na segunda semana do mês a gente vai entender Por que que não foi entregue nada tá com algum impeditivo

ou é alguma coisa que a gente tá travando interno né alguma mão deobra que tá eh a Sprint que não tá sendo entregue Por isso tá acarretando nessa nesse acúmulo de tarefas de um mesmo cliente então a gente olha são vários fatores né tem o dashboard que eu comentei que os relatórios do deite a gente consegue com Power bi ali integrar e ver nesse dashboard então a gente olha por por cliente por quantidade de tarefas em aberto e aí a gente tem essa essa questão da quantidade total né então assim ah se eu tenho 300

análises de se vai entregar no mês e aí a primeira semana a gente já sabe que não vai fazer nenhuma digamos assim então são 100 paraas próximas três semanas né Tá chegou na primeira semana a gente não fez o mínimo de 100 o mínimo de 90 análises significa que a gente já tá começando a ficar para trás então é aí que a gente entra com esse modo de ação de eh conversar com a liderança do setor que tiver atrasado Ou conversar com a equipe do projeto específico que tiver em atraso né a segundas feiras a

gente também faz uma reunião de operações que é onde são apresentados esses números das sprints o número de cada projeto inclusive né e é nessa reunião então aonde toda a liderança discute qual vai ser o plano de ação a ser tomado a partir daqueles números sim e aí né para quem não entendeu esses números é o percentual que a gente entregou do projeto até aquela altura do mês já tá entrego 25% 50% 90% a meta sempre é chegar no 100% então aquilo chegou mais ou menos no meio do mês não tá nem perto dos 50%

Opa começasse preocupar aí porque alguma coisa tá errado ou então a gente vai ter que correr muito ali nos últimos 15 dias do mês para conseguir entregar todas as essas Essas atividades isso mas pensando aí nessa dinâmica e tudo mais né Eh você acredita que é mais software ou é mais cultura que mantém as coisas fluindo tá eu acredito que seja 70% cultura e 30% software é claro que um sistema uma ferramenta que ajude no dia a dia com certeza Vai facilitar vai otimizar mas a cultura da equipe entender o por que a Sprint tem

que ser entregue por foi definido eh determinados prazos ou essa divisão de Porque que na primeira semana é mais de uma coisa e na segunda semana é mais de outra eu acho que esse entendimento essa proatividade sejam fundamentais uhum ou seja tem que ter um aliamento forte com a equipe para eles comprarem a ideia e entenderem porque que fazem o que fazem tem exatamente até mesmo por isso que tem as dailies né Principalmente n no nosso caso hoje que é 100% remoto né Então essas dailies elas são fundamentais porque você não tá com o seu

colega ali do lado que qualquer dúvida você vai virar a perguntar e você já tem a resposta na hora por mais que a gente tenha né um um outro sistema aqui que a gente usa o discord para se comunicar se uma pessoa tá concentrada em uma tarefa ela vai demorar um pouquinho mais ali para responder então essa essas reuniões esses esse acompanhamento é fundamental para pro bom andamento da Sprint e do projeto como um todo sim é você troue um ponto importante ainda até a camada estamos trabalhando todos no formato remoto a gente tem pessoas

que tão em São Paulo no Sul em Minas em tudo quant é lugar a gente tem alguém eh trabalhando e por isso que precisa ter essa comunicação muito assertiva tudo bonitinho Eu lembro que lá no primórdios da Consultoria de tal que quando a gente não tinha essa cultura forte né orientada a bater essas metas de entrega bater até as sprints a gente não tinha muito isso a gente tinha ali Óbvio sistema que dividia as tarefas tudo mais mas não tinha essa maturidade pra coisa acontecer nossa muitas das vezes a gente tomava um susto assim que

tipo nossa tem que entregar tudo isso agora por que que acumulou tal a gente não tinha tanto essa essa visão e a gente ainda tava no presencial agora adiciona essa camada aí do remoto para desandar as coisas é rápido né muito mais fácil tanto que no presencial as daes Elas costumam ser em pé as pessoas não vão para uma sala de reunião discutir elas se encontram em algum lugar em pé que é Para justamente ser dinâmico e não desfocar né não desvirtuar ali o assunto da reunião Uhum aí quem tá assistindo a gente aqui agora

e tá pensando Pô eu não tenho nada de sist eu não tenho nada eu faço tudo aqui de cabeça papelzinho postite sei lá tô fazendo do modo bem bem tradicional como que a pessoa pode escolher o melhor vamos dizer software sistema de gestão de tarefas pra empresa dela pro negócio dela porque assim a gente tem um monte de opções ou vou citar aqui algumas que eu me lembro que a gente já testou se você lembrar de mais alguma você fala aí a gente já testou o teamwork a gente já testou o azana a gente já

testou o operand o Run Run agora oite não me lembro se fal ah o trelo a gente já usou e às vezes usa porque é mais fácil para se comunicar com o cliente mas não sei se tá faltando algum Monday a gente usou é isso que ia falar de uso interno da CD não mas alguns clientes T as suas as suas ferramentas específicas então a gente já utilizou mond Click tem o ai note como é que é notion notion notion isso então assim ferramenta tem de monte Então como que a gente escolhe né Eh voltando

lá naquele ponto principal não é o seu processo tem que se adaptar a sua ferramenta então o primeiro ponto é procurar uma ferramenta que se adequ a maior parte das suas necessidades nem sempre você vai achar uma ferramenta que vai suprir 100% do que você precisa mas tenta então ir testando todas e ver aquela que mais Supre essas necessidades eh para isso é importante não só uma pessoa ir lá e contratar uma ferramenta é legal validar com quem vai usar no dia a dia pega algumas pessoas da equipe aquelas pessoas que que realmente vão utilizar

mais ali né Eh os gestores a liderança pede para eles validarem fazerem um uso um teste então assim a ferramenta ela tem que ser de fácil utilização e também flexível para se adaptar aos processos dos projetos né Tem muita ferramenta inclusive que se você preencher um formulário ou mandar uma sugestão Ah eu gostaria né que tivesse essa essa ferramenta esse tipo de comportamento aqui dentro eles desenvolvem porque se eles vem sentido ou se muitos clientes estão pedindo aquele mesmo eh gadget né alguma coisa assim eles vão desenvolver então é é legal também ter esse essa

esse canal de comunicação aberto com o seu vendedor lá da ferramenta né Com quem você cont enfim para para tentar flexibilizar ele de acordo com o que você precisa Uhum E hoje assim se se a gente precisar mudar de sistema de novo como a gente já mudou algumas vezes vocês viram aí que a gente já mudou várias vezes e já já aviso que dá um trabalhão fazer a mudança porque a gente atende algumas dezenas de clientes e temos algumas dezenas de pessoas trabalhando É treinar todo mundo lançar tudo no novo sistema é toda uma dinâmica

nova novas dúvidas novos processos botões novos para apertar então dá um trabalho mas vamos supor que a gente precise migrar para uma próxima ferramenta de gestão quais seriam os pontos ali que a gente vamos dizer entre muitas aspas não vive sem são os pontos que a gente gostaria muito que a próxima ferramenta mantivesse ela também tivesse ali esse recurso esse botão essa etapa e não sei o quê que que você acha que é primordial hoje para nós tá eh dentro da nossa realidade eu vejo essa questão das etapas que eu comentei que segue ali a

parte do kamban né então ter etapas dentro de uma mesma tarefa pra gente seguir isso ã a questão dos relatórios é muito com dados que são imputados na ferramenta então por exemplo pra gente saber a capacidade produtiva ou a média de tempo ali que a gente leva para cada tarefa ou para cada cliente é porque todos os profissionais utilizam um time sheet ou fazem o apontamento né De quanto tempo demorou ali em cada tarefa então isso também é bem importante que mais hum essa possibilidade também de vários profissionais trabalharem dentro da mesma tarefa né independente

das etapas ou até mesmo algumas coisas em paralelo de repente uma mesma tarefa pode ter duas etapas ali em paralelo hoje a gente consegue fazer isso ã divisão por projetos aqui na CD a gente eh tem a divisão por cliente e por projeto sendo que cada projeto é o mês do escopo do cliente né então o cliente tem um um contrato recorrente né entregas fixas todo mês então cada mês a gente considera como um projeto Então vamos entregar as demandas da Consultoria digital de maio de 2024 quando chegar em junho a gente cria um novo

projeto para ter também essa esse controle de que tudo referente ao escopo daquele mês tá sendo entregue a gente também faz essa divisão ali por mês né Eu acho que esses são pontos bem importantes essim time sheet essa divisão por projetos por etapas criação de modelos de projeto modelos Bem lembrado modelos é bem importante né como eu disse como a gente tem essas entregas fixas Imagine se todo mês a gente tiver que lançar todos os projetos todas as tarefas e todas as etapas manualmente né então eu citei ali a um texto quantas etapas a gente

não passa para um texto imagine um cliente que tem 12 textos imagine 70 clientes com textos eu ter que né a gente tem que lançar isso então a gente tem modelos pré fixados Ah é um modelo aqui de um cliente que tem duas análises quatro texos esse modelo tá pronto eu só replico ele faço o cronograma das datas ele já tá até com os executores predefinidos Isso é muito bom sim você tem ideia de quantas tarefas etapas a gente tem hoje lançadas todo mês é muito né sei que é é um número gigantesco muito é

muito assim do último o levantamento que eu fiz bem por cima é para mais de 500 né Porque só de de tarefas E aí coloca a quantidade de etapas por tarefa ali é muita coisa é muita coisa ou seja se tivesse que lançar tudo um a um teria que ter um um 15 gerentes de projeto lançando ali as tarefas e ainda assim talvez não daria conta porque é muita coisa exato fora a possibilidade de erro né com certeza e até uma dica que eu dou que a gente fez aqui na CD em em todas as

trocas de sistema é a gente nunca desligou um sistema para já começar o outro né sempre foi um período de transição então ah a gente cadastra os primeiros clientes na ferramenta nova e começa a utilizar ainda usando antiga e vai migrando aos poucos até toda a equipe está habituada à nova ferramenta Porque por mais que ã por trás ela seja a mesma coisa né ah é o scram ou é o cban enfim por mais que seja a gestão de tarefas um botão que tá diferente num lugar o visual o layout querendo ou não as pessoas

se perdem um pouco para se acostumar ali no começo né É normal eh até hoje às vezes no ecite ainda depois de tanto tempo utilizando a gente descobre alguma coisa nova ou alguém fica com dúvida esquece alguma coisa e aí a gente sempre né Tem alguns vídeos gravados de dicas ali ou o próprio treinamento que que a ferramenta nos ofereceu também foi muito bom Então essa é uma dica né a transição ela sempre vai est ali com dois sistemas paralelo até que tudo do anterior tenha sido migrado ou tenha sido finalizado e mesmo assim mesmo

migrado ou finalizado eu aconselho manter ainda por um tempo por alguns meses ali se possível uns três meses a ferramenta anterior Porque mesmo que finalizou uma tarefa entregou mas se surge uma dúvida acontece alguma coisa dali um dois meses e aí onde é que tá esse histórico né como é que você vai recuperar isso então eu aconselho também esperar um pouquinho ali antes de cancelar a ferramenta anterior dicas valiosíssimas porque a gente já fez isso várias vezes gente já tá crack nessas migrações aí mas quem tá assistindo tá vendo ó você vai ter que treinar

a equipe ter paciência não é do dia pra noite não é assim ah segunda-feira a gente vai est com novo sistema se fizer isso a probabilidade de ninguém conseguir nem operar o sistema e atrasar tudo é alta e aí vai ser um problema muito mais complicado do que você pagar um dois três meses da outra ferramenta para irem paralelo fazer as coisas com calma aquilo né vai jogando um pouquinho doss projetos pro outro a galera vai acostumando daqui a pouco tá tudo lá mas não pode ser uma coisa muito bruta ali abrupta porque senão a

coisa vai vai desandar mas beleza então pensando aí que a a galera que tá ouvindo a gente aqui ela decidiu aí então fazer igual a consultoria digital e ter tudo muito organizadinho com seus sistemas processos etc qual que seria ali um passo a passo quais seriam as etapas paraa galera ter tudo o mais redondinho possível né vamos dizer parecido com a consultoria digital o que que precisaria ser feito tá eu acho que o primeiro passo é você mapear tudo né todos os seus projetos mapear o que você entrega né O que você vende se é

um serviço se é um produto E com isso em mãos fazer um planejamento dos processos eu acho que processos é um dos das palavras chave principais paraa gestão de projetos ter processo né Depois com com esses processos e com a equipe envolvida também né Lembrando que isso é feito sempre a quatro mãos a muitas mãos né não é uma pessoa só Eh aí então parte-se pr pra parte ali de execução mesmo e acompanhamento então é é isso você pode contratar uma ferramenta se você não não Ah ainda tá muito no início não tem como destinar

uma verba para uma ferramenta tem algumas ferramentas gratuitas que dá para iniciar ali pelo menos para ter uma noção desse processo Ah se se eu achei que a metodologia cban é a que mais vai se adaptar aqui ao meu dia a dia tem o trelo que ele tem né até uma quantidade ali de usuários que você pode criar gratuitamente por exemplo você não precisa pagar né inicialmente então testa testa a ferramenta Testa o processo faz melhorias Lembrando que processo ele nunca você nunca vai chegar 100% num num num num objetivo não no objetivo né mas

você nunca vai fechar um processo ah criei esse processo pronto nunca mais vou mexer nele não os processos eles estão em constante evolução né justamente os projetos estão em constante evolução né um projeto nunca morre ele sempre evolui ele sempre melhora assim como os processos e as ferramentas T que acompanhar tendo essa ferramenta em mãos faz esse treinamento da equipe né Não só da ferramenta mas dos processos da cultura que você tá ali querendo implantar tá na sua empresa é muito importante também treinamento então processos Treinamentos e o acompanhamento né como eu disse nunca vai

morrer o processo ou o projeto Então você tendo implementado qualquer atividade faz o acompanhamento faz uma revisão do que que precisa melhorar ou do que que tá ótimo vamos seguir assim ou Putz precisa mudar precisa jogar tudo no lixo vamos fazer de novo Vamos mas faz essa revisão faz esse acompanhamento é primordial não eh colocar algo para funcionar e simplesmente esquecer né a gente tem que tá ali em constante revisitação total e assim né Eu acho que tudo que isso que você falou dois pontos que eu peguei aqui a questão dos processos por exemplo né

primeiro né se você fala ah mas eu não tenho playbook eu não tenho nada desenhado Pode acreditar que já tem um processo funcionando se você entrega Alguma coisa Alguma o processo já existe Talvez ele só não esteja documentado aí é legal você documentar da forma mais simples e básica possível só para começa aqui etapa 1 2 3 4 5 6 tal para que a gente possa o quê transportar isso pro sistema porque aí quando você jogou pro sistema ali a coisa flui aí mensurando cada etapa o tempo igual a gente comentou aqui com Se o

time sheet ou qualquer outro tipo de indicador você volta a revisitar esse processo e você vai Puts eu consigo melhorar aqui melhorar aqui aqui aqui E daqui a pouco aquele processo que Às vez você demorava 3 horas para fazer depente você tá fazendo em uma hora por qu você você foi analisando e vendo caminhos melhores formas melhores às vezes sai uma ferramenta nova uma ferramenta melhor por exemplo Ah agora é o bundas inteligências artificiais a gente falou aqui no episódio que a gente gravou com a Ana a Ana Carolina que é Nossa líder do setor

de conteúdo ela falou bastante sobre a parte de utilizar inteligência artificial para gerar e produtividade na equipe e a produtividade é o quê conseguir fazer o mesmo trabalho só que com um tempo menor e aquilo então o processo mudou agora vamos utilizar a inteligência artificial para ter esse ganho de tempo e aí consequentemente o sistema tem que acompanhar essas mudanças que a gente vai eh fazer e um outro ponto que você falou que eu achei bem legal também que foi uma virada de chave para nós aqui da Consultoria edital foi quando a gente começou a

ter uma cultura mais forte eh para dados que assim não que a gente não tivesse não fosse orientado a dados afinal de contas a gente trabalha com marketing digital tudo são Dados é é a meta para ficar bem posicionado a meta de acessos a meta de vendas a gente tinha muitas metas só que eram metas mais conectadas com o cliente o resultado que a gente vendia para o cliente só que chegou um dado momento que a gente falou não a gente tem que ter as nossas metas internas de entregas de tarefas sprints produtividade etc etc

quando a gente começou a também ter esse olhar para dentro Nossa coisa fluiu muito melhor tanto que problemas com atrasos que há sei lá 3 anos atrás a gente tinha com certa frequência hoje já quase não existem por quê tem todo um acompanhamento e a cultura é forte e todo mundo sabe eu tenho a minha meta com a minha sprint com a minha equipe e assim por diante isso faz com que uma cultura forte faça o processo ser cumprido e consequentemente a gente vai batendo todas as metas ali de de entregas entregas as sprints né

você fica feliz quando as as sprints são entregas no prazo ficamos muito felizes tudo flui muito melhor então processos e cultura a São dois pontos importantes que quem tá ouvindo esse esse podcast aqui tem que pegar tomar nota e colocar para para rodar e Raquel você sabe que a galera que assiste o nosso canal eles gostam ali muito de de coisas práticas você já deu um passo a passo aqui ISO que é um passo a passo que querendo ou não não vai não vai ser feito em um dia não vai ser feito em uma semana

vai consumir muito mais tempo para chegar no mesmo ponto que a gente até pr pra galera que tá ouvindo ter um pouquinho de noção de tempo este ano 2024 a consultoria digital vai vai completar 10 anos e nesses 10 anos a gente testou todos esses sistemas testou várias vezes formatos de processo processos que deram certo processos que tiveram que ser aprimorados os outros que a gente teve que igual a r falou volta do zero refaz então levou 10 anos pra gente chegar no ponto que a gente tá e a gente ainda assim não está falando

que está na na perfeição a gente ainda sabe que sempre dá para melhorar então não tenha tanta pressa de achar que em uma semana você vai conseguir resolver tudo igual a Raquel explicou mas pensando numa eh atividade prática ali porque assim eu acredito que conhecimento sem ação não vai gerar nenhuma transformação para quem tá ouvindo então eu quero dar uma ação prática para quem tá ouvindo que realmente se eles colocarem em prática agora terminando esse episódio eles vão pegar vão executar ali e a gestão de projeto deles vai melhorar significativamente Que dica direcionamento você poderia

trazer pra galera tá eh uma dica que talvez não seja só para gestão de projetos tá é é mais no âmbito Geral de cultura da empresa também e que obviamente vai eh por consequência melhorar ali a a gestão manté a comunicação Clara e direta com toda a equipe envolvida do projeto né ter transparência sobre os cronogramas os prazos pré-estabelecidos Por mais que você você não siga uma metodologia como você disse se você entrega alguma coisa algum processo já existe por menor que ele seja então assim a comunicação ela é a base de tudo não não

só com a equipe interna né com o cliente também então eu acho que essa comunicação direta essa transparência né informações importantes do projeto Elas têm que ser compartilhadas com a equipe toda envolvida não é no particular com um ou dois profissionais ali né informações importantes Elas têm que ser compartilhadas com todos então acho que esse é um primeiro passo né pra gente já começar eh os demais que a gente bateu aqui que é dos processos da cultura treinamento da equipe acompanhamento de resultados eu acho que tudo isso eh precisa da comunicação Se você treinar equipe

mas você não tiver comunicando porque você tá fazendo isso se você tiver um processo mas a sua equipe não tiver ciente o porque que esse processo existe Ah você tá acompanhando o resultado E a meta mas a galera não sabe o por que a Sprint é feita daquele jeito no caso né se você estiver usando Sprint enfim a o a metodologia que você tiver usando Eh de nada vai valer né Ah legal eu montei aqui a Sprint pro meu profissional x mas eu não falei para ele o por que é esse prazo Por que é

essa meta eh o por que eu uso essa metodologia né o por que ela se adapta melhor ao nosso dia a dia a nossa realidade Então acho que a comunicação sempre é é a base de tudo E aí aos poucos é isso a gente vai criando os processos vai ao longo dos anos só evoluindo né né e assim não não tenha medo de mudar é ruim quando você muda e você percebe que você retrocedeu né mas não tem jeito viu para na hora e volta e pra evolução continuar eh permanente mas mudar sempre vai acontecer

então não tenha medo de mudança elas vão acontecer e mais frequência do que você imagina Mas é importante sim e aquilo né durante a transição pode parecer que que tá pior porque dá mais trabalho às vezes manter dois sistemas atualizados utilizar dois sistemas lembrar que tem que ver as atividades nos dois sistemas é aquele antes de melhorar piora só que se você fez uma escolha adequada apropriada da ferramenta você tá indo pro lugar certo tá indo para uma ferramenta que vai te possibilitar ter mais recursos vai ser muito melhor e até um um negócio que

você falou aí da comunicação que eu acho que é legal explicar pr pra galera por que a gente optou por ter o discord como como que a gente organiza o nosso discord inclusive Algum dia se alguém depois quiser um episódio dois aí da Raquel coloca nos comentários a gente pode explicar um pouquinho mais sobre comunicação porque a comunicação é indispensável principalmente no modelo onde os profissionais estão trabalhando remotamente a gente tem para cada projeto a gente tem um grupo no discord ali um canal Onde estão os envolvidos para discutir sobre cada projeto separadamente Então se

aquele projeto o cliente traz alguma informação não fica é só pro atendimento da conta por exemplo e ela reporta sei lá pro analista de so ela vai jogar essa informação pro grupo O analista de se vai ver o desenvolvedor o redator os líderes todo mundo vai estar ciente porque pode ser uma orientação Pode ser às vezes um feedback que o cliente deu e é muito importante que esteja público então tudo que é do cliente deve ser conversado no público ali ou seja no canal que é referente à aquele cliente para que todo mundo esteja na

mesma página e a comunicação flua que é uma beleza ali porque sem comunicação a coisa eh não vai ir pra frente show de bola Raquel obrigadão aí pelo seu tempo Acho que foi bem esclarecedor se a galera tiver alguma dúvida Coloca aí abaixo nos comentários que a gente pode pegar essas dúvidas de vocês fazer um segundo episódio ou alguma coisa assim mas a gente vai dar atenção para todos os comentários que vocês deixaram aí e não se esqueçam de deixar o like se inscrever no canal e ativar o Sininho porque isso ajuda bastante o nosso

trabalho aqui no YouTube Beleza então Raquel Obrigadão até uma próxima e a gente se vê galera num próximo vídeo ou numa próxima Live aqui no canal da Consultoria digital até lá