Prontuário dos Funcionários -- Sevilha Contabilidade

E aí o Olá meus caros eu só quero conversar com você sobre o assunto muito importante e que na correria do dia a dia a gente acaba dentro que nos clientes aqui da Sevilha acabam deixando um pouco de lado né então eu quero compartilhar com você minha preocupação e pedir tua ajuda para você dar uma olhada tá tudo bem com relação a isso eu tô falando do prontuário dos funcionários ainda surpresa que a gente tem que manter o prontuário com a documentação dos funcionários ainda sua empresa antes de entrar no assunto dia vou rapidamente mandar

um abraço para o Maurício Melo Maurício Melo também tem assistindo os nossos vídeos muito obrigado viu Maurício para acompanhar esse nosso trabalho aqui vamos lá então falar sobre os prontuários dos funcionários ainda surpresa nós vamos começar explicando qual a importância de você ter seus prontuários funciona assim você quanto tempo funcionar pela surpresa essa relação de trabalho ela envolve uma série de questões né Por exemplo envolve a questão previdenciária da aposentadoria daquele trabalhador envolve a questão trabalhista da comprovação e regularidade das suas um trabalhador envolve fiscalização seja do ministério do trabalho ou seja da Receita Federal

que agora fiscaliza o INSS ou até mesmo da própria escrita das próprias questões do fundo de garantia por tempo de serviço envolve questão de PIS envolve a questão de Imposto de Renda envolve uma série de questões em todas estas questões a sua empresa tem que cumprir uma série de obrigações agora não basta cumprir você precisa ser obrigado a provar Então você precisa ser capaz porque você pode ser obrigado um dia provar que cumpriu essas obrigações de maneira adequada provar para fazer essa comprovação o ideal é o seguinte que cada funcionário tenha aí na surpresa uma

coisa que tem o nome elegante que chama prontuário mas que você pode trocar se você não quiser chamar de propósito pode falar o nome mais comum uma pastinha para cada funcionário de dentro dessa pastinha que você tem que guardar os documentos que este funcionário precisa ter para comprovar a correta relação entre a sua empresa e aquele trabalhador Então vamos nessa o prontuário que também pode ser uma pastinha você pode chamar assim se você quiser eu tava fazer uma faxina enquanto o nome do funcionário Vicente Sevilha Junior pronto tá ali aquela pastinha entra aquele funcionário lá

dentro você tem que ter os seguintes documentos primeiro recomendo que você tem uma cópia da carteira de trabalho daquele funcionário Então tira uma xerox da carteira de trabalho mas sabe simples eu não precisei até de cada e põe lá dentro tira também uma cópia simples dos documentos adicionais que ele tem então por exemplo do RG cédula de Identidade do CPF do PIS não comprovante de residência e Fique atento de vez em quando você pede para ele renovar aquele comprovante de residência porque ele pode ter mudado de endereço é importante que você tem o endereço correto

daquele trabalhador verifica-se lá dentro a pastinha tem também o comprovante de na certidão de nascimento do Trabalhador ou assistindo de casamento daqui do Trabalhador conforme o caso o comprovante de que ele está em situação regular perante o serviço militar se for do sexo masculino É claro né e o exame médico admissional Então é isso é um kit básico que tem tá e lá dentro da pastinha além destes itens básicos que eu já comentei com vocês que tem que tá lá na festinha eu tô chamando de tem Vasco fiquei assim porque são basicamente os itens que

ele tem que se apresentar para ser registrado Então você quando contrata um trabalhador ele apresenta esses documentos aí para você tira uma xerox do seu tudo deixa lá naquela pastinha aí você vai me dar mas eu mandei aí para servir a fazer o registo daquele funcionário perfeito você mandou para cá nós usamos a gente te devolve aquilo né pra gente devolve a Carteira de Trabalho junto com esses documentos todos e juntos vão alguns outros documentos dos quais eu vou falar agora minha sugestão é isso tudo que a gente te devolveu é e certo é claro

original da carteira de trabalho você guarda tudo nesse prontuário nessa pastinha lá dentro então além desses documentos que o Felipe tá mostrando aí para vocês agora ele vai trocar ela por uma lista nova você vai guardar para nós lá por favor e a folha de ponto ou espelho de ponto tão funcionário marca o ponto ainda surpresa se for no livro não é o caso mas por um livro de ponto aí cê deixa o livro de ponto fora do prontuário Mas se for no cartão de ponto se for uma folha de pontos foram espelho do registro

eletrônico de ponto você todo mês imprimir o espelho do ponto pega assinatura do funcionário e bota lá dentro do prontuário cria dentro daquela paciência pode pegar o saquinho plástico por exemplo dentro da pastinha e vai aguardando lá todos os espelhos de ponto assinados pelo Trabalhador de cada um dos meses que ele trabalhou aí com você no outro saquinho plástico dentro também daquela mesma pastinha que tem um nome elegante de prontuário do funcionário você guarda todos os holerites daquele trabalhador então a gente faz aqui a folha de pagamento na maioria dos casos a gente manda para

você meu holerite referente ao pagamento do adiantamento de salário do Vale como você preferir e o outro holerite referente ao pagamento do salário mensal daquele trabalhador Então você faz o seguinte você cria lá naquele prontuários um saquinho plástico e guarda todos esses comprovantes ali assinados também pelo trabalhador se você faz pagamento mediante depósito em conta bancária Então você transferir dinheiro da conta da empresa para conta daquele trabalhador imprima o comprovante do depósito e como ela junto também junto com o holerite daquele mês aí você vai me dizer você fazer uma pausa na nossa relação aqui

para continuar falando saber se você começar a exagero um monte de documentação que você tá pedindo para eu guardar que loucura que vai se fazer isso precisa eu vou explicar por que é que precisa porque o dia que você tiver uma reclamação trabalhista Tomara que nunca tenha mas se um dia você tiver uma reclamação trabalhista você vai ter que apresentar para o teu advogado todos esses documentos e você precisa ter essa documentação a mão porque se você não vai conseguir daqui a dois três quatro anos reimprimir os comprovantes de depósito por exemplo um outro documento

Então isso é muito importante que você mantém em ordem não só para reclamação trabalhista mas por exemplo se houver uma é do Michel trabalho ele pode pedir para ver essa documentação que também tem que estar no prontuário daquele trabalhador então continuando tava falando aqui que você tem um saquinho plástico dentro do prontuário com todos os olerites e além do Sono inícios com os comprovantes de pagamento quando se tratar de depósito bancário vou prosseguir tem lá também a questão dos recibos de vale-transporte de cada mês então você quando você recebe daqui da cerveja a gente manda

para você lá aqueles recibos de entrega do vale-transporte né quando você faz o crédito vale-transporte no bilhete único do Trabalhador você tem que pedir que ele assim aquele comprovante de recibo de vale-transporte faz um outro saquinho plástico naquela pastinha dele que tá começando a ficar gorda né então não pode ser uma pastinha muito fininha tem que ser um pouquinho mais larga bota lá o comprovante de entrega do recibo de vale-transporte aí você vou pedir a você para você fazer um outro saquinho plástico tô aqui cozinhando que eu tô junto tá na minha tela para conseguir

ver mais um outro aqui em plástico e lá dentro desse teu saquinho plástico você vai colocar os documentos relativos ao contrato E então como eu te disse quando a gente faz o registro do empregado nós mandamos para você o contrato de trabalho que você assina e ele também é assim não havia dele não é sua bota sua vida do contrato trabalho lá dentro desses aqui em plástico como ela também vamos dar uma olhada aqui olha se for o caso a autorização ou oposição que o funcionário quiser para o desconto da contribuição confederativa e assistencial do

sindicato dele coloca lá dentro também a declaração de opção do vale-transporte essa declaração a gente manda para você junto quando o funcionário é registrado a gente manda isso juntos vamos lá dentro também o acordo de compensação de horas para o caso de quem trabalha de segunda a sexta-feira e folga sábado e domingo tem sempre um acordo de compensação de horas que nós fazemos e mandamos para você também pode lá dentro desse aqui em plástico coloca também por favor lá nesses aqui em paz com a declaração de Independência para fins de salário família que nós também

mandamos para você e o trabalhador assim é só você guardar lá dentro e coloca também por favor a ficha de salário família para aqueles funcionários que tem filhos menores de 14 anos a gente também manda esse material para você colocar uma cópia da certidão de nascimento dos filhos que o trabalhador Tem que apresentar pra você coloca lá o comprovante atualizado da vacinação desses filhos porque a empresa precisa exigir do Trabalhador todo ano em maio que o trabalhador Apresente uma cópia atualizada naquelas carteirinha de vacinação né ele tira uma cópia simples traz para você você põe

lá dentro é preciso também que você peça para ele me perdi aqui achei o comprovante de matrícula escolar dos filhos que estão na idade entre 7 e 15 anos de idade tá ele tem que trazer o comprovante de frequência escolar todos os anos em maio também você tem que existir isso para ele a gente lembra você eu todo ano me esforço para gravar um vídeo falando olha tem que pedir o comprovante mas anote aí na sua agenda todo ano peça para ele porque essa também o que diz respeito perdão peça não guarde nesses aqui eu

faço também todos os cometas são relativos a nossa salariais modificações de horário todo tipo de documento que você tenha negociado com o funcionário você guarda lá dentro também Bora lá os atestados médicos admissionais de cada trabalhador Então você sabe quando há contato o funcionário tem que pedir o atestado médico admissional põe dentro desse saquinho plástico junto com o contrato de trabalho ou e lá quando conforme for acontecendo quando a gente te manda lá os avisos e recibos de férias daquele trabalhador depois que você paga o trabalhador ele assina o recibo de férias põe também junto

do contrato de trabalho coloca lá além de toda essa documentação todos os comprovantes que ele te traga referente às faltas saídas antecipadas e atrasos então funcionário faltou porque foi ao médico ou saiu mais cedo para ir ao médico ou só chegou mais tarde para ir ao médico e me trouxe o atestado você guarda lá dentro também da pasta esse documento então neste conjuntinho nessa nesse pedaço da pasta do ca E agora onde está o contrato de trabalho você vai aguardar um lote de outros documentos que são complementares ao contrato de trabalho esta pasta com toda

essa documentação que eu acabei de contar vai ser o que a gente vai chamar de prontuário EA manutenção desta pasta é muito importante como eu já disse para sua empresa então encarrega alguém aí dentro da surpresa de ficar permanentemente todo mesmo dando uma atenção nessa pasta isso é muito útil para você no futuro quero te falar agora também o seguinte ainda nessa pasta Quando acontecer de um determinado funcionário se desligar seja ele demitido ou ele peça conta não importa você tem também que dentro dessa pasta aguardar mais alguns documentos vamos ver quais são vou te

falar vou olhar aqui na minha Paulinha primeiro o pedido de demissão ou aviso prévio né A Carta desligamento precisa guardar lá uma cópia do termo de rescisão do contrato trabalho nós fazemos a rescisão né Fazemos o cálculo mandamos para você você guarda uma cópia lá morde lá também uma cópia do levantamento do saldo do fundo de garantia nós e o saldo do fundo de garantia para calcular a rescisão dele você guarda uma cópia aí guarda lá uma cópia do documento do seguro-desemprego Lorde também por favor o comprovante do pagamento da rescisão se foi pago mediante

depósito bancário por exemplo guarda uma cópia do comprovante do depósito bancário lo guarda na uma foca da guia de recolhimento do Fundo de Garantia daquela rescisão guarda por favor também o exame médico demissional daquele Trabalhador você tem que pedir a ele você sabe disso leve e se orienta no momento da demissão você pede a ele um exame médico demissional guarde o exame médico lá naquela pastinha então enfim lá dentro você vai ter durante o vínculo empregatício durante a vigência do empregatício uma documentação faz sempre crescendo então a pasta que todos os meses você deveria Abrir

guardar seus documentos lá dentro e quando houver demissão você guarda nesses últimos documentos que eu acabei de te falar relativamente a admissão do funcionário e mantém essa parte está guardada minha sugestão para você os documentos relativos o vínculo trabalhista vínculo empregatício você deveria aguardar por 30 anos Então guarde isso com muito carinho mesmo dos funcionários demitidos ou de missionários você tem que manter essa documentação sempre em boa ordem e eu recomendo a você que deu uma olhada nessa documentação você que é cliente da Sevilha aqui por qualquer razão não conseguiu anotar tudo que eu falei

agora entre em contato com a gente que a gente demanda o material impresso dizendo o alerta documentação que tem que tá dentro dessa pasta Tá bom muito obrigado Sevilha contabilidade nós vendemos Tranquilidade e