[Música] voltamos outro aspecto importante nessa questão da da da pensamento de gestão eh estratégico é o é o monitoramento né o monitoramento tem a ver com instâncias distância é o formato você vai monitorar o que o que que você precisa monitorar o tempo inteiro vou trazer exemplos algumas situações e algumas vivências que a gente teve para para facilitar o entendimento sobre o que monitorar tudo tudo bem porque quando você monitora você tem atenção para ver o que você precisa corrigir Tá bom então monitorar então é o no no no pensamento de planejamento né é olhar
o que está acontecendo como as coisas estão estão andando Quais são as atividades planejadas O que foi realizado e o que não foi realizada e com isso você garante o ritmo então com isso você garante que se alguma coisa não foi realizada no tempo você toma as decisões para que aquilo aconteça né Para que aquilo seja corrigido ou reformule o tempo de acordo com os entraves situações que aconteceram tá bom e gera também o senso de urgência que é importante lembra que a gente falou lá atrás que você tem que colocar nas pessoas uma zona
de desconforto o monitoramento ele te proporciona muito isso você deixa as pessoas na zona de desconforto Só cuidado como sempre para não levar pra zona de estresse Ok cuidado isso vai ser prejudicial isso não beneficia nem você nem a sua equipe tá ninguém é beneficiado com a zona de stresse ninguém é beneficiado com a zona de estresse com a zona de desconforto sim todos somos beneficiados não fez tem que fazer o prazo é esse que aconteceu que não fez ou teve alguma entrave isso gera o desconforto isso é importante então eh a gente verifica se
as coisas estão sendo eh estão andando conforme o planejado se no meio do caminho não houve um um uma desorganização um embaralhamento tá e se a coisa começou a dar errado você corrige o rumo e e rápido e dá novo ritmo à situação então Dando um exemplo aqui da vivência a gente olha aqui por exemplo se na se como é que tão as atividades ó eu tinha tantas atividades planejadas Tá certo e no meu nível de atividade uma atividade aqui a as execuções físicas aí do planejado a gente usa muito cores é natural para isso
né olha 26% do que tava previsto está concluído tá 7% estão no prazo e 20% das atividades estão at atrasadas era para ter sido entregue e Não Foram entregue por exemplo do primo no primeiro exemplo do projeto né consolidação de ambientes de inovação e o outro por exemplo expansão de educação profissional aí a gente avalia que concluí tá 21% e atrasado tá 29 do que era para ter sido entregue até agora a gente começa volta a gente comemora o que foi entregue mas a gente tem que ter um olhar atento porque não foi entregue e
era para ter sido entregue só para pra gente eh eh olhar neste grau de monitoramento nós podemos usar o grau de complexidade que a nossa equipe dá conta para olhar o monitoramento das entregas tá das entregas aqui eu não tô olhando para entravas tô olhando para era para ter entregue isso até agora e eu não entreguei então eu tenho vários elementos quanto mais eu domino as ferramentas de gestão de projetos mas eu tenho capacidade de olhar para isso então quando eu pego minha equipe e vou envolvendo mais clareza eu vou vou tendo exemplo na minha
vivência eu vou trazer aqui um desafio Olha só como é que ele estava e eh num determinado momento isso era mais ou menos pelo ano de 2014 a gente avaliou para tomar decisão se a gente corrigia ou não o rumo porque tinha um desafio que a gente eh tinha eh traçado e ele e e ele estava com 52 mais de 52% dele atrasado então a gente tinha feito um planejamento e esse desafio por alguns motivos não era o motivo por muitos motivos eu não vou especificar ele estava 52% atrasado e nós olhamos todas as atividades
estabelecemos métrica para para essa atividade para analisar para tomar decisão e verificamos que a em termos de um relógio que a gente estabeleceu como parâmetro né ele estava saindo de regular para ruim aí você fala mas tinha 52% atrasado ele tava tava pe tava muito ruim não tava regular neste caso esse data que a gente colocou aí foi uma data em que muita coisa atrasou de uma vez então nunca olhe um dado só para tomar uma decisão tá então a gente observou que muitas tarefas atrasaram de uma vez e a gente não a Por que
que não olha separado aí a gente olhou o desempenho do planejamento e no desempenho do planejamento né no no parâmetro nós olhamos que as atividades o tempo de execução das atividades foi mal planejado então não foi um erro isolado de não fazer a gente olhou que houve erro no planejamento tipo assim o e estabeleceram que uma atividade tal poderia ser realizado em 15 dias mas já tinha passado 15 dias Essas atividades e elas não tinham chegado nem na metade na hora que a gente olhou essa atividade aqui não deu tempo essa outra também não deu
tempo essa também não deu tempo ou eram muit muitas atividades executadas por uma só pessoa então o desempenho do planejamento ele ficou foi superestimado então a gente superestimou o tempo OK então este essa decisão essa análise aí ó no parâmetro é importante que você fala ó meu planejamento Foi errado então é um ponto então não é só o atraso o meu planejamento foi feito errado então eu posso levar essa essa essa decisão e no outro nível de de análise eu olhei que o meu planejamento tem um nível de execução eh mais baixo 30% Então eu
tenho algunas decisões para tomar aí primeiro eu vou de baixo para cima se meu nível de execução ele é mais baixo do que o esperado quer dizer que eu tenho uma equipe pequena para executar um projeto tão grande o que eu posso fazer de decisão colocar mais pessoas Olha lá tô levando elementos para tomar decisão colocar mais pessoas e aumentar o meu potencial de execução eu tenho que aumentar o primeiro relógio lá embaixo aumentar o meu potencial de execução mas o meu nível de planejamento que uma média interessante é um um para um eu planej
planejei em 30 dias e fiz em 30 dias né fiz em 29 28 31 32 mas nessa margem do que eu planejei próximo a isso como o meu planejamento está equivocado eu vou ter que analisar a quantidade de pessoas a mais que eu vou pôr e analisar o tempo que eu vou adequar ou não se por exemplo com cinco pessoas eu tô com nível de 30 30% Se eu colocar mais 10 pessoas será que agora eu aumento o potencial de execução eu vou ter mais 10 pessoas com a mesma capacidade dos que estão lá essas
decisões que eu tenho que tomar então talvez ten que mexer em vários parâmetros e adequar ao tempo mais mais mais próximo do real da minha execução porque eh neste caso não era não eram só entraves tá muito Claro aí que não eram só entraves não foi só problema podem ter tido problemas no meu desafio sim mas eu tenho que ver eu tô com o número mais baixo e a minha capacidade de execução está a 30% do que é proposto E aí eu tenho que ter maturidade para falar que isso é uma falha de planejamento e
é normal isso é acontecer não tem problema nenhum a gente errar no meu planejamento desde que eu perceba e corrija o mais rápido possível OK aí com isso eu vou melhorar os meus desempenhos Tá certo ok então esse exemplo Claro e aí com o monitoramento eu avalio se a minha execução vai realizar realmente a entrega então o primeiro ponto vocês olharem na nessa imagem aí vocês vão ver aí alguma coisa errada ou não eu vou deixar vocês meditarem depois aí se vocês não acharam o erro pode parar à vontade dar pausa refletir pedir ajuda mas
eu não vou contar de onde tá o erro Tá bom deixo pra reflexão de [Música] vocês as atividades elas se elas convergem ou não olha lá a gente tá vendo aí as a situação ó o plano eu tinha um relatório de entregue na data tal eu tinha que ter um plano estadual de saneamento ele foi realizado não mas tá no prazo tá tudo tranquilo é isso que a gente tem que des aí eu tinha para isso acontecer eu tinha um software que tinha que estar implementado antes disso ele tinha que est implementado e ele não
está Ele está atrasado aí eu tenho que entender o que aconteceu que esse software não foi eh realizado tá eu eu fiz um planejamento prévio Tinha algumas tarefas Tudo foi feito por que que não executou aí eu vou olhar olha não foi executado por conta da quantidade de pessoas que estavam lá na disponí PR para execução desse software quantidade de técnicos estavam disponíveis para isso faltou ferramenta faltou comprar alguns requisitos ou faltou eu tenho que tomar essa decisão com base nos nos elementos Claros do problema tá do problema então essa aqui é um exemplo só
de entregas a variação de se eu o que eu estou no prazo que está atrasado tá concluída e Tem coisa que tá perto de entregar Por que que eu sei que tá perto ó porque como eu não fiz o software então o prazo o ato contínuo que tinha ele vai atrasar ele vai atrasar tem de atrasar então tá num alto risco então eu tomo decisões de correção e de reavaliação Lembrando que reavaliação não significa ficar jogando prazo para pra frente tem gente que acha que reavaliar significa somente Ah não deu tempo jogo prazo paraa frente
isso não é reavaliar isso é postergar tá protelar postergar pode ser outros nomes Às vezes a decisão seja jogar o prazo pr pra frente mas eh muitas vezes nós temos outras decisões e a gente não toma essas decisões isso é imaturidade de gestão E aí eu tomo correções de rumo Então vocês vem aí na imagem eh essa imagem aí eu não sei nem se é montada é imagem de internet se é montado mas exemplifica bem alguns dramas profundos que a gente encontra na administração pública essa falta de alinhamento de monitoramento às vezes faz a a
construção de grandes projetos sem se conversar que envolviam áreas complexas aí você chega na data certa no momento momento certo da entrega como é que estava a situação tava aí como essa ponte que vocês podem observar aí que as pontes foram não se encontraram ninguém verificou que os projetos estavam diferentes foram foram escritos com parâmetros eh que não se não se combinaram Então a gente tem que fazer o monitoramento sempre para errar rápido errar pequeno e corrigir então não podemos deixar que que que deixar para tomar decisão só quando o erro tiver sido encontrado lá
na frente tiver bem grande e com alto grau de prejuízo tá bom E outra coisa né Essa é essa dói no coração esse exemplo aí Dói muito no coração e na alma né Vocês olharem assim se as entregas convertem no resultado esperado Então se a gente observar aí isso foi o jogo entre a Croácia e o Brasil na Copa de 2014 e eu tô mostrando para vocês aí o gol contra do nosso Marcelo então um Gol não significa o resultado esperado nesse caso aí né então você entregou Ah eu entreguei mas as entregas elas estão
condizentes com o resultado Então qual é o resultado que eu quero o resultado que eu quero é eh a melhoria do atendimento ao minha a minha a minha aos servidores vamos escrever isso de maneira mais mais qualificada né mas só tô dando um exemplo Será se aquele resultado realmente gerou isso Ou aquele resultado não tem relação nenhuma tá se o resultado não tiver relação nenhuma nosso esforço pode estar indo pro lugar errado tá bom então nós temos que garantir que os nossos resultados tá estejam condizentes aí a gente tem que analisar as tendências se eu
continuar desse jeito a tendência vai ser se eu continuar desse desse jeito quais serão as tendências eu eu marco com base no meu comportamento histórico eu não vou chegar lá eu tinha que chegar nessa condição Eu estou chegando nessa condição Com base no no meu comportamento então eu vou ter que fazer uma correção de rumo então este aqui é um exemplo prático de uma vivência eh Nossa sobre essa análise olha eh segundo esse os parâmetros aqui a projeção aqui é que por exemplo no saúde da família que era um dos projetos nós tínhamos que chegar
a com uma meta né né ao final do do prazo estabelecido e a tendência aqui seg se a gente não fizer nada É nós chegarmos aí com os com um número bem abaixo do esperado não vai adiantar nada nós não vamos impactar como a a gente gostaria como a gente se planejou E aí nós avaliamos todo o conjunto de informações para ver aonde a gente está falhando ou aonde a gente tem que intervir para que aquela a situação seja corrigida Ok então merece nossa atenção e somente assim né Nós vamos identificar os problemas e identificar
Onde estão os entraves ou entraves que a gente não viu ou a gente não falou ou nós não tratamos e aí nós vamos falar assim Olha isso aqui tá insuficiente isso aqui não está claro essa atividade não tá claro não tem relação com a entrega não tem relação com resultado E aí nós fazemos a correção de Rota E aí com a correção de Rota com a a a ligação dos caminhos aí nós vamos eh eh atrás verdadeiramente do resultado esperado para nossa entrega né então uma mensagem importante aí nós temos que ter eh eh controle
isso é importante controle sempre e associar o controle a a velocidade tá então o controle da situação controlar a situação nós vamos ter garantir o ritmo necessário para que as coisas e sejam corrigidas Ok mais discussão nós vamos ter presencialmente tem tarefas muito legais para [Música] nós n
