TEMA 1: O QUE É UM PROCESSO? APERFEIÇOAMENTO DE PROCESSOS EMPRESARIAIS.

o Olá pessoal tudo bem com vocês nós vamos iniciar agora a nossa disciplina de Gestão de Processos onde nós vamos iniciar com temam falando o que é um processo e aperfeiçoamento de processos empresariais eu quero deixar aqui com vocês meus contatos Caso vocês precisem falar comigo é só me contactar Ok então para nós iniciarmos a nossa disciplina nós vamos aqui fazer algumas perguntas para que a gente possa se situar para que a gente já possa se ambientalizando com tema primeiro nós devemos entender como estão estruturadas as empresas será que uma empresa que tem aí é

10 mil funcionários é a mesma os processos eles são os mesmos para que a empresa que tem 15 colaboradores Será que a organização da empresa é realizada da mesma forma ou E como está organizados por pés responsabilidades de cada membro das equipes como que está organizado aí suponhamos na empresa onde você trabalha talvez você trabalha na área administrativa ou na área industrial ou na área de na área Varejista do Comércio como que está organizado o seu trabalho como estão organizados os papéis dos membros da sua equipe track está organizado da mesma forma que é com

você talvez seja possível mas também Talvez seja aqui todo o processo esteja diferente então nós vamos entender que a empresa ela necessita sim de ter processos bem delimitado mas nós vamos aqui fazer algumas outras perguntas a respeito da nossa situação aqui então as rotinas e as atividades de trabalho são diferentes a cada uma das empresas Será que são diferentes ou será que a mesma coisa obviamente que é diferente as empresas Elas têm as suas estruturas as empresas têm os seus departamentos as empresas têm as suas necessidades as suas rotinas Mas para que nós possamos responder

essas perguntas nos devemos entender que basicamente todas essas empresas Independente de seu tamanho elas estão organizadas por processos não importa o tamanho da empresa não importa o porte da empresa todas estão organizadas por processo seja uma empresa com 15 mil colaboradores seja uma empresa com 15 colaboradores seja uma organização na área Fabril seja uma organização na área Varejista seja uma empresa de consultoria uma empresa na área em todas as empresas Elas têm processo pode ser que elas tenham maneiras diferentes de trabalhar mas todas estão organizadas por processos e é o que nós vamos entender ao

longo desta aula de um para a gente iniciar trazendo aí o conceito do que é um processo na área empresarial o processo é um conjunto de atividades que feita sequencialmente produzir determinado efeito itens analisados isoladamente não pode ser um processo mas faz parte de um todo e para que a gente possa entender esse conceito Todo essa parte conceitual eu separei para vocês aqui um ótimo exemplo e aqui está a imagem de um bolo Alguém preparando Boo e para a gente falar de processo nós devemos entender alguns pontos aqui eu disse de maneira conceitual que processo

é um conjunto de atividades que feita sequencialmente produz determinado efeito E se nós analisarmos Um item isoladamente nós não podemos dizer que é um processo mas faz parte de um todo o quê que isso tudo quer dizer e o que que essa imagem que Estou trazendo aqui do bolo representa sobre o processo para que a gente entenda Quando nós vamos fazer um bolo nós temos um processo nós temos uma sequência de atividades para que nós tenhamos o bolo pronto ali ou seja e vamos supor que eu pegue a receita de um bolo nessa receita eu

vou ter os meus ingredientes eu vou ter ali os ovos a manteiga as o açúcar a farinha vou ter ali é os complementos vou ter a as ferramentas de trabalho ali para se fazer o bolo e eu vou ter ali depois que eu ter os ingredientes eu vou ter o mods no modo de preparo e tudo mais bom imagina esse bolo se a gente for pegar uma receita e pular a parte dos ingredientes conte nós vamos fazer esse bolo não vai ser possível se eu pular a parte do modo de preparo Poxa eu tenho os

ingredientes mas como que eu vou fazer esse bolo vamos supor que eu vou fazer um bolo e aí eu esqueço ou pulo a parte de que eu tenho que untar a forma com e pega com óleo ou untar a forma aí eu tudo essa parte de untar a for eu vou fazer o bolo colocar na forma levar o forno e aí depois de pronto eu vou ter um grande problema não é o vô ele Teoricamente vai grudar na cor e eu não vou ter tido o meu efeito que eu gostaria de ter um bolo pronto

de ter um bolo no tamanho correto com sabor adequado Então porque eu pulei uma parte do processo ou seja o processo ele é o conjunto de atividades as que feita sequencialmente eu tenho que seguir uma sequência para eu produzir determinado efeito e esse efeito ele tem que ser apto ele tem que ser adequado Então nós vamos entender que o processo e ele tem que ser analisado como um todo eu tenho que analisar todos os pontos então eu tenho a minha empresa eu tenho setor de Finanças aí eu não atualizo o setor da nota fiscal eu

pulo essa parte Poxa eu vou analisar o seu plano de nota fiscal como algo isolado mas o todo eu tenho que observar toda a parte da área financeira tava então processo é um conjunto de atividades que feita sequencialmente produz determinado é feio OK Oi e aí nós vamos verificar ti um processo é uma série de atividades logicamente inter-relacionadas que quando executados corretamente produz resultados esperados ou seja se eu executar os meus processos corretamente eu vou ter o meu resultado esperar poxa se eu fiz a sequência correta da fabricação de um produto na minha área de

produção eu vou ter o meu produto conforme eu imaginei conforme a empresa imaginou ou esperava porque Eu segui todo o processo Perfeito nós vamos agora evoluindo no nosso entendimento que o processo é a maneira por meio da qual uma empresa transforma ao em resultado é aquele que estava falando se eu pego um processo na minha linha de produção e sigo a sequência lógica a fabricarem fazer aquele produto se eu vou ter o meu resultado esperado E aí nós temos que entender que o processo é composto por subprocessos ou seja por processos menores que igualmente são

importantes para compor o tempo aí volto a lembrar da receita do bolo eu tenho que obedecer os subprocessos eu tenho que obedecer de pegar todos os ingredientes que me a receita está pedindo eu tenho que ir corretamente no modo de preparo e seguir cada etapa para ti no final eu tenho um resultado esperado tá então nós temos que obedecer os subprocessos para que a gente possa atingir o resultado Oi e aí nós temos: essenciais para analisarmos a gestão de um processo o primeiro. O processo de precisa ter um motivo para existir eu tenho que fazer

algo na minha organização eu tenho processo Mas ele tem que ter um motivo para existir se não vou estar desperdiçando meu tempo vou estar jogando o meu tempo fora outra questão todo o processo necessita agregar valor ou seja eu não posso fazer um determinado tipo de processo na minha empresa se não agregar valor se não for algum último não adianta nada eu estava ali um exemplo na linha de produção fazendo determinada atividade Será que não está agregando valor nenhum se eu estou na área administrativa na área da logística ou na área de RH ou na

área de Finanças e eu estou fazendo um determinado tipo de atividade e ativo não está agregando em nada tu é porque para a gente ter uma boa gestão de processo eu tenho que agregar valor aquilo que eu estou fazendo tudo bem para gente o volume do nosso entendimento a uma situação que é uma das mais faladas e comentadas a respeito da área administrativa e é um Marco que nós temos aqui Aqui nós temos um modelo de um carro modelo T da Ford E nós temos um processo de linha de produção isso é muito falado na

área administrativa que é a Ford motor Company que foi ali é o fundador Henry Ford que ele fundou a Ford motor Company e ele tinha um processo produtivo ele meados de 1913 Ele criou modelo aí o modelo de carro modelo t O que é a ao processo de fabricação deste carro era um processo padronizado ou seja era um processo de esteira o veículo vinha numa esteira ali e os trabalhadores eles iam produzindo as peças produzindo o veículo até que fazia a produção em massa vários carros iguais vários modelos iguais naquela época Lips surgiu e ele

foi ali um precursor aí da da gestão de processos onde ele conseguiu produzir e desenvolver técnicas avançadas na época dele para se fazer automóveis então é a fábricas do Henry Ford era totalmente padronizadas eles tinham processos bem definidos a rir o que cada um e a fazer as peças era totalmente padronizados para que se pudesse se e de uma maneira adequada e ele foi ali um dos grandes sucessos da época dele tanto at a 100 anos depois aí ou 100 anos depois melhor dizendo nós estamos falando ainda a respeito desse modelo modelo forte né o

precursor aí da padronização da linha de produção tá então é uma situação bem bacana que aconteceu nesta época ele também é ele não só estava preocupado com a sua linha de produção Mas ele também começou a se preocupar com seus funcionários com bem-estar dos seus funcionários então é quando a gente fala de processo nós temos que lembrar aí de Henry Ford né que ele foi o precursor da boa Gestão de Processos tá é outra questão também e nós vamos ver aqui são alguns exemplos de processos que demandam conhecimentos específicos para serem gerenciados então nós temos

aí alguns processos processos de compras que assegura as compras de todos os tipos é que assegura que as compras de todos os tipos sejam feitas com economia e rapidez e qualidade é um exemplo disso como eu separei aqui é a compra de material de escritório para as agências bancárias é preciso se ter aí é uma economia uma rapidez EA quantidade necessária para suprir né ah os materiais de escritório para as agências bancárias de todo o país então o processo de compra ele tem que ser bem definido ele tem que ser econômico ele tem que ser

ágil ele tem que ser rápido tão nobre que tem todo o processo por esta área nós temos também aqui o processo a isca que já nem se os meios adequados para que um produto Chega Ao Seu Destino E aí a gente sabe que o processo Logístico ele integra muitas outras situações nós quando o produto chega na nossa casa nós por trás disso temos todo um processo Logístico nós temos o processo de fabricação de produto o processo de armazenagem de estocagem o processo de transporte o processo da gente receber o produto de embalagem enfim a logística

ela tem todo o processo também muito bem definido tá então a gente tem que imaginar aí é uma um produto que a gente compre lá do interior do Amapá ou que têm que tem aqui Enviar lá para o interior da do Amapá tem todo um processo Logístico esse produto chegar em um lugar tão distante tá e outras questões também nós temos o processo de gestão de pessoas é um processo que precisa ser muito bem definido quando a gente pensa que ah Fulano iniciou na empresa ou quando nós iniciamos e uma empresa nós sabemos que para

que a gente possa iniciar na empresa nós temos todo um processo para se iniciar nós temos o processo de recrutamento e seleção onde os profissionais jargar vão ter que recrutar funcionários que estejam no perfil da vaga depois as entrevistas depois das entrevistas tem o processo de admissão tem o processo de integração e aí sim o funcionário vai iniciar no seu local de trabalho então tem todo uma gestão de processos aí quando a gente vai falar de gestão de pessoas Outro ponto é o processo de vendas que é um dos que vai interagir com todas as

outras áreas da empresa a todos os outros processos porque a o processo de vendas ele está relacionado com a logística para gestão de pessoas com as compras e com o desenvolvimento de produtos outra questão também de processos o processo de criação de novos produtos Então esse é um do das áreas assim que se a gente for parar para pensar tem que ter algo muito bem definido e aí como exemplo nós temos o segmento automotivo nós temos do segmento de telecomunicações de eletroeletrônico e precisa estar sempre alinhados ali para lançar produtos novos lançar produtos sofisticados lançar

produtos novos que agradem os clientes então nós temos também o processo de criação de novos produtos e o processo de atendimento ao cliente te garante que o cliente terá o e comunicação com toda a empresa Sempre que precisar nós já vimos Aí talvez você já precisou do suporte ao atendimento ao cliente e é preciso ter todo uma situação para que esteja tudo bem alinhado para que possa ter um bom suporte tá então nos vimos aí alguns processos né Dá para parar Empresarial E aí para gente evoluir no nosso entendimento eu quero falar para vocês dos

stakeholders o que que seria essa palavrinha steakholders o stakeholders são as partes interessadas Então como a empresa realiza os seus procedimentos realizam seus processos O que as empresas bisão são os seus stakeholders e o que são os stakeholders são as partes interessadas então na imagem aqui nós estamos a empresa e a empresa quando ela faz os seus processos de maneira correta a empresa faz o processo de venda faz o processo Logístico processo de prestação de serviços ela está sempre buscando os seus stakeholders que são as suas partes interessadas Quais são as partes interessadas de uma

empresa são seus clientes são seus concorrentes é a comunidade a sua volta são seus investidores o Market né os seus fornecedores dos seus parceiros o governo então notem que a empresa ela faz os seus processos elas realizam seu processo para ter a sua parte interessada ou seja para atingir as suas partes interessadas Então os stakeholders nada mais é do que os interessados tá E aí a gestão de processo pode nos ajudar em alguns pontos aqui aí eu sou de processo pode ajudar a redução dos prazos e custos quando nós fazemos tudo de maneira correta nós

temos redução dos prazos e cursos nós temos melhoria da eficiência interna e na qualidade geral nós temos aí o aumento da satisfação dos clientes dos funcionários e de todos os outros stakeholders então nós tem que se eu tenho uma boa gestão dos processos que acontecem na empresa eu tenho o aumento da satisfação dos clientes eu tenho os meus funcionários engajados eu tenho os stakeholders todas as outras partes interessadas aí e de maneira feliz de madeira suficiente então quando eu realizo os processos eu tenho a satisfação desses públicos tá outras questões é a relação amistosa como

sindicatos e com os principais órgãos de regulamentação governamental e a geração de lucro ao acionista para uma melhor distribuição de recursos entre os colaboradores ou seja Norte em que se eu vou aperfeiçoando os meus processos empresariais se eu vou seguindo os processos e os procedimentos que tem na empresa onde os meus funcionários eles estão engajadas os processos de produção está correto o meu serviço está sendo prestado de uma maneira eficiente eu estou seguindo de uma maneira sequencial os meus processos E aí você pode colocar qualquer a se você quiser área administrativa a Industrial área de

prestação de serviços se eu estou engajado com os meus projetos nos processos eu tenho uma geração de lucro eu tenho aumento e satisfação dos clientes eu tenho melhoria internas eu tenho redução dos prazos e nos cursos então a gestão do processo pode ajudar em diversas situações tá e agora eu quero trazer alguns pontos para vocês de algumas alguns modelos aqui de ferramentas de técnicas que podem nos ajudar para que a gente possa fazer uma boa gestão dos nossos processos e eu separei aqui para a gente falar um pouquinho sobre o Brainstorm o que que é

brene Store né aqui é o separei para vocês se você já ouviram falar de Green Store é uma palavra em inglês né significa praticamente uma tempestade de ideias uma chuva de ideias então Tecnicamente é um grupo de pessoas que compartilham pensamentos ideias sobre um determinado tema em uma atmosfera de liberdade expressão de pensamentos ou seja nós vamos reunir um grupo de pessoas ali o que vamos fazer um Brainstorm Então nós vamos ter uma explosão de ideias vamos supor que eu estou ali na minha área de vendas eu junto a minha equipe de vendas e quero

lançar um produto novo para o Dia dos Pais por exemplo então eu vou fazer um Brainstorm com a minha equipe eu vou juntar os meus funcionários ali da área de vendas e vou pedir os para que eles possam realizar esse Rain Store Então nós vamos ter uma explosão de ideias ali uma tempestade de pensamentos onde eles vão poder dar opiniões onde eles vão poder compartilhar Quais são as novas ideias que eles têm o que eles é Podem trazer de melhoria ou trazer de Novos Produtos para o o o dia dos pais como você tem como

exemplo e ali vão ser desenvolvidas ideias NES o Store tá E essa bom Storm geralmente é composto por três etapas a primeira etapa é a ênfase na geração de ideias quanto maior a quantidade delas é melhor então quando nos reunirmos essas pessoas A ideia é que eles possam dar ideias né possam é dar opiniões fazer uma troca de ideias ali a segunda etapa é onde as pessoas elas vão ali é de certa forma é compreender as ideias umas das outras Então as pessoas vão se debruçar sobre as ideias da lista geral da que eles vão

fazer e depois eles vão se entender ali um consolo EA terceira etapa ocorre uma análise adicional com o intuito de eliminar aquelas ideias repetida se impossível de e por fora da realidade poxa vida Eu juntei o grupo nós tivemos uma tempestade de ideias aqui para um determinada para uma determinada situação mas nós agora vamos reunir e verificar o que que a gente pode eliminar Poxa de repente um colega ele já deu essa ideia então vamos eliminar a ideia que o outro colega teve do da mesma forma a Poxa essa situação impossível de acontecer vamos eliminar

e trabalhar somente com as ideias que é alcançável então sobre Store é praticamente uma tempestade de ideias onde eu junto todo mundo para ter ideias para se chegar a determinado objetivo tá a outra questão também é o Green Light o que que é isso isso nada mais é do que nós termos a escrita cerebral a escrita ali das ideias então é praticamente uma continuidade do Brainstorm né essa esse rite aí as pessoas é ao invés de falar em Grupo Elas vão simplesmente anotarem simplesmente escreverem as ideias que tiveram essa técnica também vai se juntar as

pessoas ali Mas de repente as pessoas são um pouco tímidas para falar as pessoas é só um pouco tímida para expor as suas ideias Então nesse Brain Store neste bright esculpe eles vão ter que escrever as suas ideias todos vou escrever ali 10 há 30 ideias mais ou menos tá a as ideias que eles conseguirem para ser desenvolvida em uma reunião em uma situação problema é o Brian está tão todas as pessoas podem ter ideia simultâneas e são incentivados a desenvolver aquelas que forem geradas pelo colega do grupo tá Então como que nós vamos conduzir

uma sessão de banho White Então essa sessão nós vamos juntar as pessoas ali e vamos sempre através de um mediador colocá-los ali para que eles possam propor um tema a ser discutido entre os participantes os participantes escrevem suas ideias de uma folha de papel por até 10 minutos ininterruptos então as pessoas vão se ajuntar ali vamos pôr de novo dia dos pais Poxa vou colocar o Dia dos Pais ali bom e nós temos que lançar um produto novo ou vender algo novo para o dia dos pais junto a minha equipe e elas vão ter que

escrever durante 10 minutos sem parar as ideias para o Dia dos Pais para Novos Produtos para estratégias de vendas eles vão escrever tudo isso e também cada participante passa a sua folha de papel uma pessoa sentado ao lado de acrescentar as suas próprias ideias durante mais 5 minutos e aí a pessoa que está liderando a sessão recorde os papéis ele as ideias de cada participante ou escreve no quadro então dorme em que o Highlight ele é semelhante ao Play Store Sócio greenlight é pra que as pessoas possam escrever as suas ideias ali se talvez ela

se sentirem lambidas de falar elas podem escrever e propor ideias novas para determinada situação [Música] o introduz no Brainstorm quanto dobrei White é preciso ter um mediador um líder ali para que é as pessoas não possam de certa forma se desentenderem para que as pessoas possam respeitar as ideias umas das outras Então é por é importante ter um líder o mediador durante esses processos tá tudo isso é para trazer soluções para determinada situação trazer novas ideias trazer novos projetos Então essas ferramentas são muito um aí antes abrem Light e íngreme Store ok e por último

o grupo discutir em conjunto cada uma das ideias pontua-se e e as avalia reunindo as melhores e eliminando as que são absurdas ou impraticáveis que é semelhante a qual tá Oi e aí tudo bem A as pessoas fizeram o Brainstorm o Green Light E aí o que é que acontece agora nós temos aqui o diagrama de afinidades o diagrama de afinidades é uma das Ferramentas mais utilizadas para melhoria de processos empresariais então ele tem como objetivo organizar as ideias que aparecem na fase do Brainstorm ou do Greenwich if organizá-las em grupos não tem aqui que

o diagrama de afinidades ele é praticamente a organização do que nós tivemos no Brainstorm no greenlight tá aqui nós temos a Organização das informações dos temas que foram lançados da do de todas as ideias que os funcionários tiveram lançaram o diagrama de e ele vai trazer nada mais nada menos do que a organização de todas as ideias que nós tivemos advindas do processo de Brainstorm e de brinde Então nós vamos do diagrama de afinidades trazer e colocar tudo em ordem as ideias para que a gente possa ter as nossas ideias bem colocadas para que nós

possamos atingir o nosso objetivo tá então esse é o diagrama de afinidades e nós temos uma última ferramenta que eu quero trazer para vocês que é o diagrama da inter-relação ou o diagrama da relação esse diagrama ele trata de uma técnica que permite visualizar as dependências de um processo em relação aos demais ou seja o propósito do diagrama da inter-relação a guarda identificação da causa raiz de um problema complexo então diagrama da inter-relação nós vamos ter um problema que talvez seja complexo lembrando aí Dia dos Pais nós temos ali um problema problema para as pessoas

com relação ao processo de vendas Poxa nós temos um problema gigantesco não estamos conseguindo vender Então hoje a gravar da inter-relação vai trazer o problema e nós vamos inter-relacionar um relacionar as ideias para nós resolvermos este problema então Poxa Quais são as ideias que nós temos aqui nós temos várias ideias para que nós conseguimos vender nos Dia dos Pais determinados produtos Então nós vamos centralizar aqui para que nós possamos ter a identificação da causa raiz do nosso problema o audiograma da inter-relação Ok então pessoal Esses foram alguns pontos da nossa aula 1 do nosso tema

um sobre o que é um processo sobre o aperfeiçoamento de processos empresariais eu citei para vocês aí cada um cada cada ponto para a gente entender falei um pouquinho da história dos processos falei e conceito Ei o que é um processo dentro de uma organização se tem alguns itens ali necessários e nós estamos agora encerrando esta primeira parte da nossa aula aí sobre o temam tá e eu quero deixar para vocês aqui agora as atividades eu vou deixar para vocês algumas perguntas para vocês responder Lembrando que as suas atividades valem toca tá então a primeira

pergunta é o que é um processo e qual a finalidade de se realizar o processo Oi bem tudo das organizações a pergunta número 2 quando uma empresa realiza um processo ela avisa os stakeholders explique o que são stakeholders a questão três O que é a técnica Brainstorm e quais são as suas três etapas eu falei não a questão quatro explique detalhadamente o que é a técnica Green White Eu também falei a respeito disso a questão cinco Comente sobre o diagrama de afinidades e a questão 6 e última Comente sobre o diagrama da inter-relação tão expondo

para mim essas questões se vocês tiverem dúvidas entre em contato comigo e estamos Encerrando o nosso tema um agora tá bom até mais pessoal tchau tchau