AULA 10: Definindo o Escopo e Alocação de Recursos

Olá seja muito bem-vindo muito bem-vinda para mais uma aula do nosso treinamento em gerenciamento de projetos e a partir dessa aula nós vamos começar a falar sobre os cinco processos de gestão de projetos e nessa aula especificamente nós vamos tratar sobre o processo de iniciação e a primeira etapa do processo de planejamento então nessa aula nós temos o objetivo de fazer o entendimento do que é o escopo de projeto e a definição dos recursos bem Uma Breve introdução aqui sobre a relevância de nós temos um escopo bem definido é justamente o que esse slide nos

apresenta a importância de um escopo Claro e recursos bem alocados Vai proporcionar uma minimização nos desvios em termos daquilo que precisa ser entregue do orçamento do prazo dos métodos de comunicação na gestão de riscos entre outros aspectos e também facilita o uso eficiente dos recursos lembrando sempre que a questão de recursos é algo finito então eles precisam ser bem utilizados bem antes de avançarmos nessa temática então eu quero falar com você sobre o processo de iniciação de projetos a primeira fase de um projeto é a formalização de sua abertura dentro de uma organização então a

fase de iniciação ela tem uma entrega principal que é o que nós chamamos de termo de abertura de projetos o que que é o termo de abertura de projetos é um documento formal aprovado pelos stakeholders que define Pontos importantes então um termo de abertura ele dá uma visão macro do que é o Projeto uma ideia de orçamento prazo define quem será o gerente daquele projeto e uma informação muito importante também é quem é o sponsor ou patrocinador ou quem é o Executivo dentro da organização que vai apoiar suportar o projeto em termos de ajudar a

superar os obstáculos ao longo de todas as fases de todos os processos o termo de abertura então ele formalizado significa o que para o gestor de projetos que foi definido e existe uma autorização formal para que o gestor de projetos faça a etapa de planejamento portanto eh faça uso dos recursos das pessoas dos membros da equipe para dedicarem horas à etapa de planejamento do projeto que inclui escopo que é o objetivo dessa aula mas também cronograma orçamento riscos comunicação qualidade todas as 10 áreas de conhecimento que nós falamos em aulas anteriores uma vez então tendo

um termo de abertura aprovado nós vamos migrar para a fase de planejamento de projetos que é o que nós vamos tratar então aqui nessa aula apenas antes de avançar então quero lembrar você para você mergulhar no entendimento de como um termo de abertura ele é realizado eu vou colocar aqui o link de uma aula completa específica para que você possa mergulhar e entender o passo a passo na elaboração e aprovação do termo de abertura bem e agora nós vamos dar sequência então nessa aula e nós vamos falar então sobre o escopo do projeto vamos usar

esse slide aqui para nos ajudar a definir algumas partes elementares O que é o escopo o escopo é uma descrição detalhada do que será e do que não será feito no projeto essa sentença ela é muito muito importante dentro do aspecto de gestão de projetos o escopo ele estabelece limites Claros Pode parecer até Óbvio mas tão importante quanto saber o que o time de projetos vai entregar é saber também o que não será feito nesse projeto uma vez que esse limites estão bem definidos facilita-se o trabalho do gestor de projetos também da equipe de projetos

na comunicação na gestão da expectativa dos stakeholders e também nas discussões e entregas daquilo que é o objeto do projeto quais são alguns componentes então do escopo do projeto bem um os objetivos tem que estar muito bem Claros as principais entregas os critérios de como essas entregas serão aprovadas ou rejeitadas e o documento formal que é a declaração do escopo bem trazendo uma a definição mais abrangente o escopo de projeto então é uma agregação dos planos de projeto olhando para as 10 áreas de conhecimento e que no final indicam portanto Qual é o caminho que

o time de projeto vai percorrer para entregar os objetivos que foram definidos no termo de abertura portanto a principal entrega dentro da fase de planejamento é justamente a declaração do escopo de projeto que faz juz a esses outros planos agregados das áreas de conhecimento a principal saída é a declaração do escopo entretanto essa formalização acontece através de uma reunião oficial que nós chamamos de reunião de Kof de projeto onde o gerente de projetos junto com o seu time apresenta o escopo do projeto e obtém a aprovação formal desse escopo o que então da autorização para

o time partir para a fase de execução do projeto qual a importância então de um escopo Claro bem como nós vemos aqui os benefícios são alinhar as expectativas Entre todos os stakeholders reduzir o risco de retrabalho e facilita a comunicação com a equipe e os stakeholders então uma boa dica aqui nessa aula para você se você tá chegando agora em um projeto talvez a tua primeira pergunta para o gestor responsável é onde está o escopo do projeto uma vez que você olhe revise esse documento você vai ganhar entendimento do que se trata o projeto pois

um escopo bem feito com bastante clareza como nós mencionamos aqui vai te dar a visão do que deve ser feito do que não deve ser feito e mais do que isso tem informações inclusive de quem faz o quê Quanto vai gastar quanto tempo vai durar entre outras informações que são relevantes e eu quero deixar aqui também para você uma orientação do passo a passo de forma macro de como o escopo de projeto é preparado Então a partir do momento que você tem esse termo de abertura oficializado o time vai trabalhar na etapa de planejamento planejar

o escopo é entre outras atividades identificar os requisitos do projeto do produto e também dos principais stakeholders envolvidos aí você entender também quais são as principais entregas em cada etapa do projeto e como essas entregas serão validadas aceitas e fazer a integ ação disso com os planos de projeto alocação de recursos tempo orçamento riscos comunicação qualidade engajamento entre outros uma vez que você tenha tudo isso então organizado você tem um escopo de projeto que também engloba o escopo do produto que são definições à parte e semelhante ao que eu comentei sobre o termo de abertura

de projeto eu vou colocar aqui um link de uma aula completa sobre como construir um escopo de projeto a partir do zero para que você possa mergulhar e entender na prática como isso funciona bem agora dando sequência nessa aula então nós vamos falar agora sobre alocação de recursos o que são recursos recursos são pessoas tempo orçamento equipamentos e materiais necessários para o projeto então nós podemos falar aqui os tipos de recursos os recursos humanos envolvem a equipe e o conhecimento dessa equipe os materiais são equipamentos e a infraestrutura e os financeiros é o orçamento disponível

também há de se falar aqui nós temos por exemplo fornecedores terceiros que podem estar trabalhando dentro de um projeto e também precisam ser propriamente gerenciados e o por nós fazemos então o planejamento de recursos a importância disso é para garantir a disponibilidade dos recursos no momento certo nem antes nem depois e portanto evitar sobrecarga da equipe e o desperdício desses recursos lembrando sempre a palavra recursos remete a o entendimento de Que recursos são limitados portanto devem ser bem administrados bem e avançando nós vamos fazer aqui um um breve exercício de um exemplo de um projeto

fictício por exemplo o lançamento de um novo aplicativo quando nós falamos em escopo vamos entender o seguinte será necessário identificar Quais são as funcionalidades principais quem é o usuário ou quem são usuários finais os critérios de aceitação E aí falando em alocação de recursos quem são as pessoas ou os os conhecimentos necessários para que esse projeto possa ser realizado são desenvolvedores designers que tem então um orçamento específico a locação de tempo para cada fase durante a fase de planejamento desenvolvimento testes go Live E por aí vai bem para nós interagirmos aqui então vamos pensar em

um projeto no qual você está trabalhando ou deseja iniciar qual seria o escopo principal desse projeto quais recursos você precisaria alocar pense o seguinte qual é o escopo principal Isso quer dizer o quê O que vai ser feito mais importante ou tão importante quanto é o que não vai ser feito uma vez que esses limites estão estabelecidos Então você deu um bom passo na definição do escopo do projeto e os recursos quais são os recursos que você tem disponível eles estão disponíveis nesse momento para atuar no projeto qual seria o cronograma de uso desses recursos

que você tem e qual é o resultado final de todo esse planejamento frente aos objetivos do projeto Esse é o trabalho intenso e que exige dedicação de horas e tempo na preparação de um bom escopo de projetos não apenas pelo gestor de projetos mas também por todo time toda a equipe que vai trabalhar e para nós recapitularmos aqui então o que nós vimos nessa aula brevemente então nós falamos da definição e a importância do escopo que define os limites do projeto e a linha expectativas a locação de recursos garante execução eficaz dentro dos prazos e

orçamentos como nós comentamos Então você precisa de uma fase inicial que é um termo de abertura oficializado aprovado pelos stakeholders pela direção da tua empresa que dá autorização para o gestor de projetos designados junto com a equipe previamente montada a trabalharem na etapa de planejamento dentro da etapa de planejamento nós teremos outras aulas para detalhar outras áreas de conhecimento que também precisam ser avaliadas para integrarem o plano de projeto que vão fazer parte do escopo do projeto nós podemos então para facilitar o entendimento falar que o escopo do projeto é uma das principais entregas dentro

da fase de planejamento por pois ele define aquilo que vai ser feito aquilo que não vai ser feito quais são os recursos alocados quanto tempo isso vai acontecer Qual é o orçamento definido Qual é o plano de comunicação Quais são os R riscos envolvidos quem serão os fornecedores e que tipo de contrato será utilizado entre outras definições na fase de planejamento portanto deve-se investir tempo com o objetivo de ganhar clareza e esclarecimento ao longo de todas as discussões por isso um escopo de projeto ele não é feito apenas pelo gestor mas ele precisa justamente de

informações daquilo que a gente chama de inputs das áreas das pessoas envolvidas para que o plano de projeto seja robusto e também para que durante a reunião de Kof fique claro para os stakeholders que o time de projetos está alinhado que as expectativas estão definidas e que a comunicação está fluindo já desde a etapa de planejamento isso ajuda aquilo que nós vamos ver nas próximas aulas que é justamente a execução do projeto portanto entender e mergulhar na definição e na elaboração de um bom escopo de projetos pode ser um excelente ponto de partida que vai

prevenir que muitos problemas futuros aconteçam e também vão potencializar os resultados prometidos na fase inicial na fase de elaboração do termo de abertura para você saber mais consulte os links adicionais as referências que nós deixamos em cada uma das aulas para você aprofundar o teu conhecimento e conseguir aplicar essas ideias essas práticas de forma efetiva no teu dia a dia e para que você confirme os resultados da aplicação dessas ferramentas em teus projetos e assim nós encerramos essa aula mas eu quero ver você na próxima aula um forte abraço e sucesso