si toi aussi tu te sens hyper stressée avec le flux d'e-mails qui arrivent constamment dans ta boîte de réception et qui plus est les emails qui sont déjà dans ta boîte de réception je t'invite à me mettre un pouce en l'air d'ores et déjà sur cette vidéo parce que je vais t'aider à trouver une façon de s'organiser pour que tout soit beaucoup plus clair [Musique] hello j'espère que tu vas bien aujourd'hui nous allons parler d'e-mails de boîte de réception qui déborde et tout le stress qui s'accompagne avec j'ai divisé cette vidéo en quatre parties quatre
phases et la première sera pour paramétrer ta boîte de réception tout simplement mettre en place ce qui va être la base pour mieux organiser au niveau de taissy mais la deuxième phase sur la deuxième phase deuxième phase sera simplement le tri de thé email la troisième sera quelques petits conseils pour savoir comment gérer les emails actuellement dans les traités et en quatrième et en dernier ça sera tout simplement une phase pour te donner quelques conseils donc je sais pas toi mais en tout cas moi c'est vrai que c'est cette gestion des mails et de bien
savoir comment organiser sa boîte e-mail m'a beaucoup stressé d'ailleurs j'ai trouvé sur internet une enquête qui révélait que le plus de 80% des personnes qui ont été interrogées sur le stress au travail révèle que les outils électroniques à croiser les informations à traiter et impose des temps de réponses toujours plus courts je me suis énormément inspiré de la vidéo de emile andino qui parle justement de comment pouvoir mieux gérer tdi mais le tout simplement et j'ai repris quelques conseils qu'elle partage parce que j'ai trouvé très pertinent premièrement nous allons commencer par quelque chose de juste
vraiment pratique on va parler de pratico pratique ici c'est tout simplement le raccourci à l'état d'aller sur ta boîte de réception et de changer les paramètres et de descendre pour réussir à trouver raccourcis clavier est tout simplement l'activé ceci de permettra tout simplement d'avoir accès directement en tapant sur une lettre a justement toutes ces options libellé archives etc on y revient tout de suite maintenant on va mettre en place des dossiers pour accueillir tout simplement des e-mails au moment où tu devras les traités mais aussi ceux qui sont déjà dans ta boîte de réception donc
si tu veux pour être plus concrètement parlant quand on parle de dossiers physiques et bien c'est tout simplement les fours que tu vas mettre en place pour séparer pour catégoriser les choses que tu vas mettre à l'intérieur par exemple impôts facture à payer etc etc donc nous on va en créer en tout cas trois c'est possible que tu en es déjà que tu en es déjà créé donc là pour le moment va se concentrer de créer déjà trois libellé qui vont nous aider par la suite à mieux gérer notre boîte de réception donc les trois
lits mais a créé ce sont les libellés à lire à traiter est en cours tu vois que moi j'ai un autre libellé ici entre deux dossiers parce que tout simplement c'est par ordre alphabétique donc il vient se mettre ici mais pour créer de suffit de descendre sous plus est de créer un libellé je vais m exemple et comme ça je te montre comment ça se passe up créée et il vient se mettre tout simplement ici donc là tu as créé tout simplement tes dossiers où tu vas pouvoir accueillir tesi mais maintenant on va aller créer
plus de visibilité au niveau de ces dossiers parce que pour le moment eh bien ils sont simplement ici sur ta gauche et tu ne vois pas vraiment sans cliquer dessus quels sont les emails qui sont à l'intérieur donc pour que ça soit plus visible on va pas aller simplement créer un dossier qui sera apparent directement dans sa boîte de réception si tu veux on va fractionné ta boîte de réception en plusieurs dossiers pour que tu puisses directement voir tout et email mais par catégories dont canon je t'invite à aller sous paramètres c'est toujours là que
ça se passe un pour changer ce genre de choses et puis là à ce moment là tu vas sous boîte de réception ici tu as normalement par défaut et bien non nous allons sélectionner plusieurs boîtes de réception alors chez moi c'est déjà prêt j'ai déjà écrit parce que je les avais déjà créé mais toi il te suffira en fait et il faut bien comprendre que on va parler le langage de gimel donc c'est à dire qu'il a besoin d'un il a son propre langage donc il faudra aller l'écrire de la manière qu'ils aiment 1 donc
c'est ici justement dans cette section où tu devras m toujours un elle minuscule avec 2 points et ensuite tu écris tombe si tu as un espace entre deux tu mets un petit trait entre deux exemples numéro un ici c'est l 2 points ah et puis tirait pour l'espace et puis traiter tout simplement et du coup tu peux donner ton nom ici je te conseille de le mettre et 10 facultatif mais moi je te conseille de le mettre et du fait la même chose pour tous les dossiers que tu as a créé en l'occurrence les 3
et voilà ce que ça crée en fait si tu regarde ta boîte de réception est ici tu as une autre boîte a traité en cours et à lire vraiment ça va la fractionner la sous un traité nous n'avons aucun email c'est pour ça qu'on ne voit pas mais justement on ira faire ça dans une des prochaines étapes maintenant nous pouvons passer à notre phase numéro 2 qui est le tri des emails qui est vraiment le centre nerveux de notre problème là ce qu'on va faire c'est très très simple on va simplement aller dans notre boîte
de réception ce qu'on va faire pour faciliter les choses déjà on va aller sélectionnés tous les messages qui sont plus vieux que un mois en arrière je m'explique si aujourd'hui nous sommes le 7 décembre nous allons seulement garder les emails jusqu'au 7 novembre tout ce qui a à vent donc tout ce qui a à partir du 6 novembre et au delà eh bien on va tout simplement aller les sélectionnés pour les archives et ne t'inquiète pas archives et ne veut pas dire supprimer ça veut dire qu'ils seront dans un dossier si tu veux pour l'exemple
ils seront comme si tu mets tes papiers physique à la cave au grenier tout simplement donc si tu dois aller retrouver les rechercher pardon pour les retrouver eh bien tu vas pouvoir faire simplement une recherche sur la barre de recherche gmail une autre petite astuce pour de faciliter cela parce que tu peux en avoir beaucoup moins j'avais mille neuf cent et quelques emails donc j'en avais aussi beaucoup il te suffit d'aller sur boîte de réception et tu peux sélectionner le plus ancien dans quel ordre ils vont apparaître pays mais simplement à les sélectionner en masse
parce que tu n'as pas besoin de faire sélection les unes après les autres pour pouvoir justement tous sélectionnés d'ailleurs je te conseille aussi d'aller dans les paramètres et de sélectionner la vue sur 100 email et non pas sur 56 mais pour que ce soit plus rapide on se voit à l'étape suivante une fois que tu as terminé cela car ça peut prendre un petit peu de temps ok c'est bon tu as terminé je pense que déjà là tu dois te sentir mieux tout ce qu'on a fait là c'est tout simplement pour qu'on est visuellement -
10 mai alors peut-être que tu ne t'en rends pas compte maintenant pas si tu en avais vraiment beaucoup là peut-être que tu as quand même en un mois a reçu pas mal 10000 mais ne t'inquiète pas bien maintenant la phase où effectivement ça à prendre un tout petit peu de temps selon le nombre d'e-mails qu'il te reste ma maintenant un traité mais on va simplement aller un par un chaque e-mail qu'on a maintenant dans notre boîte de réception on va aller les sélectionner et voir qu'est ce qu'on doit faire dans quels dossiers on doit aller
les m petite astuce pour les newsletters auquel tu es abonné et que tu n'as plus envie d'être abonné je t'invite simplement alors il ya certaines où tu peux directement te désabonner ici sinon il te suffit de descendre et tu as aussi unsubscribe qui est simplement se désabonner en anglais quand tu presses là dessus normalement tu as plusieurs étapes mais des fois tu as plusieurs étapes pas toujours et tu es simplement maintenant tu n'es plus abonné simplement que maintenant ne supprime pas ce message parce que ce qu'on va faire et qu'on pas tout simplement à les
copier ce nom et puis on va aller rechercher tous les emails de cette newsletter pour tous les effacer une fois pour toutes tu vois j'en ai quand même beaucoup donc je vais simplement tous sélectionnés pour tous supprimés d'un coup alors à toi de voir si tout d'un coup tu veux quand même voir s'il y a des choses que tu aimerais garder pour lire plus tard met clairement en règle générale si on se désabonnent c'est parce qu'on n'a plus envie de voir ce contenu donc on dit tout ça maintenant parlons des raccourcis parce que je t'ai
parlé de certains raccourcis que tu peux utiliser pour aller plus rapidement alors je vais te parler du raccourci pour directement envoyé un dossier ans libellée et pour l'archivé alors ici par exemple celui-ci j'aimerais le lire plus tard donc je vais simplement pressé sous sur la touche elle pour ouvrir en fait tous mes libellé et je vais le mettre tout simplement sous mon dossier à lire bon là tu vois que j'en avais un autre mais voilà c'est celui ci est appliquée donc il va directement allés se mettre dans la case à lire il faut tout simplement
supprimées boîte de réception comme ça il sera que dans cette section là ça il faut pas oublier de le faire et quand je reviens ici eh bien il est dans ma section à lire et tu peux voir que du coup on peut voir tous les emails que ici tu vois tu le verrai pas donc c'est pour ça qu'on a créé cette boîte de réception mais si tu clique dessus tu verras qu'il y ait aussi maintenant si tu désires archives et quelque chose il te suffit de presser la lettre e pour que ça soit archives et
immédiatement bon et bien voilà on a au moins déjà fait tout ce qui est technique donc là maintenant je vais te donner simplement quelques conseils pour que tu puisse mettre en place de bonnes habitudes pour traiter email donc la première chose c'est donc là on est dans la phase iii pour bloquer du temps mais la première chose c'est vraiment de de comprendre en fait le fonctionnement des emails bien entendu que ce sont des emails qui arrive à n'importe quelle heure de ta journée mais ça ne veut pas dire que tu dois y répondre à n'importe
quelle heure de la journée c'est vraiment toi qui va décider qui va mettre une limite et un temps donné quand tu va traiter ses emails bien entendu situé au travail il faudra peut-être définir d'une manière différente que si ce sont des emails privés mais vraiment je t'encourage déjà à réaliser ça et la deuxième chose c'est de tout bloquer du temps pour répondre à ses emails ça veut dire que en tout cas pendant les prochains 30 jours plus ou moins je compte environ un mois parce qu'il faut en tout cas selon mon avis 30 jours plus
ou moins pour mettre une habitude en place te dire que tu vas uniquement par exemple ouvrir tes email une fois le matin à une certaine heure et une fois l'après midi à une certaine heure à toi de définir bien entendu selon son emploi du temps quand est-ce que ça t'arrange le mieux est de ne pas y déroger parce que si quelqu'un dont on voit un email c'est qu'en règle générale ce n'est pas forcément hypra méga urgent si tu le vois le lendemain ça va aussi aussi pour que ça fonctionne au niveau des habitudes c'est juste
un petit petite aide mes mots techniques pour que vraiment tu arrives à mettre cette habitude en place et que tu es du succès en le faisant parce que c'est clair que si on essaie de faire quelque chose et qu'on n'y arrive pas après on peut vite être sous les ai abandonnés donc moi mon conseil c'est de prendre déjà une habitude que tu as qui est déjà bien en place supposons exemple le matin quand je me lève après avoir fait ma routine du matin je me fais toujours un café et je monte dans mon bureau pour
pouvoir commencer à travailler eh bien peut-être que mon déclencheur sera à ce moment là une fois que j'arrive dans mon bureau je regarde des emails pendant 15 20 minutes ça dépend dix minutes ce que tu as envie et c'est chaque jour que je vais faire ce même rituel en fait je vais mettre en place une habitude qui est après une autre habitude qui pourra me permettre de dire ok vu que j'ai fait mon café je suis venu dans mon bureau donc je regarde les email bien entendu toujours être flexible parce qu'on n'a pas tous les
jours la même la même chose c'est clair et voilà nous passons à la dernière phase juste pour quelques petits conseils pour toi pour te faciliter encore la vie je sais que ça ne s'appliquera pas à tout le monde mais je précise quand même que c'est quand même des petites choses qui peuvent être mises en place au fur et à mesure la première c'est de tout simplement peut-être déléguer certaines certains certaines tâches pardon certes un email surtout je pense aux entrepreneurs qui voit là on leur entreprise et qui du coup peut-être ont une assistante et bien
créer un dossier qui est à déléguer comme ça la personne saura exactement où trouver les emails si ce ne sont pas des emails si elle ne traîne pas tous les emails ça c'est une première chose la deuxième chose que je te conseille c'est aussi de mettre une réponse automatique qui va informer les donc les personnes qui t'envoie un email qui va recevoir donc directement un email automatique ont disons que par exemple ton équipe où toi même réponse dans les 48 heures voilà à toi de voir ce qui est le plus adapté à ta situation comme
d'habitude et le troisième et dernier conseil c'est de créer d autres dossiers qui vont pouvoir t'aider à mieux gérer tes email que tu aimerais garder je pense notamment aux cantons réserve des billets d'avion par internet eh bien on reçoit toujours des email de confirmation pour les hôtels pour les billets d'avion etc et bien moi j'écris toujours un onglet qui s'appelle voyage est en dessous de ceux de ce dossier en fait il y a comme une autre four donc un autre dossier parce que tu peux les imbriquer à l'intérieur et je vais mettre qu'elle voyage ça
concerne comme ça tout est classé très clairement je sais où aller chercher les informations et justement pour que ça soit plus facile à visualiser parce que moi avant j'avais tous ces dossiers les uns après les autres et c'est vrai que ça faisait beaucoup de dossiers donc en fait moi ce que je te conseils quand tu as plusieurs dossiers comme ça donc créé un qui s'appelle dossier et que simplement à l'intérieur de ce dossier tu as des sous dossiers qui peut-être ont aussi des sous dossiers j'espère que cet éclair en tout cas dans ma tête ça
l'est mais c'est tout simplement pour catégoriser les choses d'une manière très claire et comme ça tu n'auras qu'à mettre les emails au bon endroit et tuent les retrouvera aussi facilement et n'oubliez pas de suivre des rêves car ils connaissent le chemin javaux nous arrivons maintenant à la fin de cette vidéo et j'ai une question pour toi j'aimerais savoir quel système d'organisation tu aimerais que je parle sur cette chaîne pour t'aider à mieux organisés j'ai déjà eu souvent des personnes qui m'ont demandé comment s'organiser au niveau administratif par exemple pour tout ce qui est paperasse j'avais
déjà fait quelques vidéos à ce propos mais je ne suis pas allé vraiment en détail de comment le faire comment organiser son bureau pour vraiment retrouver toutes ces choses là donc si c'est quelque chose qui t'intéresse dis le moi ou bien est ce que peut être tu aurais aussi envie que je te parle du classement des photos digitales des choses comme ça parce que je sais que c'est aussi compliqué à ce niveau là n'oublie pas de monsieur sur instagram car c'est là que je suis le plus présente au quotidien et n'oublie pas que la formation
est toujours disponible sur mon site internet elle te permettra de t d at organisé dans ta maison de a à z et justement je t'invite à aller regarder cette petite vidéo qui est ici qui te parle justement de la paperasse jamais répondu à plusieurs questions que je te dis à bientôt et n'oublie pas de suivre des rêves car ils connaissent le chemin ciao
