que você consiga gerenciar o tempo assim como o dinheiro e a vida a gente precisa planejar E o planejamento passa por você definir o que que é importante e o que que é urgente nas suas tarefas do dia a dia vamos supor você tem que escolher entre uma atividade de estudo né você vai ter uma prova amanhã ou fazer um trabalho para daqui a um mês ou 15 dias você tem que priorizar sua prova de amanhã você precisa de nada para passar então é importante a gente se planejar e tentar fazer isso ao longo da
semana sabendo o que que é importante aí aparece coisas urgentes aparece coisas urgentes né então assim com gente é aquilo que você não pode deixar para amanhã não pode dois conceitos que eu acho que são complementares que eu uso muito no meu dia a dia em relação ao gerenciamento de tempo o primeiro é um vídeo que ele até bem famoso no YouTube que é o conceito das maiores pedras se você procurar no YouTube por big as pedras grandes tem um vídeo muito famoso de um experimento feito em sala de aula ele não consegue muito simples
é um jarro e o jarro representa as horas do seu dia o tamanho do jato não tem como mudar porque um dia tem 24 horas a gente não consegue mudar o tamanho do nosso dia e aí a partir daí nesse jarro algumas coisas precisam se encaixar dentro desse dia vamos pensar aí só no âmbito profissional então nós temos as grandes pedras que são as coisas que precisam ser feitas os nossos maiores pepinos as coisas que precisam ser resolvidas são as nossas pedras grandes elas são literalmente pedras grandes no vídeo aí a gente tem as conchinhas
as conchinhas elas são as coisas médias né precisam ser feitas mas não necessariamente hoje tem alguma importância ali no dia mas não são os nossos maiores problemas coisas que eventualmente precisam ser resolvidas coisas que outras pessoas precisam da gente e às vezes são as prioridades das outras pessoas elas são as pontinhas Elas têm um tamanho menor e a gente tem areia areia ela é pouca do nosso tempo então são os e-mails que chegam e acabam te traindo a gente lá no nosso dia a dia e mês que a gente precisa ler ligações que a gente
precisa fazer o tempo que a gente dá uma pausa para olhar as nossas redes sociais e ali Às vezes as pessoas podem até se equivocar então areia o que a gente precisa eliminar na verdade isso é meio dos olhos né porque a gente nós somos pessoas Nós não somos robôs Nós não somos 100% do tempo as pausas são importantes levantar conversar com alguém é importante também até na nossa própria saúde mental que vem a máquina de produtividade então a areia ela existe e ela também faz parte do nosso dia mesmo que a gente esteja falando
só da parte profissional do nosso dia A grande questão é a ordem se você pega um jarro e enche ele primeiro com uma camada de areia Você completou metade do já com areia depois você vai lá e coloca uma segunda camada de conchinhas e preencher mais metade desse vaso em conchinhas a hora que você precisa encaixar essas pedras grandes elas não cabem o jarro já tá cheio e as pedras não encaixam e é mais ou menos como funciona o nosso dia quando a gente deixa ele acontecer de uma forma orgânica a gente se perde nas
redes sociais a gente se distrai metade do dia respondendo um monte de e-mail para um monte de aí depois a gente vai lá resolver os pepininhos e quando a gente vê a pedra não cabe mais no nosso dia passou então não é sobre eliminar as coisas mas sobre reorganizar a gente pega esse mesmo jarro e primeiro encaixe as pedras né as pedras preenchem o vaso o jarro né determinada forma entre elas ainda sobre espaço a pedra já entrou Depois disso você joga as conchinhas e as conchinhas conseguem se acomodar entre as pedras e a areia
que é o mais fino se você joga ela por último dentro desse jarro ela se acomoda entre as pedras e entre as conchas e no final já deu tudo dentro dele mesmo sendo a mesma quantidade de pedras a mesma quantidade de areia e a mesma quantidade de Conchas é só uma questão de como acomodar Então se no início do nosso dia a gente tem a claridade de quais são as minhas pedras e essas eu preciso colocar no jarro do meu tempo primeiro e garantir que elas aconteçam acomodar as conchinhas e acomodar a areia fica muito
mais fácil e aí você entra né no inverso do que seriam natural de se perder nas redes sociais se perder respondendo e-mail e as suas grandes entregas ficarem de fora então acho que é muito valioso quando a gente consegue entender o conceito de quais são as nossas pedras dentro do nosso dia e que isso precisa acontecer e que o resto a gente encaixa depois que isso já estiver encaixado dentro das nossas prioridades E aí a partir daí surge a pergunta Tá mas como que eu identifico a pedra né legal se colocar pedra primeiro Mas como
que eu identifico a pedra as vezes tudo parece importante às vezes tudo parece urgente às vezes tudo parece prioridade como que eu identifico O que é uma prioridade de verdade tem tudo que é importante a gente nem tudo que é urgente é importante e geralmente quando é urgente a gente tende a achar que é importante mas não a coisa pode ser urgente e não ter relevância nenhuma então a matriz é para tentar identificar e diferenciar as duas coisas para que a gente não sai agindo na emoção E conclua aí coloca esforço onde não era necessário
Então imagina que a gente tem dois eixos o eixo do urgente e o eixo do importante e dentro desses eixos A gente divide quatro quadros esses quatro quadros são coisas urgentes e importantes então ele é o top da sua prioridade ele é importante e ele é urgente coisas que são urgentes e não importantes E aí você avalia é sobre urgente mas é importante para mim não porque pode ser que seja uma prioridade de uma outra área uma prioridade de uma outra pessoa que ficou lá sentado no problema e apareceu do nada querendo que você resolva
a coisa de um dia para outro mas para você para o seu trabalho isso não tem importância pode ser que só é urgente porque é uma burocracia que alguém deixou atrasar até o ponto de virar uma urgência e agora você tem que parar tudo para atender mas tudo que se enquadra no quadrante de urgente e não importante merece uma avaliação da sua parte antes de você colocar seu esforço nisso pode ser que você vire para pessoa da outra área e falhar entenda sua urgência mas eu tenho aqui outras prioridades e esse aqui não vai dar
para te entregar até amanhã ou pode ser que a é um negócio que eu preciso entregar e realmente é negociável não é importante mas essa burocracia eu não posso fugir a data é essa é negociável mas você consegue negociar para uma próxima Tá bom vou te entregar e vai ser a minha prioridade mas para uma próxima vez eu preciso de pelo menos três dias para trabalhar podemos ajustar o calendário para as próximas para que venha com determinada antecedência Então se é urgente e não é importante sempre vale um pouco de olhar com cuidado para ou
renegociar para que não seja mais urgente ou para pensar numa próxima vez como fazer com que isso chegue com antecedência necessária para que não seja uma urgência no seu dia um outro quadrante são as coisas que são importantes e não são urgentes é onde a gente quer estar o tempo inteiro trabalhando em coisas importantes sem urgência porque você consiga programar o seu dia sua semana o seu mês depende do quanto de prazo você vai ter para que você faz essa entrega sem a correria né do ferrou é para hoje é para amanhã então a gente
sempre trabalha para tentar estar nesse quadrante atividades importantes e não urgentes Qual o problema dele se não é urgente Às vezes a gente vai deixando até o momento que eles viram gente e aí bate adrenalina E aí vai força do desespero na força do ódio na força do que precisar porque é urgente pega o que não é o ideal o ideal é a gente trabalhar o nosso tempo não é urgente é importante hoje eu tenho possibilidade de fazer a de trabalhar nisso com calma de fazer todas as validações para garantir que tá bom de revisar
o meu trabalho e Poxa é uma entrega importante eu garanto que eu entrego no maior nível de qualidade se eu souber aproveitar o meu tempo não dá para deixar né procrastina procrastina procrastina mudou de casinha virou gente importante sabe-se quem puder então ter a consciência de trabalhar de que a gente tem que trabalhar nesse quadrante que a gente faça entrega antes de virar urgente trabalhar com inteligência nesse quadrante e o último quadrante dessa Matriz é o tá lá na pontinha o que não é nem urgente nem importante e essa é a coisa que tem que
parar para pensar não é urgente não tem nenhum tipo de urgência não é importante não é relevante para ninguém porque estou fazendo Esse trabalho é um relatório que eu faço para ninguém ver é uma apresentação que eu mando que ninguém abre por que que eu tô fazendo essa atividade a gente não deveria ter nada nesse quadrante nada do deveria estar aí então se a gente tem uma lista de coisas a fazer sei lá essa lista tem 15 itens eu preciso priorizar eu preciso saber quais são as minhas pedras Quais são as minhas conchinhas Quais são
as minhas Areias para conseguir programar o meu dia Ou a minha semana ou o meu mês como funciona melhor para cada um Quando eu olho aquela lista são duas coisas que eu preciso pensar essa atividade ela é urgente importante ela é não urgente mais importante ela é não importante não gente ela é não não importante eu urgente O que é saber o que essa atividade específica aí nessa lista e a partir do momento que você consegue classificar cada uma você consegue priorizar primeiro que é urgente importante e precisa ser resolvido e não tem outra opção
depois o que é importante e não urgente que você tem prazo que você consegue fazer você consegue fazer um pouco por dia você consegue realizar com calma entregar antes do seu do seu prazo com qualidade feito com calma revisado testado e etc depois o que os outros padrões que não gostaríamos de estar Não é urgente não é importante eu tenho que riscar a minha lista que está aqui está errado ou entender que talvez seja importante mesmo e a gente que não entendeu a importância do negócio ou realmente arriscado a lista virar e falar isso aqui
ó chefe se eu cortar isso aqui da lista tem algum Impacto para você e começar a cortar essas coisas que são areia Não é urgente não é importante para ninguém tirar fora e a partir daí e o que é urgente e não importante fazer um trabalho né de puxe back escuta falando isso aqui é tão urgente para você mas explorar um pouco mais para conseguir alocar ele na caixa certa importante não urgente não urgente não importante a gente risca Fora as coisas que estão nessa caixa de urgente não importante precisam ser entendidas e realocadas para
outro lugar e a partir daí você consegue priorizar suas atividades programar o seu dia sua semana o seu mês e ir contra o movimento natural de procrastinação daquilo que é complexo normalmente que eu faço quando começa a semana na segunda-feira eu já reviso agenda da semana inteira e aí cada dia né antes de fazer qualquer coisa antes de ir para academia antes de tomar café ou antes de começar até uma reunião eu olho a minha agenda e procuro priorizar ou seja o que que eu vou fazer naquele dia Quais são as minhas prioridades tá e
me preparo também porque por mais que você priorize é fato que com outras coisas vão aparecer durante o dia né coisas que não estão previstas né E aí você tem que tomar um cuidado para que essas coisas que não estão sua agenda não tome conta da sua agenda né é muito comum Quantas vezes você já não montou uma agenda né falou Olha eu vou fazer isso isso isso aquilo aí você chega no final do dia você só fez 20 30% daquilo que você tinha planejado é os outros 60 70 80% por um temas que acabaram
entrando e você acabou deixando nesses outros temas tomarem conta da sua agenda entendeu o que eu faço então eu coloco sempre prioridade um e dois por exemplo na minha agenda prioridades uns são aquelas que eu preciso executar de qualquer maneira dentro de um dia ou de um período específico e as prioridades dois são aquelas que eu tenho um pouco mais de flexibilidade de tentar para a execução então se eu não consegui por exemplo eu tô numa terça-feira hoje se eu não conseguia executar uma prioridade dois não vai ser o fim do mundo eu posso executar
amanhã ou na quinta-feira entendeu isso ajuda um pouco a questão de não se sentir frustrada entendeu porque eu acho que o ponto chave né da gestão de tempo é a frustração né que as pessoas todo mundo fala nossa eu tô cansado Eu precisaria de um dia de 30 horas na verdade não né na verdade a gente Vai acumulando um monte de coisa a gente quer fazer um monte de coisa de uma vez e a gente não prioriza tá então acho que a primeira grande dica eu posso passar por experiência própria é priorizar E aí cada
um prioriza de uma maneira Eu priorizo por exemplo eu sou muito visual com cores a minha agenda né então eu tenho lá minha agenda no Google você pode ter no Outlook também E aí você tem como gerar suas atividades e colori-las tá aí eu sei pela cor o importante é aquela atividade para mim né Uma outra cura é algo que eu posso assim por exemplo Deixar se estender para fazer mais um final do dia fazer um dia seguinte eu uso muito eu tô usando o Google agora mas acho que em outros aplicativos você consegue fazer
isso também então o que eu faço na hora que eu vou registrar no calendário uma atividade por exemplo a gravação aqui aí eu já coloco isso lá e eu coloco uma cor isso é uma coisa importante e respeitar o tempo da pessoa né Que Eu agendei então eu coloco uma cor por exemplo Vermelha ou seja isso daí não é negociável né eu não posso deixar nada acontecer para atrapalhar ou postergar isso entendeu aí por exemplo eu tenho uma outra reunião interna e as reuniões internas eu coloco elas como Verde Porque verde porque não não no
verde são reuniões onde eu tenho mais flexibilidade se acontecer algum imprevisto é uma agenda interna então eu consigo gerenciar né postergar mexer no tempo é claro que não fazer isso e o amarelo eu coloco são aquelas atividades assim de não necessariamente vai ser o fim do mundo se eu não sou não executar lá naquele tempo específico que Eu agendei mas que eu preciso executar lá dentro do dia entendeu porque é uma tarefa importante eu preciso executá-las então as três cores me dão mais ou menos a ideia de como tá o andamento da minha agenda no
dia pessoas chegam com receio de falar não porque elas acham que é algo ofensivo ou algo que vai demonstrar para outra pessoa que você isso é muito cultural viu isso é muito mais comum mais latinos Você vai em outras países com culturas diferentes tipo na Escandinávia tô falando por experiência própria né que eu já trabalhei eu já tive presente nesses países ou nos Estados Unidos que onde eu tenho mais contato pessoas são muito objetivas falarem você não pode fazer isso para mim e falou não poder eu posso agora não ah mas eu sei mas eu
tenho outra coisa que eu preciso fazer agora que é urgente também então entendi o que você precisa eu faço hoje mais tarde eu faço amanhã fácil falar mais o que acaba acontecendo né Aí você tá aqui de repente fazendo um trabalho e aí te liga um colega fala ou me dá uma ajuda aqui eu tô precisando fazer uma configuração aqui no meu computador no meu celular você pode me ajudar cinco minutos entendeu aí você vai lá ver cinco minutos e uma hora e hora que você voltou você já perdeu tudo que você tá falando aí
a sua agenda que vai acontecendo você vai empurrando tudo para frente entendeu então essa parte é saber falar não é mas explicando para a pessoa não simplesmente falar nada pode me ajudar com isso poder te ajudar eu posso mas não posso te ajudar agora tudo bem
