[Música] bienvenidos y bienvenidas a este webinar que la universidad virtual del estado de guanajuato ha preparado con el tema gestión de proyectos de tecnologías de información en este webinar vamos a revisar la importancia de una adecuada gestión de proyectos para el logro exitoso de en el desarrollo de los proyectos de tecnologías de información espero que sea de su utilidad vamos a comenzar revisando algunos de los conceptos importantes en la gestión de proyectos como por ejemplo los factores claves en el éxito de los proyectos de tecnologías de información qué es la gestión de proyectos cómo asegurar
que ese éxito se dé hay prácticas que nos permiten a nivel internacional estandarizar la gestión de los proyectos con mejores resultados vamos a explicar qué importancia tiene el project management institute en la gestión de proyectos y vamos a revisar cuáles son los procesos que debemos de aplicar para que tengamos una adecuada gestión de proyectos [Música] bueno pues les voy a presentar algunos de los factores claves que considero importantes en el éxito de los proyectos de tecnologías de información el primer factor es contar con el compromiso de las personas sponsors o que patrocinan el proyecto estos
sponsors pueden ser los altos la alta dirección el área que está solicitando el proyecto y para quien la vamos que nos va a patrocinar el mismo con recursos humanos financieros y tecnológicos y que lo más que el primer punto para mí es que logremos captar la importancia la atención de estos sponsors con la importancia que tiene para la organización del proyecto los proyectos de tecnologías de información pues van a lograr ventajas competitivas para las organizaciones hoy en día y la importancia de el logro exitoso parte para mí desde mi punto de vista del compromiso que
logremos que los responsos tengan en el proyecto un segundo elemento que para mí es importante en los proyectos de tecnología de información y que se asegure por lo tanto su éxito es contar con el personal adecuado competente con el perfil requerido en los equipos de desarrollo de los proyectos de tecnologías de información nos damos cuenta que aún cuando los recursos puedan ser humanos sean escasos es muy importante que logremos que el personal que se va a integrar al proyecto de tecnología de información cuente con las habilidades y las competencias y es muy importante que lo
hagamos desde que estamos planificando el proyecto que nos aseguremos y que en un momento dado si no se cuente y no se tiene el 100% de las competencias podamos asegurar que que se habilite en esas habiliten esas competencias en el personal el tercer elemento clave en el éxito de los proyectos para mí es la comunicación efectiva entre los y las integrantes de los equipos y la comunicación que así se trate de cualquier tipo de trabajo no fluye adecuadamente para garantizar que se entienda los objetivos del proyecto las actividades que se requieren hacer en los tiempos
y costos la comunicación va a dificultar el éxito del proyecto un cuarto elemento para mí es que se desarrolle el equipo de trabajo para el cumplimiento de los objetivos del proyecto y esto es el el punto dos y tres y contemos el desarrollar el equipo de trabajo significa que contemos con el personal adecuado y competente que tengamos una comunicación efectiva entre entre los miembros de quienes lo integran u otro elemento más satisfactorio adicional al que favorece el éxito de los proyectos de tecnología de información por supuesto es establecer estándares de calidad para el desarrollo del
mismo o debemos de no solamente cumplir en tiempo y en costo sino cubriendo los requisitos de los objetivos para los cuales los proyectos de tecnologías de información van a favorecer esa ventaja competitiva competitiva que he estado hablando realizaron un liderazgo efectivo también es muy importante para lograr el éxito de los proyectos de tecnología de información pues es el líder quién hace los puntos anteriores de los cuales los factores hace que sucedan los factores claves anteriores y además es el líder quien asegura que se entiendan perfectamente los objetivos del proyecto y que a lo largo de
las etapas que se vayan a realizar del proyecto se vayan garantizando cada uno de los elementos anteriores y realizar una planificación de tiempos y costos efectiva también es muy importante en relación al tiempo en el cual el proyecto debe de quedar concluido la planificación de los tiempos y hoy haciendo uso de muchas herramientas que tenemos de software en la gestión de proyectos también tenemos un elemento muy importante para que podamos hacer la planificación de tiempos y costos de manera efectiva otro factor que considero importante en el éxito de los proyectos de tecnologías de información es
seleccionar adecuadamente a los proveedores garantizar que cuenten con los estándares de calidad que se necesita el proyecto también es muy importante para el éxito de los niños planificar los recursos financieros del proyecto y que éstos fluyan en el momento en el tiempo que son requeridos también es muy importante para su éxito y por último realizar una gestión adecuada de los cambios del proyecto los proyectos de tecnologías de información sufren muchos cambios a lo largo del proyecto y también sufren cambios y hay que hay que diferenciar esto si los objetivos no están bien definidos pero aquí
en el momento en el que las organizaciones están viviendo con mucha incertidumbre los proyectos pueden cambiar no los objetivos pueden tener cambios pueden tener ajustes y en la gestión de proyectos una gestión adecuada de los cambios de proyecto me va a permitir que a pesar del cambio se tenga el mínimo impacto de este cambio en el tiempo y en el costo del proyecto pues le hice un breve resumen de los factores que desde mi punto de vista debemos primero considerar que son importantes y determinantes en el éxito del proyecto para dar paso a cómo lo
vamos a resolver cómo vamos a hacer que el éxito de los proyectos y que estos factores tan importantes recuerdan a aplicar en un proyecto de tecnologías de información bueno antes vamos a definir qué es un proyecto un proyecto es la planificación y la ejecución de una serie de acciones que siendo su fin el conseguido el objetivo determinado se llevan a cabo las características que debe de tener un proyecto y es un proyecto de tecnologías de información por lo tanto es que esté orientada a orientado a metas cualquier proyecto de tecnologías de información debe de tener
metas muy claras para la organización con metas de ahorros en costos en tiempos en aumentos de productividad en obtención de ventas todos los proyectos de tecnologías de información deben de tener es esa definición muy clara de las metas para que sean considerados como proyectos un proyecto también involucra la coordinación de actividades interrelacionadas tienen una duración finita en la fecha de inicio pero también una fecha de término y esa fecha de término debe de estar dada por la organización para que pueda tener el impacto del que ya hemos hablado la obtención de la ventaja competitiva los
ahorros en costos la mejora en la n en las ventas etcétera y un proyecto cuenta con la característica de ser único no necesariamente innovador es único y significa que se requiere para dar respuesta en la mayoría de las de los casos a problemas para dar respuesta a la mejora de la ventaja competitiva y debe de ser único implementamos por una vez y un proyecto de tecnologías de información basado en una red en redes pues la red se puede actualizar pero la renovación de la red es un proyecto único que se da de una fecha de
inicio y una fecha y tiene una fecha de término esto es muy importante para poder entonces enfocarnos y decir qué porque es importante en la gestión de un proyecto de tecnología de información la gestión de proyectos se refiere a la actividad que permite el diseño y la ejecución trabajen en conjunto para lograr el resultado esperado tomando en cuenta las tres restricciones mencionadas anteriormente tiempo alcance y recursos [Música] y en este sentido el proyecto y los proyectos de tecnologías de información que son únicos que tienen metas que tienen actividades que se tienen que coordinar que tienen
una fecha finita también tienen que cumplir con tres restricciones el tiempo el alcance y los recursos que ocupará el proyecto bueno y uno de los organismos que a nivel internacional ha trabajado en tener prácticas mejores prácticas recopilar mejores prácticas desde el año de 1969 y que inicia en estados unidos es el project management institute mejor conocido como pm este instituto para consolidar o agrupa desde 1969 a investigadores académicos empresarios con la finalidad de establecer los estándares de la dirección de proyectos así como la tarea de administrar de forma global el proceso de certificación de los
profesionales en la gestión de proyectos asimismo todos los procedimientos han sido reconocidas por las entidades gubernamentales y privadas más relevantes esto aplica para cualquier tipo de proyecto un proyecto de construcción en el área de construcción un proyecto en el área financiera y por supuesto un proyecto de tecnologías de información en américa latina y la utilización de mejores prácticas en la gestión de proyectos el cobra mayor importancia en este siglo en los que la globalización de las organizaciones es un requerimiento muy importante como sabemos bien donde la gestión de los proyectos se vuelve global también y
entonces que en en américa latina se vuelve muy importante que se observe se utilicen mejores prácticas que son utilizadas a nivel internacional como estas que propone el project management institute el project management institute consolida sus mejores prácticas en un grupo de documentos que se les conoce como open book pero el proyecto no les en el grupo de conocimientos de del pm este cuerpo de conocimiento que podemos adquirir a través de libros a través de cursos a través de certificaciones la intención es que como gestores de proyectos de tecnologías de información vayamos implementando nos en el
ejercicio de la gestión de los proyectos [Música] el pm y el project management institute identificar cinco procesos que son importantes en la dirección de los proyectos light el proceso de iniciación de planificación de ejecución de monitoreo y decir y aquí es en donde vamos a describir un poco esos procesos el proceso de iniciación o de inicio comprenden las actividades necesarias para la autorización del inicio de un proyecto comentábamos en como uno de los factores claves de éxito el compromiso de la alta dirección y durante el proceso de inicio estas actividades necesarias que incluyen la autorización
del proyecto por parte de los sponsor de los patrocinadores de la alta dirección incluye que podamos identificar con claridad cuál es el objetivo del proyecto quién será el responsable del proyecto cuáles son las metas del proyecto quiénes deben de participar qué recursos se necesitarán en el proyecto y quién autoriza el proyecto para quien va dirigido y que va a tener un impacto en la organización y entonces el proceso el proceso de inicio vamos a identificar con claridad esas actividades y garantizar como lo decía la primera característica del proyecto que el proyecto de tecnologías de información
tenga metas muy bien definidas tenga con claridad definido los tiempos de realización del proyecto y es aquí en donde el project management institute les les hacemos la invitación de como mejor práctica poder incorporar una serie de documentos que integran el proceso las actividades necesarias para la autorización del proyecto el proceso de planificación incluye las actividades requeridas para establecer el alcance del proyecto refinar sus objetivos y definir el curso que se tomará para alcanzarlo parte de la identificación con claridad el proceso de planeación de la del problema una oportunidad [Música] del beneficio que tendrá el proyecto
de tecnologías de información desglosa el proyecto en actividades muy detalladas cuando es la comunicación adecuada la comunicación se tiene que dar para que sea efectiva efectiva en el establecimiento de las actividades que incluye un proyecto y es en esta etapa del proceso de planificación o planeación en el cual se van a detallar cuáles son las actividades para realizar el proyecto en tiempo en costo y en recursos vamos aquí en la etapa de en el proceso de planificación de un proyecto de tecnologías de información a optimizar el proyecto a identificar cuáles son los riesgos que tiene
un proyecto de tecnologías de información y sienta las bases para el control del proyecto y definimos con claridad cuáles son las actividades tendremos un proyecto que pueda controlarse [Música] el proceso de ejecución consiste en realizar las actividades establecidas con el plan a fin de satisfacer las especificaciones del proyecto y ese entonces es que tomamos lo que está planeado en tiempo en costo y en calidad y vamos a ejecutarlo de acuerdo a las especificaciones de cada una de las actividades lo vamos adquiriendo vamos adquiriendo ya aquí conforme vamos viendo la importancia de los procesos que en
la ejecución se vuelve se volverá con mucha más suavidad con mucha más efectividad y esa actitud la ejecución de las actividades la comunicación de manera transversal tan importante en el proyecto deberá de documentar las actividades los tiempos conforme se vaya en ejecutante [Música] y para esto vamos a tener los procesos de monitoreo el control que incluye las actividades requeridas para dar seguimiento a los avances y desempeños del proyecto así como identificar las partes del plan que requiere cambios aplicando lo que sea necesario sin perder de vista los objetivos del proyecto esta adecuada gestión de proyectos
como ya lo vimos en si en el proceso de inicio nos aseguramos que queden definidos con claridad los objetivos las metas del proyecto y después en la etapa de planificación identificamos las actividades para poder llevar a cabo los objetivos del proyecto puede puede haber fases del proyecto pero dentro de las fases vamos a tener actividades y las actividades en el proceso de planificación como ya lo comentamos tendrán que tener requerimientos de realización en tiempo en costo y entonces aquí en este momento del proceso de monitoreo el control se vuelve muy importante evaluar cómo se están
cumpliendo los objetivos del proyecto en función de las actividades que en los otros procesos se definieron y otro proceso importante que marca el project management institute en la gestión de proyectos de tecnologías de información o de cualquier proyecto es el proceso de cierre el proceso de cierre es el conjunto de actividades que se realizan para finalizar las tareas a lo largo de todos los grupos de procesos para cerrar formalmente el proyecto o una de sus fases aquí estas actividades incluyen garantizar que todas las actividades definidas desde el app desde el proceso de planeación y en
la ejecución se les dé buen término conforme a los requerimientos de cada una de ellas es muy importante como buena práctica que los proyectos en la gestión de proyectos de tecnologías de información por ejemplo cerremos los contratos con los proveedores garantizamos que las garantías el servicio con garantía en los proyectos de tecnologías de información se realicen para qué estemos seguros de que tengamos las condiciones de cerrar la relación por ejemplo con los proveedores hablábamos de que el elemento uno de los factores claves en el éxito de los proyectos es seleccionar adecuadamente los proveedores y es
aquí en donde se vuelve muy importante asegurar que el proveedor nos dé el servicio dentro del proyecto de tecnología de información y que nosotros documentamos que lo entregado esté conforme a lo especificado y que si hay servicios pos garantía podamos hacer uso de ella conforme a los requisitos establecidos en los contratos que hagamos con los proveedores como ustedes ven pues la gestión de los proyectos de tecnologías de información se vuelve muy importante para garantizar el éxito de los niños pero afortunadamente existen como lo he comentado institutos como el pmi que no se comparten sus mejores
prácticas para el éxito de los mismos pues muchas gracias espero que este webinar les ayude a complementar y enriquecer sus conocimientos en la gestión de proyectos de tecnologías de información me despido dejo aquí mis datos para que quien guste podemos contactarnos para cualquier duda muchísimas gracias [Música]
