Aula 2 - Gestão de Resultados e Rotinas Eficazes

[Música] Olá bem-vindo de volta ao nosso módulo de gestão de gabinete eu sou Gerson Pires chefe de gabinete da vereadora Cris Monteiro aqui na Câmara Municipal de São Paulo nessa segunda aula a gente vai abordar o planejamento do mandato ferramentas de gestão e rotinas administrativas vamos lá desdobramento dos objetivos do mandato transformar os planos gerais do mandato em etapas práticas executáveis é essencial para acompanhar o progresso de cada iniciativa e garantir que os compromissos assumidos com a população possam ser cumpridos a divisão dos objetivos em subetapas análise e priorização de metas identificar as metas principais

do mandato como projetos de lei específicos atividades de fiscalização iniciativas de comunicação priorizando conforme sua importância e Impacto a definição de subetapas para cada meta dividir cada objetivo em subetapas que facilitem a execução atribuindo prazos e responsáveis para cada uma delas por exemplo se a meta é ampliar a fiscalização das obras públicas as subetapas podem ser incluir vistorias trimestrais elaborar relatórios com base as visitas e os dados fornecidos acompanhamento regular reunir-se periodicamente para revisar o planejamento das subetapas e a ajustar o planejamento conforme necessário por exemplo vamos dizer que o objetivo principal do seu mandato

seja melhorar a educação no seu município então a gente precisa seguir os três passos acima mais ou menos da seguinte forma análise e priorização de metas identificar em conjunto com a comunidade escolar e a secretaria da educação as principais áreas de melhoria na educação do município como capacitação dos professores infraestrutura escolar e o próprio programa de Apoio aos alunos definir metas específicas pro mandato como aprovar Políticas de incentivo à formação contínua de professores garantir a criação de um Fundo Municipal para infraestrutura escolar ou reduzir a taxa de evasão escolar através da campanha de conscientização definir

metas específicas pro mandato como aprovar Políticas de incentivo à formação contínua de professores garantir a criação de um Fundo Municipal para infraestrutura das escolas ou reduzir a taxa de evasão escolar através de campanhas de conscientização por exemplo a definição de subetapas para cada meta meta capacitar professores e profissionais da educação a submeta por exemplo propor aprovação de um projeto de lei pro apoio à formação continuada criar um projeto de lei que incentive a capacitação contínua de professores prevendo parcerias com instituições de ensino e programas de bolsas para cursos e oficinas o prazo 6 meses por

exemplo para aprovação e o responsável é o próprio Vereador proponente e Assessoria Legislativa promover audiências públicas para entender a necessidade de Formação organizar audiências públicas com professores gestores o pessoal da comunidade escolar para identificar as necessidades de capacitação e alinhar as propostas o prazo por exemplo do meses o responsável o próprio Vereador e Assessoria atuar na fiscalização de programas de Formação existentes acompanha a programação da capacitação oferecida pelo Município cobrando as melhorias e ajustes conforme identificado nas audiências prazo por exemplo contínuo responsável o próprio Vereador e Assessoria meta melhorar a infraestrutura escolar as submetas fiscalizar

eh as condições das escolas municipais para isso você precisa realizar visitas periódicas às escolas para avaliar a infraestrutura levantar as demandas junto a com Unidade Escolar o prazo é contínuo deve ser feito sempre o responsável é o próprio Vereador E a equipe propor emendas no orçamento para investimento em infraestrutura escolar destinar parte do orçamento Municipal para Reformas e melhorias nas escolas priorizar as condições das mais críticas o prazo é revisão anual do orçamento e o responsável mais uma vez o próprio Vereador e Assessoria financeira incentivar parcerias com o setor privado propor leis ou incentivos para

que as empresas locais possam colaborar com a infraestrutura das escolas por meio de doações de materiais ou as reformas promovendo responsabilidade social o prazo 6 meses para formulação da proposta e o responsável é o próprio Vereador e a assessoria a meta apoiar o aluno a reduzir a evasão escolar submetas implementar campanhas de valorização da educação desenvolver campanhas de conscientização sobre a importância da educação utilizando as redes sociais eventos locais para engajar os alunos e os próprios pais o prazo 3S meses pro planejamento e lançamento responsável o próprio Vereador e Assessoria de comunicação propor projetos pro

reforço escolar criar um projeto de lei para incentivo e apoio escolar para prever a formação e parcerias com ONGs e outras instituições para oferecer tutoria e reforço PR os alunos com dificuldade o prazo 4 meses paraa formulação da proposta e o responsável a vereador e Assessoria Técnica acompanhamento regular as reuniões mensais de acompanhamento com a secretaria da educação e a comunidade escolar promover reuniões periódicas com representantes das escolas e a própria secretaria de educação para avaliar o andamento das metas discutir melhorias e ajustar as ações de acordo com os resultados prazo por exemplo deve ser

mensal o responsável é o vereador e a assessoria monitorar os indicadores de frequência e evasão acompanhamento periódico da secretaria de educação sobre evasão e desempenho escolar cobrar as ações eh corretivas quando necessário o prazo trimestral por exemplo e o responsável Vereador os próprios assessores no contexto dessa divisão de etapas e subetapas é muito importante principalmente em gabinetes com mais pessoas que exista muita clareza das funções de cada membro o que cada um tá fazendo para cumprir as metas maiores desse gabinete e fazer que todas essas engrenagens funcionem para motivo realmente de transformar aquela meta e

aquele objetivo principal do gabinete criação de indicadores de sucesso os indicadores de sucesso ajudam o vereador a medir o impacto das suas ações e o progresso em direção às metas do mandato para assim facilitar os ajustes e a prestação de conta pra população é preciso definir os indicadores para as metas do mandato critério de sucesso definir o que será considerado sucesso para cada iniciativa por exemplo para uma meta de aumentar a participação em audiências públicas o critério de sucesso pode ser o aumento de 30% na participação da população até o final do ano tipos de

indicadores utilizar tanto indicadores quantitativos número de projetos aprovados relatórios de fiscalização realizados Participação Popular quanto qualitativos nível de engajamento nas redes sociais e a percepção pública do mandato mensuração de entregas internas avaliação das entregas do gabinete é preciso estabelecer metas internas para avaliar o desempenho da equipe como tempo de respostas à demandas eficiência em comunicação e o cumprimento dos prazos monitoramento contínuo é preciso revisar periodicamente os indicadores para medir o progresso e promover as ações corretivas garantindo consistência nas entregas rotinas de trabalho no gabinete a organização de rotinas é fundamental para que o gabinete funcione

de forma estruturada cobrindo todas as áreas de atuação e otimizando o tempo de cada membro da equipe as rotinas de comunicação por exemplo fluxo de comunicação com a população deve ser estabelecida por meio de uma rotina que responda às demandas da população publicamente e atualizações regulares para manter o público informado sobre todo o trabalho que tá sendo feito no mandato o agendamento de publicações informativos é preciso planejar uma agenda de publicações nas redes sociais e nos próprios canais de comunicação formal alinhado com as metas definidas rotinas de fiscalização uma agenda de fiscalização para isso é

preciso definir prazos para as atividades de fiscalização como as visitas em loco revisões de contratos de forma que o vereador e equipe acompanhe regularmente as atividades do executivo relatórios de fiscalização criar um modelo de relatório que reúne informações de cada fiscalização para permitir uma análise consistente dos dados obtidos e identificar oportunidade para uma ação rotinas administrativas organização do expediente interno é preciso estabelecer os horários fixos para as reuniões semanais de alinhamento planejamento mensal e revisões trimestrais das metas e desempenho gestão da documentação implementar uma rotina de organização dos documentos como os contratos ofícios pareceres técnicos

para segurar fácil acesso e consulta para todo mundo da equipe controle orçamentário revisar periodicamente o orçamento do gabinete para comparar o gasto real com o previsto e assim garantir sempre uma maior eficiência financeira uma gestão de resultados eficaz depende uma estrutura organizada de metas e rotinas dividir os objetivos em etapas menores criar indicadores claros e estabelecer rotinas para equipe permite que o Mandato acompanhe de perto cada ação e mantenha transparência com as pessoas na próxima aula a gente vai aprender um pouco mais sobre a gestão de pessoas da contratação até o acompanhamento espero vocês lá

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