hello les modern workers voici une vidéo qui va vous retourner le cerveau et oui elle va littéralement vous simplifier la vie si vous utilisez le nouvel Outlook au travail vous pensiez maîtriser le calendrier du nouvel Outlook mais en réalité il cache des tonnes de fonctionnalités ultra pratique qu'on nexploite même pas waouh je vais vous montrer comment raccourcir vos réunions par défaut oui fini les réunions qui s'éternisent on parlera aussi de la manière de définir vos heures et vos lieux de travail dans votre calendrier super pratique pour ceux qui jonglent entre le télétravail et le bureau
ensuite on va découvrir une pépite l'outil Microsoft booking idéal pour automatiser la prise de rendez-vous avec vos collègues ou vos clients on verra également comment répondre à un email directement par une invitation à une réunion et ça c'est un gain de temps assuré nous verrons également une petite astuce que j'adore comment ouvrir votre calendrier dans une fenêtre séparée pour plus de flexibilité comment mettre de la couleur pour une lecture simplifiée et bien plus encore et bien c'est exacte ce que je vais vous montrer aujourd'hui ou plutôt dans mes deux prochaines vidéos bref comme vous le
voyez Outlook regorge de fonctions qui peuvent vraiment vous faciliter la vie tellement en fait que j'ai décidé de vous présenter tout ça et bien oui dans deux vidéos plutôt que dans une seule pour éviter que ça devienne un marathon dans cette première vidéo on va déjà explorer quelques astuces incontournables pour bien démarrer et puis ben ensuite rendez-vous dans la prochaine vidéo pour découvrir le reste alors vous êtes prêts allez on y va on y va pas tout de suite he si c'est la première fois vous passez par ici et j'envoie C n'hésitez surtout pas à
vous abonner à la chaîne franchement vous ne voudriez quand même pas louper tout ce qu'on vous prépare non et pour ceux qui sont déjà de la team modern workers un petit like ou un commentaire et ben ça fait toujours plaisir et ça aide la chaîne et si vous avez envie de partager la vidéo et bien allez-y ça pourrait vraiment être utile à d'autres [Musique] aussi alors je ne sais pas vous mais moi j'ai encore reçu plein d'invitations à des réunions d'une heure dans teams et j'ai l'impression d'y passer quand même beaucoup trop de temps sachez
que moi j'ai l'habitude de programmer plutôt des réunions de 30 minutes mais si après la réunion vous avez besoin d'au moins 5 minutes pour créer des tâches envoyer un email ou même bah pour préparer un café alors pourquoi ne pas changer les paramètres de votre calendrier Outlook pour pouvoir terminer les réunions plus tôt et récupérer ce temps si précieux et bien laissez-moi vous montrer comment faire je suis maintenant dans mon Outlook alleer dans les paramètres donc cliquez ici sur cette icône et aller dans calendrier puis on va dans événement et invitation nous avons maintenant une
option ici pour raccourcir la durée de tous les événements je coche la case et voici les options est-ce que je vais terminer mes réunions plus tôt ou est-ce que je veux les commencer plus tard alors moi je vois pas trop l'intérêt de commencer les réunions plus tard mais je vois bien l'intérêt de les finir plus tôt juste pour économiser du temps donc pour une réunion qui dure moins d'une heure finissons cette réunion 5 minutes plusut tôt et quen est-il d'une réunion d'une heure ou plus et bien finissons cette réunion 10 minutes plus tôt et ensuite
je vais cliquer sur Enregistrer et maintenant quand je vais dans le calendrier et que je crée un nouvel événement je peux ajouter un titre à la Réunion ici et lorsque je commence à regarder les heures par exemple elle commence à 8h et elle se termine à 8h25 car je souhaite qu'elle se termine 5 minutes plus tôt regardez ici il y a l'indication qui indique l'oraire ajusté ici environ une demi-heure et je finis donc à 8h25 ici environ 1h et au lieu de terminer à 9h et bien je termine à 8h50 donc vous l'avez compris ce
petit paramètre est quand même bien utile il vous permet de gagner du temps de dispatcher les tâches éventuellement à la fin de la réunion et même de boire votre petit [Musique] café c'est de plus en plus courant de ne pas avoir d'horair de travail fixe surtout bah oui avec le télétravail qui se développe et la flexibilité qui s'installe regardez Greg par exemple il bosse souvent de chez lui le mercredi après-midi et Sandrine bah dans son cas elle commence plus tard le lundi à cause de son cours d'équitation pourtant Outlook continue d'afficher des horaires classiques de
bureau le fameux 8h 17h alors pour être plus en phase avec la réalité et rendre la collaboration plus fluide pourquoi ne pas simplement ajuster votre calendrier pour refléter vos vrais horaires et votre lieu de travail c'est super facile laissez-moi vous montrer comment faire ça dans le nouvel Outlook rendez-vous une fois de plus dans les paramètres en haut puis nous allons dans calendrier ensuite nous allons dans horaire et lieu de travail vous pouvez voir que vous avez la possibilité de sélectionner le compte email tout simplement en cliquant sur le menu déroulant juste ici il y a
juste en dessous le calendrier de toute une semaine où il faud faudra cocher vos jours de travail disons que vous ne travaillez pas le vendredi et bien vous pouvez retirer cette journée et le jeudi et bien vous commencez à 10h et vous êtes enentré les travail ce jour-là le mardi je partage ma journée avec vous de 8h à midi je suis au bureau mais de 13h à 17h bah vous travaillez de chez vous et là vous pouvez déjà voir que notre calendrier commence à prendre forme alors quel est l'effet de cela et bien si vous
fermez cette fenêtre et que vous retournez à votre calendrier vous pouvez voir que votre calendrier vous indique maintenant où vous êtes censé travailler donc vous avez maison là puis un mélange de maison et bureau parce que nous divisons notre journée le mardi rien pour le vendredi et encore bureau et maison pour le mercredi et le jeudi ça nous permet de gagner du temps ça nous aide et ça aide aussi nos collègues alors hop hop hop on y va changez-moi tout ça je vous attends alors il y a aussi un autre moyen d'y accéder si vous
cliquez sur une date et que vous sélectionnez l'option ici vous pouvez facilement ajouter votre lieu de travail et cela apparaîtra pour tout le monde mais si vous voulez tout planifier à l'avance vous pouvez également passer par le petit engrenage ici et vous retrouverez la même fenêtre que [Musique] précédemment alors qui n'a jamais vécu ça ces échanges d'email interminaable juste pour caler une réunion vous voyez le genre ah mardi à 14h est-ce que ça te va ah non désolé je suis déjà pris bon bah plutôt mercredi à 11h non non j'ai un autre truc à cette
heure- làà bref vous le savez ça n'en finit jamais et on perd un temps fou juste à essayer de faire correspondre nos agents agenda et ça c'est plutôt frustrant non et si je vous disais qu'il existe une solution simple rapide et efficace pour éviter ce casse-tête et bien avec Microsoft bookings vous pouvez carrément automatiser tout ça vous créez une page de réservation avec vos disponibilité vous mettez le lien dans votre signature Outlook et hop vos collègues ou vos clients n'ont plus qu'à choisir un créneau franchement je crois qu'il y a pas plus simple alors d'abord
dans Outlook allez dans les paramètres en haut puis cliquez sur calendrier vous verrez un onglet appelé bookings avec moi chaque utilisateur de Microsoft 365 a automatiquement une page de réservation il suffit de cliquer sur le lien pour accéder à votre page vous pouvez personnaliser la page en changeant la bannière en cliquant ici ou la désactiver pour créer une réservation ça se passe ici sur le petit plus dans la fenêtre de création vous trouverez toute une palenquée de paramètres l'outil est vraiment très très flexible vous pouvez les catégoriser pour y mettre de la couleur ou rendre
votre page publique ou privée utiliser vos horaires habituelles ou en définir des spécifiques par exemple vous pouvez dire je fais ce type de réunion uniquement les après-midis du lundi au jeudi bref vous avez pas mal de flexibilité avec cette page de réservation et d'ailleurs si vous voulez vraiment maîtriser Microsoft bookings et bien j'ai déjà préparé une vidéo qui vous explique tout ça en détail vous y trouverez un tuto complet pour créer votre propre page de réservation en seulement quelques minutes allez-y c'est simple et ça va vous faire gagner un temps fou le lien est juste
là allez reprenons le fil de la discussion vous pouvez intégrer le lien de votre page de réservation directement dans votre signature Outlook pour cela retourne dans les paramètres une fois que votre page de réservation est créée vous verrez une option pour inclure un lien vers cette page dans votre signature créer une signature en ajoutant vos coordonnées et cocher l'option pour insérer le lien une fois que c'est fait vous pouvez définir cette signature par défaut pour tous vos nouveaux messages et donc vous l'avez compris à chaque fois que vous écrivez un nouvel email votre signature inclura
un lien cliquable vers votre p de réservation ce lien permet à vos contacts de réserver un créneau de 15 minutes ou plus selon ce que vous avez configuré et c'est directement lié à votre calendrier ils peuvent voir vos disponibilités et choisir un créneau qui leur convient plus besoin de faire des allers-retours interminables pour fixer rendez-vous tout est simplifié et vous avez en fin de temps d'aller boire un café avec vos [Musique] collègues e vous avez pas déjà l'impression d'avoir jou au pingpong avec vos emails alors je pense que vous voyez parfaitement de quoi je veux
parler cet échange sans fin vous vous renvoyez la balle encore et encore mais sans jamais vraiment avancer sur votre dossier alors oui ça arrive à tout le monde je vous rassure mais pourquoi ne pas couper cours à ce match interminable et organiser une petite réunion ultra rapide pour tout clarifier et ouais parce que parfois en 30 secondes de discussion on peut éviter des dizaines d'emails alors bien sûr vous pourriez ouvrir votre calendrier créer une réunion ajouter tous les participants choisir un sujet et et écrire un message mais soyons honnête il y a quand même plus
rapide à la place pourquoi ne pas tout simplement répondre à l'email avec l'invitation à une réunion tout le monde dans l'email est automatiquement invité le sujet est déjà rempli et le contenu de l'email est intégré pour référence et ça ça vous fait gagner un temps fou allez je vous montre tout ça en action prenons cet échange avec Carlton on se renvoie des emails depuis un moment pour organiser une livraison de nos fameuses itbles et franchement ça traîne je pourrais encore répondre et continuer ce match de pingpong mais au lieu de ça je vais juste répondre
avec une réunion la demande de réunion s'ouvre direct le sujet est déjà là Carlton est ajouté automatiquement et si d'autres personnes étaient dans l'email elles seront automatiquement ajouté le contenu de l'email est là pour référence il me reste juste à choisir l'heure et voilà c'est plié c'est un petit truc tout simple mais qui vous fait gagner du [Musique] temps alors est-ce que vous êtes du genre à jongler avec plus plusieurs projets en même temps comme claire alors claire est responsable marketing dans une grande entreprise elle gère plusieurs campagnes et son emploi du temps est blindé
de réunions d'appel avec des prestataires et de sessions créatives avec son équipe alors pour ne pas s'y perdre elle utilise un truc super simple elle attribue un code couleur à ses réunions dans son calendrier par exemple pour le projet lancement de produits elle met tout en vert et pour la publicité réseaux sociaux elle utilise le bleu du coup en un coup d'œil elle elle voit à quoi elle consacre le plus de temps pratique non ça lui permet même d'équilibrer ses efforts entre tous ses projets vous pouvez faire pareil dans Outlook en plus de rendre votre
calendrier plus agréable visuellement ça vous aide à mieux vous organiser et avoir une vue claire de vos priorités alors comment on fait si vous avez déjà vu mes vidéos sur Outlook vous avez peut-être déjà entendu parler des catégories mais ce que vous ne saviez peut-être pas c'est que vous pouviez aussi les utiliser dans votre calendrier alors je vous montre comment ça marche direction les paramètres puis compte et l'onglet catégorie là j'ai déjà quelques catégories pour mes emails mais je vais en créer d'autres pour organiser mes rendez-vous je clique sur catégorie je peux mettre cal au
début pour distinguer d'ailleurs c petite astuce les catégories des mails et cell des événements je nomme la catégorie lancement de produit par exemple et j'enregistre et hop on fait ça pour d'autres catégories alors maintenant j'ai cinq catégories publicité réseaux sociaux réunion ave la direction personnel prestataire si je retourne dans mon calendrier vous voyez que tout est en bleu pour l'instant et donc c'est pas forcément très clair et c'est là que les couleurs font leur magie je fais un clic droit sur un rendez-vous je vais dans catégoriser et je choisis la bonne catégorie celui-ci c'est pour
lancement de produits celui-là pour publicité réseaux sociaux et un autre pour rendez-vous chez le médecin donc personnel après avoir tout catégorisé mon calendrier est bien plus coloré et bien plus compréhensible et ce n'est pas juste pour faire joli on s'est compris maintenant je vois d'un coup d'œil comment ma semaine est organisée et où va mon temps ça M vraiment à mieux planifier et à équilibrer mes [Musique] priorités alors soyons réalistes si vous êtes comme moi et que vous bossez pas mal sur Outlook avoir le calendrier séparé de votre boîte mail c'est juste indispensable parce qu'honnêtement
qui aime cliquer sans arrêt pour vérifier ses dispos et revenir aux emails vous voyez ce que je veux dire je pense non et aujourd'hui je vais vous montrer deux petites astuces pour éviter ça alors imaginons je suis en train de travailler dans Outlook et là j'ai besoin de vérifier mes dispos pour une date précise je switch sur mon calendrier et puis je réalise ah j'ai oublié un truc du coup je retourne encore dans mes emails et ça recommence vous voyez le genre ça peut devenir plutôt agaçant et bien heureusement j'ai deux solutions simples pour vous
la première c'est de faire un clic droit sur votre calendrier et de l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre et hop vous avez vos mails d'un côté et votre calendrier de l'autre si vous avez plusieurs écrans c'est encore mieux un écran pour les mails l'autre pour le calendrier c'est super pratique sinon il y a aussi une autre option encore plus cool plutôt que d'ouvrir une nouvelle fenêtre vous pouvez cliquer juste ici et bim votre calendrier s'affiche directement avec vos mails et vos tâes dans Outlook plus besoin de switcher entre les fenêtres vous pouvez lire vos mails créer
de nouveaux messages et votre calendrier reste toujours [Musique] visible est-ce que vous travaillez avec des clients à Los Angeles des partenaires à Tokyo ou des collègues à synet tous répartis dans différents fuseaux horaires vous vous êtes déjà retrouvés à essayer de faire les calculs mentalement genre alors ok il est 14h ici donc ça fait 6h du matin à Los Angeles 22h à Tokyo et 23h à syidney et ben tout ça c'est fini vous n'avez plus besoin de vous prendre la tête avec ça il suffit d'ajouter plusieurs fusau horaires directement à votre calendrier et c'est super
simple allez on retourne danslook direction les paramètres et là on va dans la section calendrier dans les affffichage vous allez voir une section qui s'appelle fuseau horaire alors mon fuseau actuel c'est celui de Paris donc je peux l'appeler Paris ensuite j'ajoute d'autres fuseaux allez on met s ici parfait et vous pouvez même les renommer comme vous voulez je vais ajouter un autre fuseau on va l'appeler Los Angeles ensuite on clique sur Enregistrer et voilà on quitte les paramètres et regardez mon calendrier maintenant Los Angeles syney et Paris donc vous l'avez compris quand je planifie une
réunion à 14h à Paris je vois tout de suite qu'il est 22h à cidnet et ça c'est pas forcément idéal pour eux ajouter les fusux horaires c'est vraiment la solution quand vous travaillez avec des gens partout dans le [Musique] monde petite astuce rapide et super pratique vous pouvez ajouter un calendrier avec tous les jours ferriers directement dans votre agenda c'est hyper simple je vous montre alors dans votre calendrier vous cliquez sur Ajouter un calendrier là vous avez plein de types de calendrier mais celui qui nous intéresse c'est congé ensuite vous tapez France dans le champ
ici et vous cochez la case et voilà vous avez tous les jours fériers de France dans votre agenda mais attendez parce que c'est pas tout vous pouvez aussi créer un calendrier personnalisé par exemple avec bah toutes les dates des courses de Formule 1 ou bah si vous êtes comme moi fan de NBA et bien suivre tous les matchs des Miami hit est-ce que c'est pas pratique [Musique] ça et voilà on a quand même vu ensemble pas mal d'astuces pour simplifier votre utilisation d'Outlook mais attention et oui ce n'est que le début dans la prochaine vidéo
on va vraiment booster Outlook avec des fonctionnalités encore plus puissante on parlera des composants looup pour une collaboration encore plus fluide de l'astuce ultime pour gérer votre calendrier quand vous êtes en vacances et bien sûr comment partager efficacement votre calendrier et Seris sur le gâteau je vous montrerai comment créer des sondages de planification ultra pratique donc si vous voulez être au top sur le nouvel Outlook ne ratez surtout cette deuxième partie pensez à vous abonner activez la cloche pour être sûr de ne pas passer à côté et en l'attendant tester ce qu'on a vu aujourd'hui
et laissez-moi un petit commentaire pour me dire ce que vous en pensez allez on se retrouve très vite pour la suite et à bientôt les modern workers à plus Ciao
